Katibu wa klabu ana kazi ya kutunza mafaili yote ya klabu na kutengeneza dakika za mikutano ya Kamati ya Wakurugenzi wa Klabu.

Mikutano ya Kamati ya Wakurugenzi wa Klabu

Kama Katibu, una jukumu la kuandaa ajenda ya mikutano ya Kamati ya Wakurugenzi wa Klabu, na pia kupanga mkutano wenyewe na pia kuwataarifu maofisa wote kuhusu maelezo kabla ya muda. Kuhusu maelezo zaidi na muda, tafadhali tizama kipengele cha Maofisa wa Klabu.

Dakika za Mikutano

Moja ya majukumu makuu ya Katibu ni kuhifadhi kiuangalifu Dakika za Mkutano.

Dakika za Mkutano ni kitabu cha muhimu katika maisha ya klabu ambacho kinarekodi mikutano yote muhimu ya Kamati ya Wakurugenzi, maamuzi yaliyofanyika, matokeo ya kupiga kura, mazingatio, na majadiliano, nk.

Dakika za Mkutano zinaweza zikahifadhiwa kwenye karatasi au kidijitali, inategemea na uwezo wa klabu. Maamuzi ya wapi kwa kuhifadhi yanaachwa kwa kila Kamati ya Wakurugenzi wa klabu.

Dakika za Mkutano nzuri zinatakiwa zijumuishe yafuatayo, kwa kila mkutano:

• JIna la mahali pa mkutano, eneo, na muda
• Ajenda ya awali ya mkutano
• Orodha ya washiriki
• Kila kitu ambacho kimejadiliwa wakati wa mkutano (kama kilikuwepo kwenye ajenda mwanzoni au la):
  • Maoni ya mwanzo kwa ufupi ya mwanachama aliyeleta mbele majadiliano ya kitu au muktadha wake.
  • Maoni kwa ufupi ya washiriki wengine (wale tu ambao waliingilia kati majadiliano).
  • Maamuzi yaliyofanyika, mibadala iliyozingatiwa, na sababu ya chaguo hilo. Kwa mfano, usiseme tu, "iliamuliwa kubadilisha mahali pa mkutano kwenda eneo jipya X.". Badala yake, unaweza kusema kitu kama "Kwasababu ya kufungwa kwa eneo letu la mkutano la sasa ndani ya mwezi mmoja, tunahitaji kubadilisha mahali pa mkutano wa klabu. Tulizingatia chaguo X, Y na Z. Chaguo Y liliondolewa kwasababu bei iliyoombwa na mwenye eneo ya $25/kwa saa ni ya juu sana, na chaguo Z lilikuwa na masuala mazito ya ubora kama vile viti vibovu na mzunguko wa sauti mbaya. Hivyo, kwa kura ya 6-0, chagua X lilichaguliwa"
  • Hesabu ya kura.
• Mahali pa mkutano, jina, eneo, na muda wa mkutano ujao
• Viambatanisho au nyaraka zozote ambazo zimeingizwa kwenye kipindi kwaajili ya kuelezea vitu vilivyo jadiliwa

Mafaili Mengine ya Klabu

Jukumu lingine la Katibu ni kuhifadhi mafaili yote ya klabu na kuhakikisha yanahifadhiwa vizuri na mafaili ya ziada yapo ili kuzuia upotevu au uharibifu.

Mafaili ya klabu yanajumuisha:

• Katiba na sheria ndogo za klabu.
• Vitabu vya wageni.
• Orodha ya mashirika ya kushirikiana, matukio, au mahali ambapo wanachama wana fursa ya kuzungumza au uongozi.
• Orodha ya wanachama.
• Ajenda na Dakika za Mikutano ya Maofisa.
• Malalamiko ya wanachama au wageni na masuluhisho yake.
• Utaratibu wa kinidhamu.
• Mikataba ya klabu au makubaliano na vyombo vingine (vyombo vya habari, klabu nyingine, au mashirika mengine ya uzungumzaji wa mbele ya hadhira).
• Mafaili mengine yoyote

Mafaili yenye Vizuizi

Japokuwa nyaraka zilizo nyingi za klabu zinatakiwa ziwe wazi kwa wanachama wote, kuna baadhi ya mafaili ambayo klabu yanahitaji kuweka faragha na kutoa tu kwa sababu za ukaguzi au kwa kwa watu walioathiriwa. Ni hizi zifuatazo:

Ukaguzi wa Klabu

Ili kuhakikisha kuwa shughuli za klabu za Agora duniani kote zinafanyikwa vizuri na kwa uthabiti, maofisa na wanachama wa Bodi ya Shirika la Agora Speakers International ("Wakaguzi wa Agora") wanaweza wakaomba klabu kutoa nakala ya mafaili yoyote ya klabu.

Maombi ya nakala hizi yanaweza yakatengenezwa kielektroniki kwenda kwenye anuani ya mawasiliano ya klabu na/au barua pepe za Katibu au Maofisa wengine wa Klabu. Nyaraka zote za klabu ambazo zimeombwa zinatakiwa kutumwa tena kielektroniki ndani ya wiki mbili (siku 14 za kalenda) kutoka siku yaliyoombwa.