Mikutano yote ya kawaida ya klabu za Agora Speakers ina muundo, ikimaanisha mingi inafuata mtiririko sawa na inajumuisha majukumu sawa ili kuhakikisha kuwa wanachama wote wanapitia vitu sawa bila kujali ni klabu gani wamehudhuria na kwasababu muundo umejaribiwa-na-ni wa ukweli na unafanya kazi. Lakini, klabu zina uhuru pia wa kubuni, kuongeza majukumu mengine, kubadilisha mpangilio, nk. Angalia vipengele kuhusu Mikutano ya Klabu ili upate maelezo ya kina kuhusu jinsi gani mkutano unavyofanywa kwa kawaida.

Maamuzi ya nani anafanya nini yanaamuliwaje?

Kila mwanachama anaweza kufanya jukumu lolote lile ambalo analitaka, na Agora Speakers haiweki vizuizi au vigezo vyovyote. Mapendekezo kwa ujumla ni kuwa wanachama wajisajili wenyewe kwa ajili ya majukumu ambayo wanataka kuyafanya kwenye mkutano au mikutano ijayo, maadam ni bure.

Lakini, klabu zina uhuru wa kuamua vigezo vya majukumu. Kizuizi cha kawaida zaidi ambacho mtu anaweza kukutana nacho ni kile cha kutaka wanachama ambao wanataka kufanya Miradi ya Hotuba wawe pia wamejitolea kufanya majukumu mengine kabla ya mkutano huo.

Haipendekezwi kurudia majukumu kwenye mikutano inayofuatana ili kuwapa watu wengine nafasi ya kujaribu majukumu yote na kupitia changamoto za kipekee ambazo kila jukumu linakuwa nalo. Isitoshe, hamna kitu kinachoboa kama klabu ambayo Mwanasarufi, Mtunza Muda, au Kiongozi wa Mkutano ni mtu huyo huyo kila mara.   

Je inakuwaje kama mtu asipokuja?

Sio kitu kipya kuwa mtu ambaye anatakiwa kufanya jukumu kutokuja kwenye mkutano.

Kama wewe ndiye ambaye hatoweza kufika kwenye mkutano, inapendekezwa sana uzungumze na wanachama wengine ambao unajua watakuwa wanahudhuria na kuwaomba wachukue nafasi yako. Kama humjui mtu yoyote, ongea na Makamu wa Rais wa Elimu, au Kiongozi wa Mkutano huo na waambie kuwa hautoweza kuhudhuria.

Kwenye mkutano, kama mtu ambaye ana jukumu hajaja bila kutoa taarifa kabla, ni jukumu la Kiongozi wa Mkutano kutafuta mtu wa kuchukua nafasi hiyo.

Lakini, tambua kuwa baadhi ya majukumu hayawezi (na hayatakiwi) kutafutiwa mtu papohapo wa kuyachukua, kama vile:

• Mzungumzaji Aliyeandaliwa
• Kiongozi wa Uandishi wa Hotuba
• Leo tunasafiri kwenda ... Mzungumzaji
• Kiongozi wa Warsha
• Mshiriki wa majadiliano

Majukumu kama ya hapo juu yanahitaji maandalizi maalum na utafiti ambao hauwezi kufanywa papohapo. Isipokuwa kama kuna bahati ya kwamba mwanachama ameshafanya moja ya majukumu hayo hivi karibuni kwenye klabu tofauti na bado anakumbuka kila kitu, ni bora kuondoa sehemu hiyo kwenye ajenda ya mkutano.