کلب کا سیکریٹری کلب کی تمام فائلوں کے انتظام اور کلب کی مجلس عاملہ (Executive Committee) کے اجلاس کی روداد (minutes of meeting) تیار کرنے کا ذمہ دار ہے۔
کلب کی مجلس عاملہ کے اجلاس
بطور سیکریٹری آپ کلب کی مجلس عاملہ کے اجلاسوں کا ایجنڈا تیار کرنے کے ساتھ اجلاس کا اہتمام کرنے اور اس کی تفصیلات سے متعلق تمام افسران کو پیشگی اطلاع کرنے کے بھی ذمہ دار ہیں۔ براہ کرم تفصیلات اور مدت منصب جاننے کے لئے کلب کے افسران سے متعلق باب دیکھیں۔
اجلاس کی روداد
سیکریٹری کا ایک اہم کام اجلاس کی درست روداد قلمبند کرنا ہے۔
اجلاس کی روداد کلب کی زندگی کی ایک بنیادی کتاب ہے جو مجلس عاملہ کے تمام اہم اجلاسوں، ان میں لیے گئے فیصلے، ووٹنگ کے نتائج، زیر غور معاملات اور مباحثات وغیرہ کا اندراج رکھتی ہے۔
اجلاس کی روداد مادی یا الیکٹرانک طور پر رکھی جا سکتی ہے، جو کلب کے وسائل پر منحصرہے ۔ رودادوں کو رکھنے کی جگہ کا فیصلہ کلب کی مجلس عاملہ کرتی ہے۔
اجلاس کی اچھی روداد میں ہر اجلاس کی درج ذیل تفاصیل شامل ہوتی ہیں:
- اجلاس کی جگہ کا نام، مقام اور وقت
- اجلاس کا ابتدائی ایجنڈا
- شرکاء کی فہرست
- اجلاس کے دوران زیر بحث آنے والے ہر نکتے کے لئے مندرجہ ذیل تفصیل (چاہے وہ ابتدائی ایجنڈے میں تھا یا نہیں):
- نکتہ پیش کرنے والے رکن کا تلخیص شدہ ابتدائی نقطہ نظر اور بحث کا سیاق و سباق۔
- بحث میں حصہ لینے والے دیگر شرکاء کے نقاط نظر کا خلاصہ۔
- کیے گئے فیصلے، زیر غور لائے گئے متبادل اور فیصلے کی منطق۔ مثلاً صرف اتنا نہ لکھیں کہ " اجلاس کے مقام کو نئے مقام X سے تبدیل کرنے کا فیصلہ کیا گیا تھا۔"بلکہ کچھ یوں لکھا جا سکتا ہے " اجلاس کی موجودہ جگہ کی ایک مہینے کے اندر متوقع بندش کی وجہ سے ہمیں کلب اجلاس کی جگہ کو تبدیل کرنا چاہیے۔ ہم نے X، Y، اور Z متبادل مقامات پر غور کیا۔ آپشن Y کو خارج کردیا گیا کیونکہ مالک کی طرف سے 25 ڈالر فی گھنٹہ مانگا گیا کرایہ بہت مہنگا تھا، جبکہ آپشن Z میں چند سنگین معیاراتی مسائل تھے، جیسے خراب نشستیں اور بری صوتیات۔ لہذا، 6-0 کے ووٹ کے ذریعہ مقام X کا انتخاب کیا گیا "
- ووٹنگ کی گنتی۔
- اگلے اجلاس کی جگہ کا نام، مقام اور وقت۔
- زیر بحث نقاط سے متعلقہ یا اُن کی تائید میں سیشن میں داخل کیے گئے کوئی بھی ضمیمہ جات یا دستاویزات۔
کلب کی دیگر فائلیں
سیکریٹری کا دوسرا کام تمام کلب فائلوں کو رکھنا اور یقینی بنانا ہے کہ وہ مناسب طریقے سے محفوظ ہوں اور ان کے ضیاع کی صورت میں مناسب backup یا متبادل نقول موجود ہوں۔
کلب فائلوں میں شامل ہیں:
- کلب کا منشور (charter) اور خصوصی ضوابط ((bylaws۔
- مہمانوں کا ریکارڈ Guest books۔
- معاون تنظیمات، تقریبات یا مقامات کی فہرست، جہاں ارکان کو خطابت یا قیادت کے مواقع ملتے ہوں۔
- رکنیت کا ریکارڈ روسٹر
- افسروں کے اجلاس کا ایجنڈا اور روداد(Minutes)۔
- ارکان یا مہمانان کی شکایات اور حل۔
- انظباطی کاروائیاں(Disciplinary procedures)۔
- کلب کی دوسری اکائیوں (میڈیا، دیگر کلب یا عوامی خطابت والی تنظیمات) سے معاہدے یا سمجھوتے۔
- دیگر فائلیں
ہم مندرجہ بالا دستاویزات کی محفوظ رکھوالی کے لیے آن لائن کلب مینجمنٹ سسٹم کا استعمال تجویز کرتے ہیں۔
محدود فائلیں
اگرچہ کلب کی بیشتر دستاویزات کو تمام ارکان کی دسترس میں ہونا چاہیے، لیکن کلب کو چند حساس فائلوں کو نجی رکھنا اور صرف آڈٹ مقاصد کے لئے یا متاثرہ لوگوں کو فراہم کرنا چاہیے۔ ان میں مندرجہ ذیل شامل ہیں:
| کلب کی نجی دستاویزات |
|---|
| دستاویز |
رسائی کس تک محدود ہے |
|---|
|
انظباطی کاروائیاں
|
متاثرہ رکن، مجلس عاملہ، Agora آڈیٹرز، Agora سفیر - اگر فیصلے کی اپیل کی گئی ہو.
|
|
مہمانوں کی شکایات اور ان کے حل
|
مجلس عاملہ، Agora آڈیٹرز، Agora سفیر
|
|
کلب کے معاہدے
|
مجلس عاملہ، Agora آڈیٹرز
|
|
دیگر دستاویزات
|
سبھی کلب ارکان، Agora آڈیٹرز، Agora سفیر
|
کلب آڈٹ
Agora Speakers International فاؤنڈیشن ("Agora آڈیٹرز") کے بورڈ کے افسران اور ارکان کسی بھی کلب سے کلب کی کسی بھی فائل کی ایک نقل فراہم کرنے کا کہہ سکتے ہیں تا کہ دنیا بھر میں تمام Agora کلبوں کی ہموار اور یکساں کارکردگی کو یقینی بنایا جا سکے۔
اس طرح کی نقول کی درخواست الیکٹرانک ذریعہ سے کلب کے روابط اور/ یا سیکریٹری یا دوسرے کلب کے افسران کے رجسٹرڈ ای میل پتوں پر بھیجی جائے گی۔ درخواست شدہ تمام دستاویزات درخواست کے دو ہفتوں (14 کیلنڈر ایام) کے اندر الیکٹرانک طور پر واپس ارسال کرنا ضروری ہے۔