اجلاس کی جگہ ڈھونڈیں

(یہ اقدام صرف ان کلبوں پر لاگو ہوتا ہے جو جسمانی طور پر ملتے ہیں)

اجلاس کی جگہ میں درج ذیل خصوصیات ہونی چاہیں:۔

• یہ نسبتا نجی اور پرسکون جگہ پر ہونی چاہئیے
• اسے لوگوں کی متوقع تعداد کے آرام سے بیٹھنے کے قابل ہونا چاہئے۔
• اس کا ایک علیحدہ حصہ ہونا چاہئے، جسے "اسٹیج" کے طور پر استعمال کیا جا سکے۔
• ابتدائی طور پر اگر اس جگہ میں تقریبا 15 افراد کے لیے گنجائش موجود ہو تو یہ کافی ہے، الا یہ کہ آپ کو یقین ہو کہ مزید لوگ شریک ہوں گے۔

مندرجہ بالا سے بڑھ کرکچھ بھی خوش آئند اضافہ ہو گا۔

• ایک ٹی وی یا (اس سے بھی بہتر) پروجیکٹر، جو کمپیوٹر سے جڑسکتا ہو۔
• "تھیٹر" / "آڈیٹوریم" ، "کلاس روم" یا "یو اسٹائل میں کمرے " کی ترتیب (اگر مالکان ایسی ترتیب دینے کی اجازت دیں) ۔

.

تھیٹر	کلاس روم	یو کی شکل

• کانفرنس" ، "ضیافت" ، اور "درمیان سے خالی چوکور" طرز کی ترتیب سے بچنے کی کوشش کریں:

کانفرنس	ضیافت	درمیان سے خالی چوکور

• ان ترتیبات سے بھی بچنے کی کوشش کریں جہاں سامعین دو یا دو سے زیادہ مختلف علاقوں میں ناہموار تقسیم ہوں ، یا جہاں حا ضرین اور مقرر کے مقام کے درمیان رکاوٹیں ہوں:

سامعین کی ناہموار تقسیم	رکاوٹیں

• •    اگر آپ کے پاس آپشن ہے تو  تقریر والے علاقے سے، جہاں تک ممکن ہو، دور مقام داخلہ بنانے کی کوشش کریں  تاکہ اگر اجلاس کے دوران کوئی کمرے میں داخل ہوتا یا نکلتا ہے، تو انتشار سے بچا جا سکے۔

پچھلی طرف دروازہ	اگلی طرف دروازہ

اجلاس کی جگہ کی تلاش کرتے وقت یہ ذہن میں رکھیں کہ اجلاس لگ بھگ 2 گھنٹے(محتاط اندازے کے مطابق) لمبا ہو گا ۔

اجلاس کے مقامات پر کچھ افکار:

• اسکولوں ، یونیورسٹیوں ، لائبریریوں یا دیگر عوامی عمارتوں میں کمرے حاصل کرنے کی کوشش کریں، کیونکہ جب انہیں بتایا جائے گا کہ ہم ایک غیر منفعتی ادارہ ہیں ، اس لئے ہم کوئی فیس نہیں لیتے ہیں اور ہماری سرگرمی اور اجلاس تعلیمی نوعیت کی ہوتی ہیں، تو یہ ادارے مفت میں اجلاس کی جگہ کی پیش کش بھی کرسکتے ہیں۔ یہ عموماً ہر ایک کے لئے جیت والی صورتحال ثابت ہوتی ہے: کلب کو مفت میں ایک اجلاس کی جگہ مل جاتی ہے اور اسکول یا یونیورسٹی کو ایک سرگرمی (اور وہ بھی پسندیدہ) مل جاتی ہے، جس میں ان کے طلباء بغیر معاوضہ اور کوشش شریک ہو سکتے ہیں- انہیں نہ تو کچھ ادا کرنا پڑتا ہے اور نہ ہی اہتمام کی محنت کرنا پڑتی ہے ۔

   

• اگر آپ کو کسی سرکاری یا غیر سرکاری ادارے کو اپنی غیر منفعتی نوعیت کو ثابت کرنے اور کسی جگہ کو حاصل کرنے میں مدد کے لئےتنظیمی طور پر ہماری طرف سے خط لکھے جانے کی ضرورت ہو، تو ہم ایسا کر سکتے ہیں۔ ہمیں ایک برقی پیغام [email protected] پر بھیج دیں. براہ کرم ادارے کی مکمل تفصیلات (پورا پتہ) ، نام ، ای میل ، اور اس شخص کا منصب فراہم کریں جس کو آپ ہم سے لکھوانا چاہتے ہیں۔

   

• نوٹ کریں کہ ہم صرف انگریزی اور ہسپانوی زبان میں تعاون کے تنظیمی خطوط فراہم کرسکتے ہیں۔

• اگر آپ کسی مناسب دن پر اجلاس کا وقت متعین کرتے ہیں تو بہت سے ریستوران مفت میں کوئی کمرہ اس امید پر دینے پر راضی ہوسکتے ہیں کہ آنے والے لوگ کچھ خریداری کریں گے یا بصورت دیگر شاید اس دن ان کی جگہ خالی ہی رہنے کا امکان ہو۔ یہ پھر دونوں اطراف کی جیت والی صورت حال ہے: انہیں کچھ گاہک ملتے ہیں اور آپ کو مفت میں نجی کمرہ مل جاتا ہے۔
• کچھ (اجلاس میں)دلچسپی رکھنے والے افراد شاید ایسی کمپنیوں میں کام کر تے ہوں جو آپ کو اپنے احاطے میں اجلاس کی جگہ کی فراہمی کی پیش کش کرسکتی ہیں۔
• اگر کلب کی رکنیت تھوڑی ہے تو آپ کسی اور کے گھر میں بھی مل سکتے ہیں۔
• اگر سب ناکام ہوجائے تو  آپ دو گھنٹے کے لئے ایک کمرہ کرایہ پر لے سکتے ہیں اور تمام شرکاء پر خرچہ تقسیم کرسکتے ہیں۔ کچھ شہروں میں "اینٹی کیفے" بھی ہوتے ہیں ، جہاں لوگ اپنے قیام کی مدت کے حساب سے ادائیگی کرتے ہیں اور آرام دہ کمرے ، مفت چائے وغیرہ سے لطف اندوز ہوتے ہیں۔
• اگر قطعی طور پر کوئی دوسرا امکان نہیں ہے اور موسم اجازت دے، تو آپ پارک میں بھی اجلاس کر سکتے ہیں۔ یہ بیرونی اجلاس دراصل کبھی کبھار وہ کلب بھی ارادتاً کرتے ہیں جن کی اپنی اچھی خاصی اجلاس کی جگہ ہوتی ہے ، کیونکہ یہ بیرونی اجلاس لوگوں کو آسان کوشی ترک کرنے پر مجبور کرتے ہیں اور ان میں بہت سارے شوقین لوگ آتے ہیں جو بعد میں رکنیت بھی اختیار کرسکتے ہیں۔

.

یاد رکھیں کہ آپ تنہا نہیں ہیں اور آپ کوئی پروڈکٹ یا سروس بیچتے ہوئے"صارفین" سے معاملہ نہیں کررہے ، بلکہ اس کے بجائے آپ ایک ایسا ماحول بنا رہے ہیں جو دوسرے لوگوں کی زندگیوں میں ان کی مدد کرے گا۔ تمام دلچسپی رکھنے والے افراد کو جگہ کی تلاش میں شامل کریں۔ان سے آپ کو ایسے خیالات اور مشورے مل سکتے ہیں جن کے بارے میں آپ نے سوچا بھی نہیں تھا۔

 
ابتدائی اجلاس کے لئے افتتاحی اخراجات کو ہر ممکن حد تک کم رکھنے کی کوشش کریں

.