Kipengele kinachofuata kinaelezea masharti ambayo lazima yafatwe na klabu zote ambazo zinakusanya aina yoyote ya ada au fedha - haijalishi chanzo chao au ni mara ngapi wanakusanya. Masharti haya sio lazima kwa klabu za shirika, ambazo zinatakiwa kufuata sera za kampuni yao kuhusu fedha.

Fafanuzi

"Tovuti ya klabu"  inafafanuliwa kama uwepo wa klabu kwenye mitandao, inaweza ikawa tovuti, ukurasa wa mitandao ya kijamii au kundi, au jukwaa, nk. 

"Idhini ya wanachama" inatumiwa kama utaratibu wa kupiga kura ulioelezewa kwenye kipengele cha Demokrasia ya Klabu. Mapendekezo yote ya matumizi ambayo yatapigiwa kura yanatakiwa kujumuisha:

• Lengo kamili la harakati
• Kimo cha chini na cha juu cha fedha kinachoruhusiwa
• Kimo cha chini na cha juu cha muda wa utekelezaji kutoka tarehe ya kukubaliwa, ambapo kimo cha juu cha muda hakiwezi kuzidi mwaka mmoja.

"Gharama za uendeshaji"  ni gharama ambazo haziwezi kuepukika kwenye uendeshaji wa kawaida wa klabu na inajumuisha: 

• Ukodishaji wa ukumbi kwa muda wa mkutano.
• Ukodishaji wa vifaa vinavyotumika wakati wa mkutano: kompyuta, vipaza sauti, projekta, nk.
• Matengenezo na urekebishaji wa vifaa vilivyopo.
• Gharama za upangaji na baada ya mkutano (maandalizi, usafi, nk.)
• Vifaa vya ofisi na vitu vingine vitumiwavyo (karatasi, peni, nakala, wino wa kupigia chapa au kiwango cha rangi kwa ajili ya kuchapa fomu za utathmini, nk.)
• Vifaa vya kuandikia (kadi za biashara, beji, vifurushi vya kukaribisha, pini, mabango, nk.)
• Gharama za kifedha kama vile ada za kuhamisha pesa benki, ada za kukimu akaunti, kodi, nk.
• Gharama zitokanazo na uwajibikaji wa kisheria wa klabu (bima, uandikishaji wa kisheria, uwekaji wa mahesabu wa kihalali, nk.)

Mifano ya gharama ambayo sio ya uendeshaji:

• Ununuzi wa kudumu wa vifaa
• Gharama za kuandaa matukio maalum, sherehe, au warsha.
• Gharama za kualika wazungumzaji wa kulipwa au mkufunzi.
• Usaidizi wa kumpeleka mshindi wa mashindano ya klabu kwenda mashindano ya mbali.

"Matukio yanayohusiana na Agora" ni matukio yaliyoandaliwa au kudhaminiwa (kwa kushirikiana) na klabu moja au zaidi za Agora na ambayo yanaendana na Kanuni za Msingi zote (haswa ya Kutokuwamo) na ambayo yana lengo la kuendeleza malengo na dhamira ya Agora. Baadhi ya mifano ya aina ya matukio ni:

• Uzungumzaji mbele ya hadhira, midahalo, au mashindano ya aina hiyo
• Midahalo/Mikutano ya Agora ya viwango tofauti
• Matukio ya wazi ya kutangaza klabu za Agora
• Mikutano ya maonyesha kwa klabu tarajiwa.
• Warsha, semina, vipindi vya mafunzo, nk.
• Miradi sahihifu ya jamii ya klabu.
• Kushiriki kwenye maonyesho, au matukio mengine yaliondaliwa na watu wengine ambapo uwepo wa klabu unafaa kwa kujitangaza na malengo ya kuongeza uanachama.

Kwa mifano ya aina ya matukio ambayo klabu haitaruhusiwa kushiriki, tafadhali angalia Kanuni ya Kutokuwamo.

"Matukio rasmi ya Agora" ni matukio yoyote ambayo yanatumiwa kote duniani ambayo yameundwa au kufafanuliwa na Shirika la Agora Speakers International. Kwa sasa, aina hiyo ya matukio yapo mawili:

• Mashindano yote ambayo yanafuata kitabu cha seria/masharti rasmi.
• Makongamano ya Agora katika viwango vyote vya kijiografia.

Masharti ya Kifedha

Uhuru wa Kifedha

FF01. Klabu zinaweza zikaamua kutoza pesa yoyote ambayo wao wanaona inafaa, na kwa mara nyingi wanavyohitaji, na wanaweza kukubali fedha kutoka kwa wahusika wa tatu kama masharti yote yanafuatwa.

FF02. Fedha za ada ya klabu na mara ngapi inakusanywa lazima iwekwe wazi kwenye tovuti zote za klabu. Kufikia taarifa hiyo isihitaji kujaza fomu za aina yoyote au kutoa taarifa zozote za kibinafsi.

FF03. Ada za klabu zinazokusanywa kutoka wanachama zisiwe za kibaguzi: wanachama wote lazima walipe ada sawa. Vigezo va kipekee vifuatavyo vinakubaliwa:

• Watu wanaotoka kwenye kundi maalum la kipato cha chini au kundi la wasiowengi wanaweza wakapewa ofa ya punguzo la bei au uanchama wa bure. Kwa mfano, wanafunzi, wenye pensheni, wasio na ajira, asili ya wasiowengi, wakimbizi, nk. Tuna haki ya kuchunguza masuala haya na kuomba watolewe kama tunahisi klabu inatumia ufafanuzi huu vibaya na inageuza uanachama kuwa wa kibaguzi (kwa mfano, kama klabu inafafanua 'wanaume wazungu' kama 'kundi la wasiowengi').
   
• Kwa klabu ambazo zinaendeshwa kwa lugha ambayo sio lugha rasmi ya nchi (kwa mfano: klabu inayozungumza Kiingereza nchini Uhispania), wazungumzaji wazawa wa lugha wanaweza wakapewa punguzo la bei au uanachmawa bure.
   
• Wataalamu wa aina yoyote kwenye eneo la uzungumzaji wa mbele ya hadhira na uongozi wanaweza wakapewa ofa ya punguzo la bei au uanachama wa bure kama wanafanya utathmini wa mara kwa mara, warsha au ukurufunzi/ushauri kwenye mikutano ya klabu.

FF04. Wageni na wanachama wengine wa Agora wanaweza wasitozwe kwa kutembelea klabu wakati wa vipindi vya kawaida. Wakati wa vipindi visivyo vya kawaida, kama vile matukio maalum, mikutano na wageni, wazungumzaji, warsha, nk., ada ya mara moja iliyotangazwa kwa umma hapo awali inaweza ikatozwa kwa ajili ya kuhudhuria. Hii ada ya mara ya moja lazima itangazwe kwa wakati mmoja na tangazo la kipindi kisicho cha kawaida.

FF05. Klabu zinaweza zisikubali michango au sadaka isiyojulikana imetoka wapi/kwa nani au michango kutoka kwa wahusika wa tatu ambao itikadi au matendo yao yapo dhidi ya maadili, kanuni, dhamira na malengo ya Agora Speakers International.

Matumizi sahihifu ya Fedha

VU01. Fedha za klabu haziwezi kutumiwa kwa faida binafsi au kumnufaisha mwanachama yoyote. Utumiaji wa fedha lazima uzingatie matakwa ya kisheria ya mashirika yasiyo ya faida ya eneo husika. Kukiwa na mtafaruku katika ya sheria za mahali hapo na masharti haya, inayozuia sana ndio itatumiwa.

VU02. BIdhaa na huduma zote zitakazonunuliwa na na klabu lazima ziwe kwa ajili ya uendeshaji wa klabu au matukio yanayohusiana na Agora kama vile mashindano, makongamano, nk. Klabu haziwezi kutumia fedha kwa ajili ya operesheni zozote ambazo zina lengo moja ya kuongeza fedha za klabu. Hususan, klabu haziwezi kujihusisha na shughuli za aina yoyote za uwekezaji, ikiwemo "securities", ubadilishaji wa fedha za kigeni, "futures", mikataba ya "options", na mashamba/viwanja, bila kujali kama zinauza kwa umma au la.

VU03. Mali zozote ambazo klabu zitapata lazima zitumiwe tu na wanachama wa klabu, wawakilishi wa nchi wa Agora, au wageni wa mikutano wa klabu au shughuli zinazohusiana na Agora zinazoendana na dhamira na lengo la Agora. Utumiaji wa mali hizo hazitotakiwa kutozwa gharama za nyongeza.

VU04. Pale klabu itakapofungwa, fedha zote zitakazobakia lazima zitolewe kama mchango kwa shirika la hisani linalotambulika kisheria na lililoidhinishwa na wanachama kwa urahisi wa waliowengi. Kama makubaliano hayatafikiwa, basi fedha zitatolewa kama mchango kwa Agora Speakers International.

VU05. Klabu hazitoweza kuajiri wafanyakazi.

VU06. Klabu haiwezi kuwekeza kwenye vyombo vya aina yoyote na haviwezi kuchukua mkopo/kuwa na madeki.

VU07. Akaunti zote ambazo zinatumiwa na klabu lazima zifunguliwe kwenye benki zilizoidhinishwa ambazo zinaendeshwa kwenye eneo la kiambo ambalo klabu imesajiliwa na lazima iwe katika moja ya fedha rasmi ya nchi hiyo.

Uangalizi wa matumizi

OV01. Klabu ambazo zinakusanya fedha au ada lazima ziwe na ofisa Mweka Hazina, tofauti kutoka Rais.

OV02. Klabu lazima iweke maelezo ya fedha na taarifa ziwe mpya kabisa, zichapishwe kwenye tovuti zote za klabu na lazima ripoti kamilifu inayoelezea kila kitu itolewe kwa Shirika mara moja kwa mwaka. Taarifa hii inatakiwa ipatikane (iwepo) kwa wanachama wote wa Agora duniani kote. Ripoti ya fedha hizi zinaweza zikawa kwenye muundo rahisi kama faili la Excel ikielezea mapato na matumizi au muundo mgumu kama ripoti ya kikamilifu ya uhasibu, lakini vyovyote vile, lazima iweke wazi kabisa haswa jinsi ada za uanachama zinavyotumiwa. Ukiachana na muundo wa kujumuisha, matumizi ya klabu lazima pia yapatikane kwenye muundo ambao sio wa kujumuisha, matumizi yote yaelezewe kivyake na kiundani. Muundo wa kina lazima ujumuishe, kwa kila muamala, japo haya yafuatayo:

• Tarehe,
• Fedha ambayo imetumiwa au imepokelewa,
• Chanzo (kutoka ada au michango) au mahitaji (kwa manunuzi ya bidhaa au huduma).
• Lengo au sababu ya muamala. (Kwa ajili ya manunuzi ya bidhaa au huduma - maelezo maalum ya bidha au huduma zilizonunuliwa)

OV03. Klabu haitakiwi kulimbikiza fedha zaidi ya ambazo zinalingana na matumizi ya uendeshaji wa klabu wa miaka miwili isipokuwa kama imeidhinishwa na wanachama waliowengi na kwa malengo maalum ya bajeti tu. Idhini hii ni lazima ifanywe upya kila mwaka.

OV04. Matumizi yoyote ya zaidi ya robo tatu (1/3) ya fedha za klabu (tukichukua msingi wa fedha zilizopo mwanzoni wa Mwaka wa Fedha) kwa malengo yasiyo ya uendeshaji yatahitaji idhini ya wanachama, haijalishi kuwa 1/3 imetimizwa kwa njia ya muamala mmoja au kujumuisha. Maalum zaidi, muamala wowote ambao kiasi chake, ukijumlishwa na kiasi cha matumizi yasiyo ya uendeshaji tangu mwanzoni wa mwaka wa fedha unazidi 1/3 ya fedha za klabu za mwanzoni lazima ipate idhini ya wanachama, isipokuwa kama muamala ni sehemu ya pendekezo ambalo liliidhiniwa kabla, na kiasi cha muamala kipo ndani ya kiwango kilichoidhiniwa. 

Baadhi ya mifano.

• Klabu inaanza mwaka wa fedha na $1000 (1/3 = $333). Rais anataka kununua projekta kwa $400.  $400 > $333, kwahiyo wanachama lazima waidhinishe ununuzi. Baada ya kupata idhini, rais anataka kununu kipaza sauti kwa $15. Kwasababu manunuzi kwa ujumla ni $400+$15 > $333, muamala lazima pia uidhiniwe. Kiukweli, sharti inamaanisha kuwa baada ya matumizi ya 1/3 ya fedha za klabu, kila moja ya matumizi yote yasiyo ya uendeshaji lazima yaidhiniwe.
   
• Klabu inaanza mwaka wa fedha na $1000 (1/3 = $333). Rais ananunua vipaza sauti 10 kwa $30 kila moja (gharama ya jumla: $300).  Baadae kidogo, anataka kununua mimbari kwa $50. Wanachama lazima waidhinishe muamala huo kwasababu bei za vitu vyote, ya mimbari na manunuzi ya kabla, inakuwa $350, ambayo inazidi sharti la 1/3rd.
   
• Klabu inaanza mwaka wa fedha na $1000 (1/3 = $333). Rais anawasilisha na anapata idhini ya kuandaa shindano kwa bajeti ya $600. Anaenda kununua projekta kwa $400 na vipaza sauti 10 kila moja kwa $10 - jumla $500. Miamala hii haihitaji idhini. Alafu anataka kununua seti ya vitabu, vyenye thamani ya $50, kwa ajili ya klabu. Muamala huu inabidi uidhinishwe kwasababu gharama kwa ujumla ni $550 ( > $333), na muamala huu hauhusiani na shindano.
   
• Klabu inaanza mwaka wa fedha na $1000 (1/3 = $333). Rais anawasilisha na anapata idhini ya mpango wa kuandaa shindano kwa bajeti ya $600. Anaenda kununua projekta kwa $400 na anataka kununua vipaza sauti 10 kwa $25 kila moja. Kununua vipaza sauti utaleta jumla ya gharama zisizo za uendeshaji kuwa $650 - juu ya ile bajeti iliyokubaliwa awali - kwahiyo wanachama lazima waidhinishe huo muamala.

OV05. Idhini yoyote ya matumizi au kifedha ambayo wanachama wanatoa ni ya japo mwaka usiozidi mmoja. Mwaka ukiisha, kura zingine ni lazima kuendeleza idhini za mwaka unaofuata. 

Kulipia gharama za matukio yanayohusiana na Agora

Moja ya nguzo za msingi wa mfumo wa Agora ni seti rasmi ya matukio kati ya klabu za Agora, kama vile mashindano, mikutano mikubwa/makongamano, nk, na pia matukio mengine ya pamoja yanayoandaliwa na klabu mbalimbali (kama vile kukusanyika kirafiki, mashindano yasiyo rasmi, nk). Shughuli hizi zitahitaji kiwango fulani cha kulipia gharama cha hali ya juu ili kuweza kufanikisha.

AE01. Matukio yote yanayohusiana na Agora (yaliyo rasmi au la) yanatakiwa kuwezeshwa kimsingi kwa fedha zake zenyewe kwa njia ya mauzo ya tiketi na bidhaa, udhamini, ruzuku, na vingine.

AE02. Asilimia 10 (10%) ya mapato yote ya jumla ya matukio hayo (yaliyo rasmi au la) yataenda kwa Shirika la Agora Speakers International

AE03. Gharama za matukio yoyote rasmi ya Agora ambayo yanahitaji kiasi fulani cha fedha kabla kitabebwa na wanachama wote kwenye eneo hilo la kijiografia, pamoja na kizuizi cha nchi nzima kwa matukio ya kimataifa kama vile makongamano. Wanachama wote kwenye maeneo husika watachanga - ukiongezea ada zozote ambazo wanalipa - kiwango sawia cha matumizi hayo. Kiwango hiki sawia kitakuwa ni matokeo ya kugawanya fedha zinazohitajika kwa idadi ya wanachama wa kipekee kwenye eneo hilo, na itakuwa sawa kwa wanachama wote bila kuzingatia idadi za klabu ambazo wapo. KIla klabu ina uhuru wa kuamua kama fedha itakayochangwa itatoka kwenye fedha zake binafsi, au kama itatoka kwa wanachama, au mchanganyiko wa njia zote mbili. 

AE04. Faida au hasara zozote kutoka kwenye tukio zitagawanywa kwenda kwenye vilabu, kwa idadi sawia na idadi ya wanachama wa klabu. Klabu zinaweza zikarudisha hiyo pesa kwa wanachama, mpaka kwenye kiwango cha pesa ambacho walitoa kulingana na AE03. Uamuzi wa kurudisha au kutokurudisha sehemu ya faida inaachwa kwa kila kamati ya uongozi. Fungu la pesa ambalo halitorudishwa kwa wanachama linaweza likawa sehemu ya fedha za klabu.

AE05. Waandaji wa matukio lazima waripoti operesheni zote za kihasibu ambazo zinazunguka uandaaji wa tukio kwa makao makuu ya Agora Speakers International, wakati yanavyotokea, kwa kina kama ilivyoelezewa kwenye OV02, na kutumia zana za uhasibu ambazo makao makuu watatoa.

Udhamini kutoka kwa Washirka wa Mkutano Mkuu

CP01. Kushiriki tu kwenye matukio rasmi ya Agora hasa kwenye ngazi ya juu zaidi ya mji ndio yanapaswa kudhaminiwa.

CP02. Klabu zilizopo kwenye eneo maalum la kijiografia (mpaka kwenye ngazi ya nchi, ukijumuisha) wanaweza wakachagua kudhamini matumizi yafuatayo ya washiriki wa mkutano:

• Washindani.
• Mwakilishi mmoja wa klabu ambaye hashindani kwa kumpa nguvu ya kupiga kura, inatakiwa kuidhinishwa na kamati ya uongozi.
• Watu wanaoongoza warsha, vipindi vya mafunzo, semina kwenye tukio.
  
  Klabu zinaweza kuamua kudhamini aina moja ya kushiriki, lakini sio nyingine.

CP03. Uamuzi wa kudhamini lazima uidhnishwe na Marais wa klabu waliowengi, na kura lazima ifanywe kama ifuatavyo:       

• Kwa washindani: kabla ya mzunguko wa kwanza wa shindano (ngazi ya klabu)                     
• Kwa washiriki wengine - sio zaidi ya mwezi mmoja baada ya tangazo la siku ya tukio.

CP04. Yafuatayo yanajumuisha matumizi sahihifu ya fedha za klabu isipokuwa kama hairuhusiwi na sheria za mahali hapo:

• Matumizi ya usafiri wa kwenda na kurudi ya ngazi ya uchumi kwenye njia ya usafiri inayofaa.
• Gharama ya aina ya tiketi iliyo kamilifu ya tukio (inayojumuisha vitu vingi).
• Matumizi ya malazi kwa muda wa tukio na siku 2 za ziada (kuruhusu kufika siku moja kabla na kuondoka siku baada ya tukio kuisha) 
• Pesa ya kutosha kila siku kwaajili ya matumizi ya chakula na usafiri

CP05. Udhamini unaweza kutokea dhidi ya mapendekezo maalum ya manunuzi. Kubadilisha bidhaa au huduma ambazo zimedhaminiwa ili kupata pesa hairuhusiwi. Washiriki waliodhaminiwa lazima waweke risiti za bidhaa na huduma zote zilizodhaminiwa na kuzituma kielektroniki kwenda kwa Mweka Hazina wa klabu zao punde tu watakapozipata na sio zaidi ya wiki mbili baada ya manunuzi.

Mabadiliko ya Masharti

RC01. Masharti haya yanaweza kubadilika muda baada ya muda. Klabu hizi lazima zizingatie masharti mapya ndani ya miezi sita ya kubadilishwa.