Wageni

Klabu hazitakiwi tu kuwa mazingira rafiki kwa wanachama lakini pia zinatakiwa kuwa mazingira rafiki kwa wageni.

Wageni wanataka kujionea wenyewe ni nini Agora Speakers wanafanya na wanataka kuhudhuria mkutano wa klabu. Mtu yoyote anaweza kumualika mgeni kuja kwenye klabu, na wageni mara nyingine wanaweza kuja bila kutegemewa kama walimuuliza mtu kuhusu klabu na wakaamua kuja. Wageni wanaweza kuja pekee yao au wanaweza kuja na wageni wengine.

Jinsi klabu yako inavyowakaribisha/inavyowahudumia hawa wageni ni jinsi gani watakavyofikiria - na kuzungumza, na kuandika - kuhusu klabu yote. Hamna kitu bora zaidi kama neno la mdomo zuri kwa wengine. Na, kwa uhalisia, hamna kitu kibaya kwa afya ya shirika lote kama neno la mdomo baya.

Isipokuwa kama kuna masuala ya kipekee (kama vile kutokuwa na nafasi ya kutosha kwenye sehemu ya mkutano au sababu nyingine za kiusalama), sheria za Agora Speakers zinahitaji wageni wote kukubaliwa kwenye mikutano ya klabu za umma.

Wageni ni pia wanachama watarajiwa. Kwa kweli, ujuzi umeonyesha kuwa watu kuleta wageni kwenye mikutano ni njia kuu ya uanachama kukua.

Kuwakaribisha wageni

Kwa wageni, haswa kama wamekuja pekee yao, mkutano wa klabu unaweza kuwa ni mazingira ya kutisha, kwasababu ya sura nyingi ngeni, sehemu ambayo hawamjui mtu, na mara nyingi hawajui chochote kuhusu klabu. Wengi wao wanakuwa na aibu, na hata mahudhurio tu ya sehemu ya tukio la umma kama hilo linawapa mfadhaiko.

 

Ni jukumu la kila mwanachama anayehudhuria kuhakikisha kuwa wageni wanajihisi wamekaribishwa vizuri. Hamna kitu kibaya kwa mgeni kama kuingia kwenye ukumbi uliojaa "makundi madogo" ya marafiki wakiongea wenyewe na kumpuuza mtu mpya.

 

Ukimuona mtu mpya, mkaribie na msalimie, mtambulishe kwa wanachama wengine ambao unawajua, na mtambulishe mgeni kwa Kiongozi wa Mkutano. Ni wazo zuri kwa Kiongozi wa Mkutano kuandika majina ya wageni.

Baadhi ya klabu zinawaomba wageni wajitambulishe wenyewe kwa hadhira mwanzoni mwa mkutano. Wanaweza kufanya hivyo kutoka sehemu waliyokaa, hamna haja ya kwenda mbele.

Kwenye hali inayofaa, Kiongozi wa Mkutano atakuwa tayari ameshawajua wageni ni wakina nani, kwahiyo mwanzoni mwa mkutano, anaweza kusema kitu kama

"Kabla hatujaendelea, ningependa kuwaomba wageni wajitambulishe na kutuambia ni jinsi gani wametufahamu na ni nini wanatarajia kutoka kwenye mkutano. Kwanza, tuna John. John, unaweza kusimama tafadhali na kutuambia kitu kuhusu wewe? Ni jinsi gani umetufahamu?"

Lakini, muda mwingine, Kiongozi wa Mkutano atakuwa hafahamu nani ni mgeni na nani sio. Kwenye suala hili, waombe wageni wanyooshe mikono na alafu, baadae yake, waombe wajitambulishe wenyewe:

"Je tuna wageni wowote leo? Tafadhali nyoosha mkono wako kama upo kwenye klabu yetu kwa mara ya kwanza. Asante!
Kabla hatujaendelea, ningependa kuwaomba wageni wajitambulishe wenyewe na watuambia ni jinsi gani wametufahamu na ni nini wanatarajia kutoka kwenye mkutano. (mnyooshe mtu) Tuanze hapo. Tafadhali simama na tuambie kitu chochote kuhusu wewe na ni jinsi gani umetufahamu?"

Kuna baadhi ya vipengee vya mkutano - kama vile Mdahalo / Hotuba za Papohapo - ambazo zinaweza kuwa zinaogopeka na wageni wenye aibu au ambao wana uwoga wa jukwaa. Ni maamuzi ya klabu kuamua kama wanataka wageni kushiriki kwenye vipengele hivi. Kwa vyovyote vile, usimlazimishe mgeni kuzungumza kama unaona wana uwoga au wana wasiwasi sana.

 

 

Mwishoni mwa mkutano, ni wazo zuri kuwauliza wageni kama wanataka kuelezea walichofikiria kuhusu mkutano. Maoni ya mgeni ni daima maoni halisi sana.

Pale mkutano utakapoisha, Makamu wa Rais, Uanachama, atatakiwa kuongea na wageni na kuwauliza kama walifurahia mkutano na kama wangependa kujiunga. Fursa nyingi za uanachama mpya zinapotea kwasababu wanachama wa klabu hawachukui hatua hii ndogo ya mwisho ya kuwauliza wageni kama wanataka kujiunga. Kama hawapo tayari kujiunga, ni jambo zuri kuwa na kitabu cha wageni ambacho wageni wanaandika majina yao na taarifa zao za mawasiliano ili waweze kutaarifiwa kuhusu mikutano mipya au maendeleo mapya ndani ya klabu. Tambua kuwa taarifa binafasi kutoka kwa wageni kwa namna hii haziwezi kutumika kwa madhumuni yoyote mengine au kusambazwa nje ya klabu. Nchi nyingi zina sheria maalum za ulindaji wa data, ambazo ni jukumu la klabu kufuata.

Ombi la kujiunga lazima liwe kwa upole na halitakiwi kufanywa kwa namna itakayompa mgeni presha au kumfanya asijisikie ana uhuru wa kuchagua.

Vifurushi vya Wageni

Inapendekezwa kuwa klabu ziwe na "Kifurushi cha Mgeni" kinachojumuisha nyenzo zilizochapishwa za Klabu na Agora. Kifurushi cha Mgeni kinaweza kujumuisha, kwa mfano:

•    Utambulisho wa Agora Speakers International na dhamira na malengo yake
•    Uanzilishi wa klabu na sheria
•    Maelezo ya muundo wa mkutano na majukumu ya mkutano
•    Sampuli ya ajenda
•    Miradi ya kwanza mitatu
•    Fomu ya uanachama wa klabu yenye maelezo ya kina kuhusu klabu na ada za Agora.
•    Baadhi ya vidokezo vya uzungumzaji wa mbele ya hadhira.
•    Pini, stika, au bidhaa zingine zenye nembao/chapa.
•    Kadi yenye maofisa wa klabu na taarifa zao za mawasiliano.
•    Kadi za Biashara za Klabu zikiwa na taarifa za klabu na ratiba ya mkutano.

Vifurushi vya wageni vinaweza kutolewa mwanzoni mwa kila mkutano na VPM kwa wageni wote (au mwanachama anaowasimamia).