بطور نائب صدر مارکیٹنگ آپ کلب کی مارکیٹنگ اور میڈیا پالیسی تیار کرنے اور اس پر عمل درآمد کے ذمہ دار ہیں۔ آپ کا مقصد کلب کی رکنیت سازی بڑھانا اور کلب کے ارکان کے لیے کلب سے باہر خطابت اور قیادت کے مواقع کو بڑھانا ہے۔

مارکیٹنگ کا بجٹ اور مارکیٹنگ کا منصوبہ تیار کریں

اپنے کلب کی رونمائی بہتر کرنے کے لئے بہت سی چیزیں کی جا سکتی ہیں۔ لیکن ہمیشہ کی طرح وقت محدود ہوتا ہے اور فنڈز اس سے بھی زیادہ محدود ہوتے ہیں (یا پھر ہوتے ہی نہیں)۔ لہٰذا فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کس چیز پر توجہ دی جائے۔

یقیناً " توجہ مرکوز کرنے" کا انحصار اس امر پر بہت زیادہ ہے کہ 'آپ حاصل کیا کرنا چاہتے ہیں' اور ہر 'سرگرمی کس حد تک ان اہداف سے موافقت یا مناسبت رکھتی ہے'۔ خصوصاً یہ بھی بہت اہم ہے کہ اہداف بدلتے نہ رہیں۔ اگر آپ ہر گھڑی پیشرفت کی سمت تبدیل کرتے رہیں تو بظاہر کافی حرکت ہو رہی ہو گی مگر دائرے میں، اور آخر میں ہوں گے وہیں جہاں سے چلے تھے۔

مارکیٹنگ کا منصوبہ تشکیل دینے کے بارے میں کچھ عملی رہنمائی مندرجہ ذیل ہے:

1. اس مضمون اور اس میں موجود تمام خیالات کو پوری طرح سے پڑھیں۔
2. یہ لکھیں کہ ابھی کلب کس مقام پر کھڑا ہے، اور کن مسائل سے نبرد آزما ہے۔ مثلاً:

3. قابل پیمائش مقاصد کا واضح مجموعہ مرتب کریں ("اسمارٹ SMART اہداف " پر خصوصی مضمون دیکھیں)۔ مندرجہ ذیل مثال میں دو ایسے مقاصد ہوسکتے ہیں::

یقینی بنائیں کہ ہر ہدف کی ایک مخصوص ترجیح یا اہمیت ہے۔ اگر مندرجہ بالا مقاصد (1) اور (2) کے حصول میں انتخاب کرنا پڑتا ہے تو کون سا چنیں گے؟

4.  ساتھی افسران اور کلب کے ارکان کے ساتھ دماغی طوفان کی مدد سے مارکیٹنگ کے متعلق مزید ممکنہ خیالات اکٹھا کریں کہ مذکورہ بالا اہداف کا مجموعہ کیسے حاصل کیا جاسکتا ہے۔
 

براہ کرم یہ بھی ذہن میں رکھیں کہ کچھ خیالات اور افعال کی تاثیر مقام پر منحصر ہے۔ مثلاً، میٹ اپ ڈاٹ کام کے گروپس میڈرڈ میں تو بہت بہتر کام دیں گے لیکن دوسرے ممالک میں بہت برا۔ ایشیا اور افریقہ میں فیس بک کے اشتہار بہت موثر ہیں لیکن یورپ اور روس میں نہیں، جہاں وی کے ڈاٹ کام سوشل نیٹ ورک یا انسٹاگرام زیادہ غالب ہے۔

5. تخمینہ لگائیں کہ ان خیالات میں سے ہر ایک آپ کے اہداف کے ساتھ کس طرح منسلک ہے، یا وہ ہر مقصد کے لئے کس حد تک مدد کرسکتا ہے۔ الا یہ کہ کلب میں گذشتہ مارکیٹنگ پروجیکٹس اور سرگرمیوں کی اچھی سنبھالی ہوئی تاریخ موجود ہو، ہر سرگرمی اور ہدف کو مخصوص قدر سونپنا مشکل ہوگا – یہ اشارہ دینے، کہ اس مخصوص سرگرمی سے مقصد میں کتنی مدد مل سکتی ہے، کے لئے ایسی علامتوں جیسے "0"، "+"، "++" کا استعمال کریں۔۔ اگر آپ اتنے خوش قسمت ہیں کہ پچھلی مارکیٹنگ سرگرمیوں اور ان کے نتائج تک رسائی ممکن ہو تو پھراِن معلومات کوہی نقطہ آغاز کے طور پر استعمال کریں۔

مثلاً درج ذیل میٹرکس matrix میں وی پی ایم VPM نے اندازہ لگایا ہے کہ میٹ اپ ڈاٹ کام پر ہونے والی تقاریب زائرین لانے میں بہت مددگار ثابت ہوں گی، لیکن کلب کی معاشرے میں زیادہ رونمائی میں نہیں۔

6. ہر سرگرمی پر درکارمحنت اور فنڈز اس طرح دکھائیں۔

7. اس کے بعد کم خرچ بالا نشین قسم کی سرگرمیوں کو دیگر پر ترجیح دیں۔

8. آخر میں فیصلہ کریں کہ آپ کون سی سرگرمیاں کریں گے اور انھیں مہیا کُل وقت پر تقسیم کریں۔

اپنے نتائج کی پیمائش کریں

آپ پی آر (پبلک ریلیشننگ یا عوامی رابطہ مہم بذریعہ پیغام/ ای میل) بھیجنے سے لے کر کھلی عوامی تقریب کے انعقاد تک جو بھی اقدامات لیں، ہمیشہ اہداف کا ایک مخصوص مجموعہ پہلے ہی سے مرتب رکھیں اوراس کے مطابق سرگرمی کے نتائج پر نظررکھیں اور ان کی پیمائش کریں۔ خود کوآسانی سے یہ مت ماننے اور دہرانے دیں کہ "سب بہت اچھا ہوا"، جس کا واضح طور پر کوئی فائدہ نہیں۔

" سمارٹ SMART اہداف " اور مستقل بہتری کی سوچ اپنائیں۔

• سرگرمی کی کیا لاگت تھی؟ (نہ صرف رقم بلکہ وقت، کوشش، اور شامل افراد کی تعداد کے لحاظ سے بھی)
• سرگرمی کے مخصوص مقاصد کیا تھے؟
  • کلب میں آنے والے زائرین میں اضافہ؟ آپ کو مزید کتنے حاصل ہوئے؟
  • فنڈز اکٹھا کرنا۔ - کتنی رقم اکٹھی ہوئی؟
  • کلب کے آن لائن صفحے کے قارئین میں اضافہ؟ کیا تبدیلی آئی؟
  • وغیرہ
• کیا اسباق سیکھنے کو ملے؟ لوگوں کی اس بارے میں رائے کیا تھی؟
• سرگرمی کی افادیت میں اسے دہرا کر کیسے اضافہ کیا جاسکتا ہے (اگر اسے دہرانے کی کوئی تُک بنتی ہوتو)۔

اگر آپ کوئی مہم یا اقدام دہراتے ہیں تو اس میں کچھ ردوبدل یا اسے حالات کے مطابق ڈھالنے کی کوشش کریں۔ اگر آپ ایک ساتھ دس چیزیں تبدیل کردیں گے، جن سے کارکردگی میں 10 فیصد بہتری آ جائے توآپ یہ نہیں بتا پائیں گے کہ ان دس چیزوں میں سے کون سی بہتری کی ذمہ دارہے۔

مارکیٹنگ کے بنیادی وسائل (ٹولز)

اس حصہ میں ہم کچھ بنیادی وسائل اور خیالات کا اشتراک کریں گے جن کا اطلاق شاید آپ اپنے کلب میں کرنا چاہیں:

کلب کا ای میل بنائیں

بطور نائب صدر مارکیٹنگVPM  آپ کے اولین اقدامات میں سے ایک یہ یقینی بنانا ہونا چاہئے کہ کلب کا اپنا ای میل پتہ ہو، جو کسی کا ذاتی ای میل نہ ہو۔ اس ای میل ایڈریس تک رسائی کے لئے کوائف تمام کلب کے افسران کو دستیاب ہونے چاہییں۔

یہ کلی طور پر آپ کی مرضی ہے کہ ای میل کہاں بنائیں - یہ جی میل ڈاٹ کامgmail.com یا آؤٹ لک ڈاٹ کام outlook.com وغیرہ کا ہوسکتا ہے۔ یقینی بنائیں کہ ای میل کے نام میں کلب کا نام ہو۔ مثلاً اگر آپ کے کلب کا نام "سائلنٹ ہلز اسپیکر The Silent Hills Speakers" ہے تو کچھ اچھے نام [email protected]، [email protected]، وغیرہ ہو سکتے ہیں۔

موصولہ ای میلز انتہائی اہم ہوتی ہیں جنہیں روزانہ پڑھا جانا چاہئے۔ اگر ممکن ہو تو، چاہے دوسرے افسروں کی مدد سے ہی، تمام ای میل درخواستوں کا جواب انہیں پڑھتے ہی اسی دن دینے کی کوشش کریں۔

اگر آپ کو کمیونٹی کے منتظم کی حمایت پر یقین ہے تو دیگر مختلف سوشل نیٹ ورکس جیسے ٹویٹر، انسٹاگرام، فیس بک وغیرہ پر بھی اکاؤنٹ بنانا اچھا خیال ہے۔

.

اس ای میل کو کلب کی سبھی آن لائن سائٹوں اور سوشل نیٹ ورکس پر شائع کریں تاکہ کوئی بھی کلب سے رابطہ قائم کر سکے۔

کلب کا بینر بنائیں

Agora کلبوں کے لئے بینر رکھنا ضروری تو نہیں لیکن اس کے فوائد ضرور ہیں:

• آپ کے کلب کا سبھی مواد (تصاویر اور ویڈیوز) بینر کے استعمال سے بہت مختلف اور زیادہ قابل پذیرائی لگے گا۔
• آپ کلب کے بینر کو مقابلوں اور اجتماعات میں لے جاسکیں گے۔
• بیرونی زائرین اور کمپنیوں کو بینر رکھنے والا کلب زیادہ مستحکم اور پیشہ ور نظر آتا ہے۔

عموماً بینر پرنٹ کرنے کی لاگت $ 30 سے زیادہ نہیں ہونی چاہئے۔

اشتہاری مواد تیار کرنا

نائب صدر مارکیٹنگ VPM کا ایک اور کام کلب کے لئے تمام ضروری اشتہاری مواد تیار کرنا ہے۔ جس کے لیے اسے ویڈیوگرافر اور فوٹوگرافر کی اجلاس کے فرائض منصبی کے بارے میں رہنمائی اور تمام ملٹی میڈیا مواد کو جمع کرنے، اس کی درجہ بندی کرنے اور استعمال کرنے میں مدد کرنا ہوگی۔.

نائب صدر کے دیگر فریضے مندرجہ ذیل ہیں:

• اشتہاری مواد تیار کرنا۔
• کلب سرگرمیوں (باقاعدہ اجلاس، "کھلے عوامی اجلاس" یا مقابلے وغیرہ) کے لیے اشتہاری اور عوامی رابطہ مہمات تشکیل دینا اور روبہ عمل لانا۔
• نائب صدر تعلیم VPE کی مدد سے " کھلے عوامی " اجلاسوں اور رکنیت سازی کی دیگر مہمات کی منصوبہ سازی۔

کلب ملٹی میڈیا اثاثہ لائبریری بنائیں

کلب کے ملٹی میڈیا اثاثوں کی لائبریری کلب کو فروغ دینے کا ایک بنیادی ذریعہ ہے، جو ثبوت پیش کرتی ہے کہ کلب کا نظام کارگر ہے۔ کلب کی اثاثہ لائبریری میں مندرجہ ذیل اشیا کو شامل ہونا چاہئے:

• اجلاسوں کی ریکارڈنگز اور تصاویر۔
• خصوصی طور پر تیار کردہ "ابتدائی" اور "بعد والی" ویڈیوز جن میں چند ارکان کی آغاز سے لے کر موجودہ پیشرفت کا موازنہ دکھایا جائے۔
• کلب کے بارے میں لوگوں کی گواہی دکھاتی تصاویر یا ریکارڈنگز۔
• میڈیا کی شرکت دکھاتی اسکرین شاٹس یا تصاویر یا ویڈیو ریکارڈنگ۔

میلنگ لسٹ بمعہ ٹیگ (لیبل) بنائیں " Build a mailing list with tags (labels) "

کلب کو فروغ دینے اور ارکان کے لئے بیرونی خطابت و قیادت کے مواقع تلاش کرنے میں نائب صدر کمیونٹی کی قیادت VPCL کی مدد کے لیے میلنگ لسٹ بہترین ذریعہ ہے۔

عموماً انٹرنیٹ فراہم کنندگان مفت یا بہت تھوڑی فیس کے بدلے میں میلنگ لسٹ سپورٹ اپنی خدمات میں شامل کر دیتے ہیں۔ ورنہ آپ آن لائن فراہم کنندگان جیسے ای میل ڈوڈو  استعمال کرسکتے ہیں، جو چھوٹی فہرستوں اور غیر منفعتی تنظیموں کے لیے مفت آپشن بھی دیتا ہے (آپ کو فہرست کے استعمال کی وجہ اور یہ کہ ای میلز کہاں سے آئیں گی، بتانا اور منظوری کا انتظار کرنا ہو گا)

رازداری کے بارے میں ایک نوٹ

محل وقوع سے قطع نظر تمام کلب ایسی رازداری کی پالیسی اپنانے کے پابند ہیں جو یورپی یونین کے جی ڈی پی آر GDPR قوانین کے مطابق ہو۔ جس کا مطلب ہے کہ آپ کسی کو میلنگ لسٹ میں شامل کرنے سے پہلے اس کی واضح رضامندی حاصل کرنے کے پابند ہیں۔ آپ کو واضح طور پر بتانا ہوگا کہ معلومات جمع کرنے والی اکائی کون سی ہے (کلب) اور جمع کردہ معلومات کیسے استعمال ہوں گی۔ تمام شامل افراد کو داخل کردہ معلومات کی اصلاح اور اپنا نام یکسر ہٹا دینے کی درخواست دینے کا اختیار ہے۔

یقینی بنائیں کہ آپ حاصل شدہ رضامندی کے دستاویزی ریکارڈ کی ایک نقل بھی رکھیں۔

مارکیٹنگ کی کم خرچ سرگرمیاں

کلب کو فروغ دینے کے لئے کچھ خیالات مندرجہ ذیل ہیں۔

کھلی عوامی تقریبات۔ تعلیم کے VP کے ساتھ مل کر ایسی کھلی عوامی تقریبات کے انعقاد کے لئے منصوبہ بندی کریں، جن کو کمیونٹی میں پسند کیا جاتا ہو۔

ورکشاپس - تقریری اور قائدانہ موضوعات پر خصوصی ورکشاپس کا اہتمام کریں۔ ورکشاپ اگر کسی ایسی تقریب کے ایک حصے کے طور پر بلائی جائے جس میں ورکشاپ کے بعد کلب اجلاس بھی شامل ہو تاکہ شرکاء کو ٹھہرا کر نظام کا تجربہ کرنے کی دعوت دی جا سکے، تو یہ اور بھی اچھا ہے۔

گوگل مائی بزنس مفت اکاؤنٹ بنائیں - اس سے آپ اپنے کلب کو گوگل کے نقشے پر لے آئیں گے۔ حتّٰی کہ اگر آپ فی الحال صرف ورچوئل طور پر ہی اجلاس کر رہے ہوں تو بھی یہ عمدہ نمائشی ترکیب ہے۔

.

Agora میراتھنز - کلبوں کے مابین تقریبات جیسے میراتھن اور دوستانہ مقابلوں میں حصہ لیں۔

کراس لنکنگ (ترچھے روابط کا قیام) – ملتی جلتی سرگرمیوں (عوامی خطابت، قیادت، مباحثہ، مقصدی تجزیہ) سے وابستہ دیگر تنظیموں کی تلاش کریں اور آپس میں روابط قائم کریں۔

اپنے کلب کی سوشل میڈیا پوسٹوں میں دلچسبی رکھنے والے ممکنہ افراد کو ٹیگ یا @ تذکرہ کریں - (اس سرگرمی کو کمیونٹی کے منتظم کے ساتھ مربوط کیا جانا چاہئے)۔  دلچسبی رکھنے والے ممکنہ افراد (میڈیا والے، مقامی قائدین، ​​مشہور شخصیات، ارکان وغیرہ) کو دلچسپ پوسٹوں پر ٹیگ کرنا ان کی توجہ کھینچنے کا اچھا طریقہ ہے، بشرطیکہ اسے احتیاط سے کیا جائے۔

پہناوے کا تشہیری سامان تیار کریں - عموماً ٹی شرٹ، پولو، یا ماسک بذریعہ پریس پرنٹ کروانا نسبتا کم خرچ ہوتا ہے۔ لیکن ایسی کِٹس بھی ہیں جو عام پرنٹر سے گھر پر ہی ایسا کرنے میں مدد گار ہیں۔

کلب کی سطح پر ایوارڈز اور سرٹیفکیٹ دیں۔ ارکان اور مہمان عموماً اپنی کامیابیوں کو اپنے سماجی پروفائلز پر پوسٹ کرنا پسند کرتے ہیں۔

کلب کے اجلاسوں کا آن لائن پلیٹ فارم پر بطور ایونٹس (events) اعلان کریں۔ یہ کرنےکے لیے بہت سارے پلیٹ فارمزمیسر ہیں جیسے ائیر بی این بی، میٹ اپ، کاوُچ سرفنگ، انٹرنیشنز وغیرہ۔ کلب اجلاس کا وہاں اعلان کریں اور فعال طور پر لوگوں کو رکنیت کی ترغیب دیں۔ یہ کہنے کی ضرورت نہیں کہ آپ کو باقاعدہ سوشل نیٹ ورکس پر بھی ایسا ہی کرنا چاہئے (جیسے: فیس بک ایونٹس پر)۔

کلب کے جلسوں کے نظام الاوقات پرمبنی گوگل کیلنڈر بنا کراسے عام پبلک شئیرکریں  - یہ لوگوں کو آسانی سے دیکھنے کہ آپ کا کلب کب اور کہاں ملتا ہے، اور ان ایونٹس کو اپنے کیلنڈر میں شامل کرنے کا موقع دے گا۔

اسکولوں، یونیورسٹیوں، لائبریریوں، کتابوں کی دکانوں، ثقافتی اور معاشرتی مراکز میں کتابچے چھوڑیں۔ چونکہ Agora تعلیمی غیر منفعتی فاؤنڈیشن ہے، بہت سارے ادارے خوشی سے ہمارے ساتھ کام کرنے اور مقامی کلبوں کی مدد کرنے کو تیار ہو جاتے ہیں۔

مقامی کاروباری اداروں سے رابطہ کریں۔ نائب صدر کمیونٹی کی قیادتVPCL  کے ساتھ فعال طور پر اپنے علاقے کی کمپنیوں سے رابطہ کریں۔ عوامی خطابت اور قیادت کے کاروباری پروگرام عموماً ہزارہا ڈالر مہنگے ہوتے ہیں، جبکہ آپ انھیں کوڑیوں کے مول ایک آزمودہ طریقہ پیش کررہے ہیں۔ اس کا نتیجہ آپ کے کلب میں نہ صرف نئے ارکان بلکہ ممکنہ طور پر کمپنی کے اندر ایک مکمل نئے کارپوریٹ کلب کی صورت میں نکل سکتا ہے۔ اسی طرح آپ کے ارکان کو بھی بہت سے نئے مواقع، پیشہ ور ماحول میں خطابت سے لے کر سماجی رابطوں اور کیریئر کے آغاز تک بشمول، مل سکتے ہیں۔ آپ کو عموماً کمپنیوں کے HR ہیومن ریسورس یا تربیتی دفاتر سے بات کرنا ہو گی۔

پن بنائیں (برائے کوٹ) اور ارکان کو کلب سے بیرون تقاریب میں اسے پہننے کی ترغیب دیں۔

تشہیری قابل فروخت سامان۔ اسٹیکر، مگ، شرٹس وغیرہ بنائیں۔ 

اگر آپ کے کلب میں کمیونٹی کا منتظم نہیں تو شاید ان کے کچھ کام آپ کرنا چاہیں۔

آپ" ایک نیا کلب شروع کرنا – ٹیم بنانا  "باب میں بیان کردہ تمام خیالات کا بھی استعمال کرسکتے ہیں۔ 

اگر آپ ایسے اچھوتے خیالات کے حامل ہیں جو آزمودہ ہیں توانہیں ہمارے ساتھ بانٹیں تاکہ ہم انہیں یہاں شامل کریں اور تمام کلب ان سے مستفید ہوں۔

تعمیل کو یقینی بنائیں

Agora کی برانڈنگ اور مواصلات کی ہدایات پرکلب کے عمل درآمد کو یقینی بنانا بطور نائب صدر مارکیٹنگ VPM آپ کی ذمہ داری ہے۔ اس میں نہ صرف آپ کی اپنی مواصلات بلکہ کلب کے کمیونٹی کے مُنتظم (اگر کوئی موجود ہو) اور ارکان کی مواصلات کے استعمال میں محتاط رہنا بھی شامل ہے، خصوصاً جب وہ Agora کلب سے وابستہ بیرونی سرگرمیوں میں مصروف ہوں - جیسے بیرونی تقاریب میں تقاریر یا ورکشاپس دینا، دیگر تنظیموں کا دورہ کرنا یا کمیونٹی کے پروجیکٹس کی قیادت کرنا وغیرہ۔

میڈیا سے روابط استوار کرنا

آپ کے کلب اور مجموعی طور پر تنظیم کی نموداری بڑھانے کے لئے مقامی میڈیا سے روابط استوار رکھنا بنیادی حیثیت رکھتا ہے۔ مزید برآں، اس سرگرمی سے نائب صدور برائے کمیونٹی قیادتVPCL  اور رکنیت سازی VPM کو ان کے فرائض کی انجام دہی میں بہت مدد ملتی ہے۔

• اگر کلب کا ذرائع ابلاغ میں (بار بار) تذکرہ کیا جاتا ہے تو VPCL کے لئے کلب ارکان کی خدمات بیرونی تنظیموں کے ہاں واضح کرنا بہت آسان ہو جاتا ہے۔
• VPM کے لئے بھی نئے ارکان کو راغب کرنا بہت آسان ہو جاتا ہے۔

روابط کیسے استوار کریں

• میڈیا کے رابطوں کی ایک فہرست بنائیں جس میں ان کی دلچسبیوں، ان کے سامعین کی نوعیت اور ان کی مصروفیات وغیرہ کی واضح تصویر موجود ہو۔
• میڈیا کے پیشہ ور افراد سے تعلقات ان سے کام کہنے سے پہلے استوار کریں۔
• اپنی دوستی ان کے لیے بیش قدر بنائیے۔ ان پیشہ ور افراد سے صرف اپنی مطلب براری ہی کا نہ سوچیں، بلکہ ان کی مدد ان کے ناظرین کی دلچسپی کی چیزیں فراہم کر کے کریں۔
• ایتھوس، پیتھوس، لوگوس  کے سب اصول میڈیا سے بات چیت پر لاگو ہوتے ہیں، لیکن اس معاملے میں جس فریق کو اپنی ساکھ و صداقت وغیرہ کو ثابت کرنا ہوتا ہے، وہ کلب ہی ہے۔
• مذکورہ بالا کے ضمنی منطقی نتیجے کے طور پر یقینی بنائیں کہ آپ جو بھی لکھ کر بھیجیں، اسے اغلاط کی درستگی کے بعد ہی بھیجیں۔ آج کل اتنے سارے مفت آن لائن وسائل موجود ہیں جو صرف ونحو اور ہجّوں کی اس قدر اچھی جانچ کرتے ہیں کہ مذکورہ میں سے کسی قسم کی اغلاط کے ساتھ کچھ بھیجنا ایک ناقابل معافی ڈھیلاپن مُتَصَوَّر ہو گا۔
• ہر کسی کو ایک ہی عوامی رابطہ پیغام PR یا پیغام سے سپیم (بن مانگا الیکٹرانک یا ایس ایم پیغام) نہ کریں۔ اپنے پیغام کو ہر میڈیا ادارے کی انفرادی ضروریات کے مطابق ڈھالیے۔
• ثابت قدم بنیں لیکن ناگوار نہیں۔ اگر آپ کو پہلی کوشش سے کوئی نتیجہ نہیں ملتا تو ہمت نہ ہاریے۔