Agora Speakers کلب کے تمام اجلاس ترتیب شدہ ہوتے ہیں، یعنی وہ زیادہ تر ایک ہی بہاؤ اور ارکان کے لئے یکساں تجربہ یقینی بنانے کے لئے ایک جیسے فرائض منصبی رکھتے ہیں، قطع نظر اس کے کہ ارکان کس کلب میں شریک ہوں؛ کیوںکہ یہ فارمیٹ آزمودہ اور کارآمد ہے۔ تاہم، کلب بھی اختراع کرنے، دیگر فرائض منصبی کو شامل کرنے اور ترتیب تبدیل کرنے کے لیے آزاد ہیں۔ یہ تفصیل جاننے کے لئے کہ عموماً اجلاس کیسے آگے بڑھتا ہے، کلب اجلاسوں کے بارے میں صفحات ملاحظہ کریں۔

یہ فیصلہ کیسے کیا جائے کہ کون کیا فرض منصبی ادا کرے گا؟

ہر رکن اپنی مرضی سے کوئی بھی فرض منصبی ادا کرسکتا ہے۔ Agora Speakers کسی فرض منصبی کی ادائیگی پر بھی پابندی یا شرائط عائد نہیں کرتا۔ عمومی سفارش کی جاتی ہے کہ ارکان اگلے اجلاس میں مطلوبہ فرائض منصبی کے لئے رضاکارانہ طور پر سائن اپ کریں، اگر یہ مفت کیا جا سکتا ہو۔

تاہم فرائض منصبی کی شرائط کا تعین کرنے میں کلب آزاد ہیں۔ سب سے عام پائی جانے والی شرط یہ ہے کہ جو ارکان تیار تقریر کے پروجیکٹس بطور مقرر کرنا چاہتے ہوں، انہیں اس سے پہلے دوسرے (معاون) فرائض منصبی رضاکارانہ طور پر ادا کرنے ہوں گے۔

متواتراجلاسوں میں فرائض منصبی دہرانا مناسب نہیں،کیونکہ ہر کسی کو تمام فرائض منصبی کی ادائیگی کا اور اس دوران سامنے آنے والے انوکھے چیلنجوں کا تجربہ کرنے کا موقع ملنا چاہیے۔ نیز اس کلب سے زیادہ بیزار کُن کیا ہو گا جس میں ماہر صرف ونحو، ٹائمر، یا اجلاس کا رہنُما ہمیشہ ایک ہی شخص ہو۔

اگر کوئی (فرض منصبی اجلاس سے) غیر حاضر ہو تو کیا کیا جائے؟

کسی فرض منصبی ادا کُنندہ کا اجلاس میں شرکت کے لیے پہنچ نہ پانا کوئی انہونی بات نہیں۔

اگر آپ خود اجلاس میں شرکت کرنے کے قابل نہ ہوں، توبہتر یہ ہے کہ آپ یقینی طور پر شرکت کرنے والے چند ساتھی ارکان سے اپنی جگہ لینے کو کہیں۔ اگر آپ کسی کو نہ جانتے ہوں، تو اپنے نائب صدر تعلیم یا اُس اجلاس کے رہنُما کو متنبہ کر دیں کہ آپ اس اجلاس میں شرکت نہیں کرسکیں گے۔

کسی اجلاس میں اگر کوئی فرض منصبی ادا کُنندہ پیشگی اطلاع کے بغیر پیش نہ ہو، تو عموماً یہ اجلاس کے رہنُما کی ذمہ داری ہوتی ہے کہ وہ متبادل تلاش کرے۔

تاہم براہ کرم نوٹ کریں کہ کچھ فرائض منصبی اچانک تبدیل نہیں کیے جا سکتے (اور نہ ہی کیے جانے چاہئیں)، مثلاً:

• تیار مقرر
• تقریر کی لکھائی کا رہنُما
• آج ہم ... کا سفر کرتے ہیں کا مقرر
• ورکشاپ کا رہنُما
• کراس فائر میں حصہ لینے والا

مذکورہ بالا فرائض منصبی کے لئے کافی تیاری اور تحقیق کی ضرورت ہوتی ہے، جو اچانک نہیں کی جا سکتی۔ ، بہتر ہے کہ اس حصے کو یکسر اجلاس کے ایجنڈے سے ہٹا دیا جائے، اَلَّا یہ کہ خوش قسمتی سے کسی رکن نے حال ہی میں کسی دوسرے کلب میں مذکورہ بالا فرض منصبی ادا کیا ہو، اور سب کچھ اب بھی اس کی یادوں میں تازہ ہو۔