Huu ni muundo ambao umejaribiwa na ni wa kweli ambao unaweza kutumika kama pointi ya kuanzia ya kuunda muundo wa mkutano wako mwenyewe.

Hili ni pendekezo la jinsi gani majukumu yanaweza kupangiliwa. Kama ni mara yako ya kwanza kuendesha klabu ya Agora, tunapendekeza uanze na muundo huu mpaka pale utakapokuwa una ujuzi nao.

Kwenye kipengele hiki, mpangilio wa kawaida tu na muda uliopendekezwa unaelezewa, lakini hamna maelezo ya kina yanatolewa kuhusu jinsi gani kila jukumu linafanya kazi. Taarifa hii inaweza kupatikana kwenye kurasa ya "Majukumu ya Mkutano wa Klabu".

Muundo wa mkutano kwa kimsingi ni sawa bila kujali kama mkutano ni wa uso kwa uso au wa mtandaoni.

Kabla ya Mkutano

Mwezeshaji wa Mkutano anatakiwa kufika mapema kabla ya muda wa kuanza mkutano. Anatakiwa:  

  • Kuandaa mahali pa mkutano - meza, viti, mimbari, sehemu ya klabu na ishara za Agora, nk.
  • Kuandaa zana ambazo Mtunza Muda atatumia kupima na kuonyesha ishara ya muda ("stopwatch", karatasi/ubao wenye rangi ya mataa ya trafiki, nk.)
  • Kutoa chapa ya ajenda
  • Kama inatumika, aangalie kama mwanga, mfumo wa sauti, na vifaa vya projekta vinafanya kazi vizuri.
  • Kama klabu ina vifaa vya kurekodi, avipange na kuviandaa kwa ajili ya kurekodi.

Kwa mikutano ya mtandaoni, Mwezeshaji wa Mkutano anatakiwa kuanzisha mkutano japo dakika 15 kabla ya muda rasmi wa mkutano kuanza.

Baadhi ya klabu zinafurahia kipengele cha "kijamii" ambacho hakina muundo, ambao kwa kawaida kinaweza kuchukua mpaka dakika 30 kabla ya kuanza kwa mkutano na masaa kadhaa baada ya mkutano kuisha.

 

Nyenzo zinazohitajika

Mkutano wa Uso kwa Uso

Kwa mkutano wa klabu wa uso kwa uso, utahitaji nyenzo zifuatazo:

 

 

  • "Stopwatch" kwa ajili ya kutunza muda wa hotuba
  • Namna ya kuonyesha ishara ya muda kwa mzungumzaji. Hii inafanywa kupitia ishara za kijani, njano na nyekundu. Unaweza kutumia taa au karatasi zenye rangi.
  • Fomu za maoni kwa ajili ya hadhira. Wanachama wote kutoka kwenye hadhira (hata wageni) wanaweza kutoa utathmini kwa kila mzungumzaji kwenye fomu hizi za maoni. Unaweza kupata violezo maalum za fomu za maoni - kama za hapo chini - kutoka kwenye wovuti wa Chapa (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).

Unaweza kutumia kiolezo ambacho kimetolewa, au unaweza kuunda chako mwenyewe.

 

 

  • Peni kwa ajili ya hadhira na (haswa) kwa ajili ya Mtunza Muda na Mwanasarufi
  • Ajenda za mkutano zilizochapwa
  • Neno la Siku, zilizochapwa kwenye karatasi moja au mbili, kwa herufi kubwa, ili iweze kuonekana na wazungumzaji na kwa hadhira kwa mbali.
  • Karatasi (au ikiwezekana, violezo) kwa ajili ya Mwanasarufi, Mtunza Muda, na Mhesabu kusita kwa Maneno.

 

Mkutano wa Mtandaoni

Kwa ajili ya Mkutano wa Mtandaoni, ni vizuri kuwa na nyenzo na viunganishi vifuatavyo, ikitokea kuwa mtu mwenyewe majukumu amesahau kufanya hivyo

  • Viunganishi vya Mandharinyuma vya Zoom ambazo Mtunza Muda anatumia
  • Viunganishi vya Vitengeneza Rasilimali ili Mwanasarufi na Mtunza Muda waweze kutengeneza violezo na mandharinyuma
  • Matoleo ya PDF yaliyotengenezwa kabla ya Karatasi za Utathmini kwa ajili ya kila mradi na jukumu. (Hizi zinaweza kutengenezwa kiotomatiki kwenye kurasa ya kila jukumu na mradi)
  • PDF iliyotengenezwa kabla ya Fomu ya Maoni kwa Ujumla ambazo wanachama ambao sio watathmini wanaweza kutumia kwa ajili ya kutoa maoni kwa wazungumzaji

 

 

Mkutano

Sehemu ya I - Mwanzo

1. Kwa kawaida, Mwezeshaji wa Mkutano anaomba utulivu na anafungua mkutano, anawakaribisha wote, alafu anatoa utambulisho mfupi kwa mtu mwenye jukumu la kiongozi wa mkutano wa siku na anampa jukwaa.

2. Kiongozi wa Mkutano anawakaribisha wote. Vitu ambavyo Kiongozi wa Mkutano anaweza kufanya hapa ni:

  • Kuwakumbusha wote kuzima simu zao za mkononi. Kwa mikutano ya mtandaoni, ukiachana na hii, waombe watu wazime vyanzo vyote vinavyoweza kuingilia mkutano na kufunga mlango wa chumba ambacho wapo.
  • Kuwakumbusha watu wote wasitembee wakati wa hotuba.
  • Kwa mikutano ya mtandaoni, wakumbushe wote kuwa usalama na adabu lazima viwepo muda wote. Hii inamaanisha kuwa mtu asiwe anaendesha gari au kufanya vitu vya hatari wakati wa mkutano. Kila mmoja anatakiwa kuwa amevaa vizuri, na mwisho, kila mtu lazima awe na kamera yake wazi (asijifiche).
  • Kama kuna wageni wowote, toa utambulisho kwa ujumla kuhusu Agora Speakers International na klabu, dhumuni lake, dhamira na ni nini tunafanya, na kwa njia gani.
Kipengele kimoja ambacho daima ni muhimu kuelezea kwa wageni ni kuwa mkutano sio ambao hauna muundo, ambao kila mmoja anazungumza lakini ni ambao unafuata ajenda iliyopangwa, watu wanafanya majukumu maalum ambayo wamejitolea kufanya kabla. Hii inasaidia wageni kuondoa mawazo yasiyo sahihi kuhusu mikutano ya Agora
 
  • Mkutano umegawanyika katika vipengele tofauti, na watu tofauti wanasimamia kila kipengele.
  • Majukumu na vipengele vina malengo maalum, ambayo yanaelezewa kwa kina kwenye nyenzo za mtandaoni.
  • Majukumu ni ya kujitolea, na kila mtu anaweza kufanya jukumu lolote
  • Majukumu yanabadilika kwenye kila mkutano - kiongozi wa mkutano wa leo ni mtu fulani, mkutano ujao atakuwa mtu mwingine
  • Kila mmoja anatathminiwa ili kila mmoja aweze kujiboresha na kujifunza.

Mara nyingine ni vizuri kuelezea vipengele hivi wakati wa utambulisho.
  • Kama kuna wageni wowote, ni fursa nzuri pia kuwaomba wasimame na kujitambulisha wenyewe mbele ya hadhira. Kwa kawaida, Kiongozi wa Mkutano anaweza pia kuuliza swali rahisi kama "Umetufahamu vipi?" au "ni nini kimekuleta hapa?", nk.
Wageni wengine wanachanganya mwaliko wa kujitambulisha wenyewe kama mwaliko wa kuwasilisha hotuba ya dakika 20 hapo hapo. Kiongozi wa Mkutano anatakiwa kuwa haraka kuingilia kati hotuba zozote ambazo zinaenda mbali na lengo la mkutano.

 

Sehemu ya II - Timu ya Utathmini

3. Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa Mtunza Muda kwa dakika 1-2, ambaye ataelezea jukumu lake, kwanini muda ni muhimu, na jinsi gani ishara za muda zinafanya kazi

4. Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa Mwanasarufi kwa dakika 1-2, ambaye ataelezea jukumu lake na vitu gani atakuwa anazingatia.

5. Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa Mhesabu Kusita kwa Maneno kwa dakika 1-2, ambaye ataelezea jukumu lake, umuhimu wa kutotumia maneno ya kujaza sentensi, na baadhi ya mifano yake.

Kwenye baadhi ya mikutano, majukumu ya Mwanasarufi na Mhesabu Kusita kwa Maneno yanafanywa na mtu mmoja. Pia, mmoja wao anaweza kutambulisha "Wazo la Siku". Lengo la Wazo la Siku ni kufunza watu kuwa nyumbufu wakati wa kuzungumza na waweze kufanya mabadiliko kuliko kujifunza hotuba kwa moyoni.

Sehemu ya III- Miradi

6. Kwa ajili ya kila Mradi, Kiongozi wa Mkutano:

  • Anamuita Mtathmini wa Hotuba aelezee malengo ya hotuba
  • Anamuita Mzungumzaji awasilishe hotuba
  • Anawapa hadhira dakika 1-2 ili kila mmoja aandike maoni yake ya mzungumzaji.
Inapendekezwa kuwa miradi ipangiliwe kwa kiwango cha kuongezeka ugumu ili kuzuia mwasilishi mwenye uwezo kuwa kabla ya mwasilishi asiye na uwezo.

7. Baada ya kipengele cha hotuba zilizoandaliwa kuisha, Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa Kiongozi wa Hotuba za Papohapo, ambaye anaendelea na kipengele hiki. Kwa kawaida, kipengele hiki kina urefu wa dakika 15, na kila jibu likiwa na urefu wa kati ya dakika 1-2.

Huu ni wakati mzuri kwa ajili ya mapumziko mafupi kama klabu ina utamaduni huo, kwasababu inawapa muda zaidi watathmini kumalizia utathmini wao. Pia, baadhi ya klabu zinapenda kupigia kura ya mzungumzaji bora na jibu bora la midahalo/hotuba za papohapao. Huu pia ni wakati mzuri kuwaomba kila mmoja apige kura na kukusanya kura zao. Kama kuna kipindi cha kupiga kura, unatakiwa kurudia (na ikiwezekana andika kwenye sehemu ambayo inaonekana wazi) majina ya wazungumzaji na majina ya washiriki wote kwenye kipengele cha Hotuba za Papohapo.

Sehemu ya IV - Utathmini wa Hotuba

8. Baada ya kipengele kilichopita kuisha, Mtathmini wa Mkutano anawaita Watathmini wa Hotuba kuwasilisha utathmini wao, kila utathmini unatakiwa kuwa na urefu wa dakika 3-5.

9. Baada ya Tathmini zote za hotuba kuwasilishwa, Mtathmini wa Hotuba za Papohapo anachukua jukwaa na kuwasilisha ripoti yake. Utathmini huu una urefu wa dakika 5-7

10. Sio lazima. Kama klabu ina Mtathmini wa Usikilizaji, sasa ungekuwa muda mzuri wa kufanya jukumu hilo.

Sehemu ya V - Utathmini wa Kiufundi na Hitimisho

11. Baada ya kipengele kilichopita kuisha, Mhesabu Kusita kwa Maneno, Mwanasarufi, na Mtunza Muda wanawasilisha ripoti zao, kila mmoja anapata dakika 1-2, kwa kawaida kwa mpangilio wa kinyume wa jinsi kwa jinsi walivyoshiriki mwanzoni mwa mkutano

12. Mwisho, Mtathmini wa Mkutano anawasilisha utathmini wake kwa ujumla wa mkutano na wa watathmini wote. Kipengele hiki kwa kawaida ni dakika 5-7

13. Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa mtu yoyote (haswa maofisa wa klabu) ambao wanahitaji kutoa matangazo.

Hiki ni kipindi kizuri kwa Kiongozi wa Mkutano kuuliza wageni maoni yao kuhusu mkutano, walijisikiaje, nk.

14. Kiongozi wa Mkutano anampa jukwaa Mwezeshaji wa Mkutano, ambaye anafunga mkutano.

 

(sw,document.section.last.updated)? (sw,document.section.views)?