Agora میں ہر اجلاس کے ایجنڈے کی تشکیل کے لیے کافی لچک دی جاتی ہے۔ ہماری بہت سی سرگرمیوں کو ایک ساتھ ایک ہی اجلاس میں شامل کر لینا ناممکن ہے۔ یہ ان عوامل میں سے ایک ہے جو ہر Agora اجلاس کو منفرد شناخت دیتا ہے، کیونکہ وہ ہمیشہ ایک جیسی بيزار کُن ترتیب نہیں دہراتے۔ وہ بہت زیادہ متنوع اور تفریحی ہوتے ہیں، مگر پھر بھی تعلیم پر توجہ برقرار رکھتے ہیں۔

اجلاس کی مطلوبہ خصوصیات

کلب مفت ہیں – اور ہم اس کے علاوہ نئے فرض منصبی متعارف کروانے، حصوں کی ترتیب تبدیل کرنے، بالکل نئے حصے متعارف کروانے، اور دیگر اچھوتے خیالات کی آزمائش کرنے کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں؛ جب تک وہ فاؤنڈیشن کے اہداف، مشن اور نظریات سے ہم آہنگ ہوں، اور اپنی فطرت میں تعلیمی ہوں۔

تاہم اجلاس کے کم ترین مطلوبہ عناصر کا ایک مجموعہ ہر باقاعدہ کلب اجلاس میں موجود ہونا ضروری ہے تا کہ اجلاس کا بنیادی مقصد پورا کیا جا سکے: ارکان کی مہارتوں کے ایک خاص مجموعے میں تعلیم، اور Agora Speakers International کے تعلیمی پروگرام کی پیروی۔ اس سے دنیا بھر کے کلبوں میں کم از کم یکسانیت یقینی بنانے میں بھی مدد ملتی ہے۔

کلبوں کو Agora تعلیمی ماڈل پر کس حد تک قریبی عمل درآمد کرنا چاہیے کے معاملے میں مختلف کلب کی اقسام کی مختلف شرائط ہوتی ہیں۔ آپ جس قسم کا کلب چلا رہے ہیں، اس سے متعلقہ مضمون کا صفحہ ملاحظہ کیجئیے۔

ہر باقاعدہ اجلاس میں درج ذیل کم از کم مطلوبہ عناصر کا تفصیلی بیان درج ذیل ہے:

• مکمل اجلاس کا ایک ہی اجلاس کا رہنُما ہونا چاہیے۔
• اجلاس کے تمام حصوں اور شرکاء کے اوقات کی ٹائمرکے ذریعے پیمائش کی جانی چاہیے؛ جبکہ ان میں زبان کے استعمال کی تشخیص ماہر صرف و نحو کے ذریعہ کی جانی چاہئیے۔
• اگر کلب نے پچھلے ہی ماہ میں چارٹر نہیں لیا (قائم نہیں ہوا) تو کم از کم ایک تقریری پروجیکٹ ہونا چاہیے (ایک تقریر جو تعلیمی پروگرام کے کسی ایک پروجیکٹ کے مطابق کی جائے)۔
• تمام تقاریر کی تشخیص کی جانی چاہیے۔
  • پروجیکٹ کی تقاریر کی تشخیص کم از کم ایک تشخیص کُنندہ کے ذریعہ پروجیکٹ کے تشخیصی کارڈ کے مطابق کی جانی چاہیے۔ 
  • غیر پروجیکٹ تقاریر کی تشخیص ان کے مخصوص اہداف اور مقاصد کے مطابق کی جانی چاہیے جو مقرر نے اپنے لئے طے کیے تھے، اور جو پہلے سے بتانا لازمی ہے ۔ ایک کلب ایک ہی تقریر کی تشخیص کے لیے ایک سے زیادہ تشخیص کُنندہ منتخب کرسکتا ہے، جس کے نتائج عموماً "پینل تشخیص" کہلاتے ہیں۔ 
• کم از کم ایک تشخیص کُنندہ کو تقریر سے پہلے ہی تقریر کے اہداف کی وضاحت بھی کرنی چاہیئے، تاکہ حاضرین جان لیں کہ کیا متوقع ہے اور رائے کس پر دینی ہے۔ اس کی ضرورت نہیں، اگر اہداف پچھلی تقریر سے مماثل ہوں اور پہلے ہی ان کی وضاحت کی جا چکی ہو (ایسا ہوسکتا ہے، مثلاً، جب اجلاس میں دو یا زیادہ مقرر ایک ہی پروجیکٹ پیش کریں)۔
• تشخیص کنندگان کو ہر پروجیکٹ کی تشخیص اجلاس ہی میں زبانی اور کھلے عام پیش کرنی چاہئے، تاکہ مقرر اور حاضرین دونوں فراہم کردہ رائے سے مستفید ہوں۔ تشخیص، پروجیکٹ سے متعلقہ مناسب تشخیصی فارموں کا استعمال کرتے ہوئے کی جانی چاہئے۔ 
• مقرر کو تحریری رائے فراہم کرنے کے لئے حاضرین کو تقریر کےبعد ایک سے دو منٹ دیے جانے چاہییں۔ 
• اجلاس اور اُن فرائض منصبی کی مجموعی تشخیص کے لئے، جن پر ان کے مخصوص تشخیص کنندگان نے رائے نہ دی ہو، اجلاس کا تجزیہ کار مقرر کیا جانا ضروری ہے۔