بنیادی ایجنڈا ان کلبوں کے لئے بنایا گیا ہے، جو نئے چارٹر (قائم) ہوئے ہیں، اور جہاں ارکان کو Agora کا کوئی سابقہ ​​تجربہ نہیں۔ اِسے تب تک استعمال کیا جانا چاہئے جب تک کہ کلب اپنے تمام فرائض منصبی سے کماحَقہ واقف نہ ہو جائے۔ ایک بار جب تمام ارکان اچھی طرح سے اندازہ کر لیں کہ فرائض منصبی کیسے کام کرتے ہیں، اور نائب صدر تعلیم کا انتخاب کر لیا جائے، تو وہ دستیاب مجموعے سے نئی سرگرمیاں شامل کرنا شروع کرسکتے ہیں۔

یہ ابتدائی اجلاس کے لیے بھی موزوں ہے۔ اس پر عملدرآمد کے لئے لوگوں کی مطلوبہ تعداد کم ترین ہوتی ہے، جبکہ ساتھ ہی یہ بہت تعلیمی اور تفریحی بھی ہوتا ہے۔ اس میں تمام ممکنہ اجلاس کی سرگرمیوں کا ایک بنیادی مجموعہ شامل ہوتا ہے:

ایجنڈا

اِس بنیادی ایجنڈے کے لیے کم از کم آٹھ افراد چاہییں، اور اس میں درج ذیل فرض منصبی شامل ہوتے ہیں:

1. ایک  اجلاس کا رہنُما۔
2. ایک مقرر جو پہلا تقریری پروجیکٹ کرے گا۔ "اپنی پسند کی چیزوں کے بارے میں بات کرنا" (بنیادی تعلیمی طریق کار  کا پروجیکٹ # 2)
3. ایک ایسا شخص جو"آج کا خیال" والی سرگرمی کرنا چاہتا ہو۔
4. ایک ٹائمر۔
5. ایک ماہر صرف و نحو۔ اُسے ہچکچاہٹ کے الفاظ کے  شمار کُنندہ  کی حیثیت سے بھی کام کرنا چاہئے۔
6. مقرر کی تشخیص کے لئے تقریر کا تشخیص کُنندہ۔ تقریر کے تشخیص کُنندہ کو یہ مضمون، جس میں تشخیصی کارڈ اور معیار شامل ہیں، بھی پڑھنا چاہئے تاکہ اسے علم ہو کہ مؤثر تشاخیص اور بذات خود تقریری پروجیکٹ کیسے کیا جانا چاہیے۔
7. ایک فی البدیہہ تقاریر کا مُنتظم۔
8. ایک اجلاس کا تشخیص کُنندہ۔

شرکاء کو مختلف فرائض منصبی کے لئے رضاکارانہ طور پر خدمات پیش کرنی چاہیں، یا اگر کوئی رضاکارانہ اتفاق ممکن نہ ہو تو انہیں صوابدیدی طور پر تفویض کیا جاسکتا ہے۔

ایک بار تفویض کیے جانے کے بعد ہر ایک کو متعلقہ مواد پڑھ کر خود کو اس سے آگاہ کرنا چاہئے، کہ فرض منصبی کو کیا کرنا چاہیے۔

اگر آٹھ سے زیادہ شرکاء موجود ہوں، تو آپ "آج کا خیال" کے اضافی فرض منصبی، یا تقاریر، اور تشاخیص شامل کرسکتے ہیں۔

جسمانی اجلاس کے لیے مطلوبہ سامان

اس فارمیٹ میں اجلاس کے لیے آپ کو درج ذیل مواد کی ضرورت پڑے گی۔

• ایک ایجنڈا، جس کے مختلف حصے اس تفصیل کے ساتھ دیے گئے ہوں کہ کون سا حصہ کون کرے گا۔ اس سلسلے میں یہ مجوزہ ورڈ ٹیمپلیٹ آپ اپنی مرضی کے مطابق ڈھال سکتے ہیں۔ یہاں افسر کے فرائض منصبی پُر کرنے کی ضرورت نہیں۔
• ٹائمر کیلئے اسٹاپ واچ یا ٹائمنگ ایپ کے ساتھ موبائل فون۔ 
• وقت کے اشارے کے طور پر استعمال کے لیے سرخ، سبز اور پیلے رنگ کے اشاروں کا ایک مجموعہ (جو رنگین کاغذ کے تین صفحات بھی ہوسکتے ہیں)۔ 
• ٹائمر کی رپورٹ کے لئے کاغذ کا ایک صفحہ، جس کے لیے آپ یہ ورڈ ٹیمپلیٹ استعمال کرسکتے ہیں۔ 
• ماہر صرف و نحو کی رپورٹ کے لئے کاغذ کا ایک صفحہ۔ آپ یہ ورڈ ٹیمپلیٹ استعمال کرسکتے ہیں۔ 
• عمومی تشخیص کے فارم۔ آپ کو فی تقریر ہر شریک کے لیے ایک فارم کی ضرورت ہوگی۔ مثلاً اگر تقریر کے پروجیکٹ کرنے والے دو افراد اور دس شرکاء ہوں، تو بیس فارموں کی ضرورت ہوگی۔ ان فارموں کی طباعت کے لیے یہ سادہ ٹیمپلیٹ (پاورپوائنٹ) اور اس سے زیادہ مفصل ٹیمپلیٹ (فوٹوشاپ) موجود ہے۔ آپ ان دونوں میں اپنے کلب کی معلومات بھر سکتے ہیں۔ اگر پاورپوائنٹ میسر نہ ہو یا انفرادی معلومات بھرنے کا وقت نہ ہو، تو یہ عمومی  پی ڈی ایف فارم پرنٹ کیا جا سکتا ہے۔ 
• ہر تقریری پروجیکٹ کے لئے تشخیصی کارڈ۔ تشخیصی کارڈز ہر پروجیکٹ کے ویب صفحے کے نیچے دیے گئے ہیں، لہذا پروجیکٹ "ان چیزوں کے بارے میں بات کرنا جو آپ پسند کرتے ہیں"، ڈھونڈنے کے لئے اِس لنک پر جا کر (کمپیوٹر ماؤس سے)  نیچے سکرول کریں۔ 
• ماہر صرف و نحو کو اپنا منتخب کردہ 'آج کا لفظ' والا کاغذ کا صفحہ تیار کرنے کی ضرورت ہوگی۔ یہ لفظ بڑے حروف میں لکھا جانا چاہئے تاکہ ہر کوئی اسے دیکھ سکے۔ 
• سب کے لئے قلم۔

آن لائن اجلاس کے لیے مطلوبہ سامان

اگر اجلاس آن لائن ہے تو ضروریات بہت کم ہوں گی، کیونکہ بیشتر عنصر آن لائن دستیاب ہیں، جنہیں ہمارا اثاثہ تخلیق کار تخلیق کرسکتا ہے۔

آن لائن اجلاس کے لیے مطلوب سامان کا سب سے اہم پہلو یہ یقینی بنانا ہے کہ:

• تشخیص کار جانتے ہوں کہ ان سے متعلقہ پروجیکٹ کا تشخیصی کارڈ کہاں موجود ہے (یہ ہر پروجیکٹ، فرض منصبی، یا سرگرمی کے ویب صفحے کے نیچے آخر میں دیا ہوتا ہے)۔
• ٹائمر یہ فیصلہ کرے کہ وہ وقت کا اشارہ کیسے دے گا۔ آپ ہمارے اثاثہ تخلیق کار کو مختلف مناسب رنگوں والے زُوم پس منظر تیار کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔