کارپوریٹ کلبوں کے علاوہ ،جو میزبان تنظیم کے اکاﺅنٹنگ اور خریداری قواعد پر عمل پیرا ہوتے ہیں، کلب کی دیگر تمام اقسام جو کسی بھی قسم کے فنڈز کا انتظام کرتی ہیں (قطع نظر اس سے کہ آیا وہ فیسوں یا دیگر ذرائع سے آتے ہوں) پر لازم ہے کہ وہ ایک خزانچی بنیادی حِساب و کھاتہ نویسی کی ذمہ داری کے لیے وقف کریں۔
خزانچی کو کلب کے مالی قواعد سے پوری طرح واقف ہونا چاہئے۔ اس کے درج ذیل فریضے ہیں:
کلب کے فنڈز کا محافظ
بطور خزانچی آپ کلب فنڈز کے محافظ ہیں۔ صدر اور خزانچی کی مشترکہ منظوری کے بغیر اخراجات نہیں کیے جا سکتے۔ لہٰذا عملاً آپ کو ایسے اخراجات پر ویٹو پاور حاصل ہے جو آپ ایمانداری سے ارکان کے منظور شدہ مجموعی بجٹ یا کلب کےمالی قواعد کے برخلاف سمجھتے ہوں۔
اگر خزانچی اور صدر متفق نہیں کہ آیا کوئی مخصوص اخراجات منظور شدہ بجٹ میں شامل ہیں یا نہیں، تو وہ ان اخراجات کو کلب کے ارکان کے سامنے ووٹ کے لیے پیش کرسکتے ہیں۔
دوسری طرف اگر اس پر اختلاف ہو کہ آیا فنڈز کا استعمال کلب کے عمومی مالی قواعد پر پورا اترتا ہے تو Agora ملکی سفیر یا فاؤنڈیشن صدر دفتر سے پوچھا جا سکتا ہے۔
مالی کھاتہ نویسی (Bookkeeping) اور رپورٹنگ
خزانچی کی ایک دوسری ذمہ داری فنڈ کے تمام مصارف کا مناسب حساب کتاب رکھنا ہے۔ آپ کو دو امور کی تعمیل کرنی چاہیے۔
- مقامی قوانین۔
- فاؤنڈیشن کی کھاتہ نویسی سے متعلق رپورٹنگ کی شرائط۔
عموماً دوسرا حصہ سب سے آسان ہوگا کیوںکہ رپورٹنگ کی شرائط نسبتا آسان ہیں، جن کے لیے کسی خاص وسائل یا سافٹ وئیر کی ضرورت نہیں ہوتی۔ مزید برآں آپ رپورٹنگ کے لئے ہمارے فراہم کردہ آن لائن وسائل کا استعمال کرسکتے ہیں۔
بہتر تو یہ ہے کہ جب ادائیگی موصول ہو یا خرید کی جائے تو تمام کھاتہ نویسی اسی وقت کر دی جائے، تا کہ کلب کی مالی حالت تمام دلچسپی رکھنے والے ارکان پر واضح ہو۔ تاہم اگر کسی وجہ سے یہ ممکن نہ ہوسکنا واضح ہوتو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ہر چھ ماہ میں کم از کم ایک بار ہر لین دین کی تفصیلی اور مجموعی معلومات دونوں اپ لوڈ کی جا سکیں۔
دیگر ذمہ داریاں
بطور خزانچی آپ کو مندرجہ ذیل بھی کرنا پڑے گا:
- ارکان اور مہمانوں کے مالی سوالات کے جوابات دینا۔ یقیناً ارکان مہمانوں سے کہیں زیادہ تفصیلی معلومات کے مستحق ہیں۔
- کلب کی فیس اور فنڈز کے دیگر ذرائع آمدن کو ایک ہی اکاؤنٹ میں اکٹھا کرنا۔
- افسران کے باظابطہ مجاز اخراجات واپس کرنا۔
- جب مقابلوں یا اجتماعات جیسے مشترکہ پروگراموں کو مالی اعانت کی ضرورت پڑے تو مالیاتی قواعد کی تعمیل یقینی بنانے کے لئے دوسرے کلبوں کے خزانچیوں سے ارتباط کرنا۔
- سامان اور خدمات کی خریداری کے لئے صدر کے منظور کردہ اخراجات کی ادائیگیاں کرنا اور ان پر نگرانی رکھنا۔
.