بطور نائب صدر رکنیت سازی آپ کے کام کی دو بنیادی جہتیں ہیں:
- کلب ارکان کا خیال رکھا جانا یقینی بنانا۔
- کلب کی نشوونما یقینی بنانا۔
آپ کی بنیادی ذمہ داریاں مندرجہ ذیل ہیں
رکنیت سازی میں اضافہ
یہ ایسا فریضہ ہے جو نائب صدر مارکیٹنگ اور کمیونٹی کے منتظم(اگر کوئی ہو تو) کے اشتراک سے پورا کیا جاتا ہے۔
اگرچہ آپ کو اُن پر کافی انحصار کرنا ہو گا لیکن کچھ اقدامات آپ خود اٹھا سکتے ہیں:
- "ایک دوست ساتھ لائیں" - "ایک دوست ساتھ لائیں" طرز کے اجلاسوں کی منصوبہ بندی کریں جن سے پہلے آپ ہر شریک کو اپنا ایک کلب میں دلچسبی رکھنے والا دوست ساتھ لانے کو کہہ سکتے ہیں۔
- کلب کے ارکان کے رکنیت سازی کے مقابلوں کا انعقاد کریں۔ ان لوگوں کو اعزاز دیں جو سب سے زیادہ مہمان اور زائرین لے کر آئیں۔
- عام عوام اور دیگر رکنیت ساز مہمات کے لئے "کھلا دروازہ" اجلاسوں کا منصوبہ بنائیں۔
- عوامی خطابت اور قیادت کے بارے میں دیگر کمیونٹی تقریبات میں شرکت کریں اور اپنے کلب اور Agora سے متعلق بات چیت کریں – ایسی سائٹوں پر ہونے والی تقاریب کا جائزہ لیں Meetup.com، Internations، Airbnb، Couchsurfing، وغیرہ۔
- حالات حاضرہ کے موضوعات پر عوامی مباحثوں کا اعلان اور انعقاد کریں ( نائب صدر تعلیم کے اشتراک سے)
اگر کلب میں نائب صدر مارکیٹنگ VPM نہیں تو پھر اس فرض منصبی کی ذمہ داریاں بھی آپ کے کندھوں پر ہوں گی۔
مشترکہ سرگرمیاں منظم کریں
اگرچہ تمام Agora اجلاسوں کو کسی خاص تعلیمی مقصد اور عمومی نظم کی پیروی کرنی چاہیے لیکن اس کا مطلب یہ نہیں کہ اجلاس ہی وہ واحد چیزیں ہیں جو منظم کی جا سکتی ہیں۔
کلب کے کمیونٹی پہلو کو مضبوط بنانے کے لئے کچھ اضافی تجاویز مندرجہ ذیل ہیں۔
- دورے اور سیر
- مختلف چھٹیاں منانے کے لیے پارٹیاں
- "عوامی خطابت" والی تفریحات، ممکنہ طور پر خصوصی مہمان مقررین کے ساتھ
- موضوعاتی راتیں (Thematic nights)
- سریع کمیونٹی پروجیکٹس (Flash community projects)
چونکہ یہ سرگرمیاں بطور VPM آپ کے فرض منصبی کے زیر نگرانی اور کلب کے رکنیت سازی روسٹر کا استعمال کرتے ہوئے ترتیب جاتی ہیں لہٰذا یہ بنیادی اصولوں یا فاؤنڈیشن کے خصوصی ظوابط کے منافی نہیں جا سکتیں۔
مثلاً ارکان کے لئے تانترک شفا یابی (جعلی سائنسی ظابطہ) پر تفریح کا اہتمام کرنا، یا انسانی حقوق کی تائید میں تقا ریر کے لئے موضوعاتی شب کی اجازت نہیں۔
جب آپ ان واقعات کا اہتمام کریں تو کلب بینر ساتھ لے جانا نہ بھولیں تا کہ نائب صدر مارکیٹنگ VPM کو وافر مواد کی تیاری میں مدد ملے۔
یقینی بنائیں کہ مہمانوں کی اچھی طرح آؤبھگت کی جا رہی ہے
بطور وی پی ایم VPM یہ یقینی بنانا آپ کے بنیادی فریضوں میں سے ایک ہے کہ Agora اجلاس میں آنے والے مہمان اور زائرین محسوس کریں کہ انہیں خوش آمدید کہا گیا ہے اور ان کی معاونت کی جا رہی ہے، تا کہ وہ بھی رکنیت حاصل کرنا چاہیں۔ یہ اس قدر اہم ہے کہ ہمارا الگ سے ایک مضمون مہمانوں سے برتاؤ پر مختص ہے۔
اگر آپ ذاتی طور پر مہمانوں کی دیکھ بھال نہیں کرسکتے تو یقینی بنائیں کہ آپ واضح طور پر یہ ذمہ داری کسی اور کو تفویض کریں جو آپ کی عدم موجودگی میں ایسا کرسکے۔
مہمانوں کو ہمیشہ کلب میں سائن اپ کرنے یا کم از کم کلب کی میلنگ لسٹ میں شمولیت کی دعوت دیں۔
.
ضرورت سے زیادہ اصرار کبھی نہ کریں- ہر ایک کو فیصلہ سازی کے لیے اپنا اپنا ذہنی سفر طے کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر آپ اصرار کرتے چلے جائیں گے تو اس کے الٹے نتائج نکل سکتے ہیں۔ انھیں یہ ضرور بتائیں کہ وہ جب چاہیں آسکتے ہیں، لیکن مکمل فوائد کے حصول (جیسے مکمل تعلیمی مواد تک رسائی یا پوری تقاریر کرنا) کے لیے انہیں رکنیت کی ضرورت ہوگی۔
یقینی بنائیں کہ ہر اجلاس میں آپ کے پاس مہمانوں کے لیے کافی ویلکم پیک guest welcome packs تیار ہوں۔ نیز اجلاس کے بعد ان کے ممکنہ سوالات کا جواب دینے کے لئے تیار رہیں اور اگر وہ رکنیت سازی سے متعلق کسی بھی الجھن کا شکار ہوں تو مدد کی پیشکش کریں۔
عموماً کلب سے تعلق سے ملنے والے فوائد جیسے کہ 'سکھائی جانے والی مہارات' اور 'بنائے جانے والے روابط' پر زور دینا، 'کلب مفت ہے' یا 'اس کی فیس بہت کم ہے' دہرانے سے بہتر ہے۔
بہت سے لوگ "مفت" کو "پست معیار" سے جوڑتے ہیں۔ مزید برآں اکثر لوگوں کو یہ یقین ہی نہیں آتا کہ کوئی چیز واقعی مفت یا کم قیمت ہے۔ وہ یہ سوچتے ہیں کہ کہیں اس کے پیچھے کوئی چال یا بری نیت ہی نہ ہو- جیسا کہ عام کہاوت ہے کہ "اگر آپ سے کسی مصنوعہ کی قیمت نہیں مانگی جا رہی تو پھر آپ خود ہی بیچے جا رہے ہیں"۔
اگر آپ کو اس اعتراض کا سامنا ہے یا محسوس کرتے ہیں کہ یہ کوئی مسئلہ بن سکتا ہے، تو آپ کو مضبوط جواب تیار کرنے کے لئے چند عمدہ امثال درج ذیل ہیں۔
یہاں مرکزی نکتہ یہ ہے کہ چند ایسی چیزیں ضرور ہیں جو مفت ہیں، کیونکہ وہ بہت سے لوگوں کے جذبہ تخلیق اور پیار کا نتیجہ ہیں اور ضروری نہیں کہ کسی سازشی برے جینیس کی اختراع ہوں۔.
ایک گیسٹ بک رکھیں اور ہمیشہ فالواَپ کریں
ضائع شدہ مواقع میں سے سب سے بڑا عموماً یہ ہوتا ہے کہ مہمانوں سے رابطہ کی معلومات نہیں حاصل کی جاتیں اور اگر لے بھی لی جائیں تواس کے بعد بھی فالو اپ یا رابطہ نہیں کیا جاتا۔
سبھی پہلے اجلاس کے فوری بعد رکنیت حاصل کرنے کو تیار نہیں ہو جاتے۔ کچھ لوگوں کو نرم یاد دہانیوں اور ہلکے مہذبانہ اصرار کی ضرورت ہوتی ہے۔
مہمانوں سے ان کا نام اور ای میل اختتام کا انتظار کرنے کی بجائے اجلاس کے آغاز میں پوچھیں۔ بصورت دیگروہ لوگ جو اختتام پر جلدی میں یا اختتام سے پہلے نکل جاتے ہیں، چھوٹ سکتے ہیں۔
نیز کوشش کریں کہ صرف نام،ای میل اور ممکنہ طور پر انہیں کلب کے بارے میں کہاں سے پتہ چلا کے علاوہ زیادہ معلومات مت پوچھیں۔ معلومات کے ہر اضافی پوچھے گئے جزو سے آپ کچھ بھی فراہم کرنے کے لیے مزاحمت میں اضافہ ہی کریں گے۔
جب آپ کے پاس مہمان کی معلومات آ جائیں تو یقیناً انہیں نئے اجلاسوں کے بارے میں مطلع کریں۔ ان پر صرف کلب میں شمولیت کے لئے دباؤ ہی نہ دیتے رہیں بلکہ کبھی کبھار اجلاس کے دعوت نامے، دلچسب مضامین وغیرہ بھیج کر ان سے ہلکا پھلکا دوطرفہ مواصلاتی رابطہ برقرار رکھیں۔
ارکان کی دیکھ بھال کرنا
وی پی ایم VPM کے لئے یہ عام امر ہے کہ وہ نئے ارکان کی رکنیت سازی پر زیادہ توجہ مرکوز کرنے کی وجہ سے موجودہ ارکان کی دیکھ بھال کرنا بھول جاتا ہے، جس کا انجام اچھا نہیں۔
- وی پی ای VPE سے گاہے بگاہے گفتگو کرتے ریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ارکان تعلیمی راستے پر پیشرفت کر رہے ہیں۔ اگر کوئی ایسا نہیں کر پا رہا تو شاید ان کو کچھ حل طلب مسائل درپیش ہوں۔
- کوشش کریں کہ تمام اراکین سے وقتا فوقتا نجی گفتگو میں پوچھتے رہیں کہ وہ کیسا محسوس کررہے ہیں، کیا کلب ان کی ضروریات پوری کررہا ہے، کیا وہ ذاتی و پیشہ ورانہ ترقی کررہے ہیں اور کیا کوئی حل طلب مسائل درپیش تو نہیں۔
- کلب کے داخلی اور Agora عنوانات پر ورکشاپوں کا منصوبہ بنائیں، بتائیں کہ Agora کیسے کام کرتا ہے، مختلف فرائض منصبی کیا ہیں اور ارکان کلب سے کس طرح زیادہ سے زیادہ متمتع و مستفید ہوسکتے ہیں وغیرہ۔