اجلاس کے معیاری فرائض منصبی کے علاوہ کلب اپنے انفرادی فرائض منصبی، اور اجلاس کے حصے تخلیق کرنے کے لئے آزاد ہیں۔

کچھ کلبوں میں ارکان کو زبان پر عبور پانے میں مدد کے لیے زباندانی کے کھیل ہوتے ہیں، اور ان میں "گیم ماسٹر" نامی ایک فرض منصبی ہوتا ہے، جو اس خاص اجلاس کے لیے زباندانی کے کھیل والی نشست کا اہتمام کرنے والا فرد ادا کرتا ہے۔

اگر آپ کے ہاں غیر معیاری فرض منصبی موجود ہیں، تو براہ کرم اس بات کو یقینی بنائیں کہ اجلاس کا رہنُما یا ان فرائض منصبی کے ذمہ دار افراد اجلاس کے آغاز میں اپنے مقصد کی - مہمانوں اور نئے ارکان دونوں کے فائدے کے لیے - وضاحت کریں، جن کو شاید ان فرائض منصبی کے بارے میں معلوم نہ ہو۔

اگر آپ کسی کلب کے نائب صدر تعلیم ہیں اور آپ کسی نئے حصے کو آزمانا چاہتے ہیں، تو آپ کو اپنے کلب کے اجلاسوں میں خصوصی فرض منصبی ایجاد کرنے کے لئے کسی سے اجازت لینے کی ضرورت نہیں - بس آگے بڑھیں، تجربہ کریں، اور دیکھیں کہ یہ کیسے کام کرتا ہے۔ دوسری طرف اگر آپ کلب کے رکن یا دوسرے افسر ہیں، تو اپنے نائب صدر تعلیم سے بات کریں، اور تعلیمی پروجیکٹ میں اس پر عمل درآمد کے لئے مل کر کام کریں۔

آپ جو بھی فرض منصبی تخلیق کرنا چاہتے ہیں، کبھی بھی یہ نہ بھولیں کہ Agora Speakers کا بنیادی مقصد معاشرتی سے زیادہ، بنیادی طور پر تعلیمی ہے۔ اسی لیے تمام سرگرمیوں کو ارکان کی تعلیم کے لیے ہی مرتب ہونا چاہئے۔

نیز، اجلاس پر بہت زیادہ چیزوں کا بوجھ ڈالنے کے بارے میں محتاط رہیں۔ دو گھنٹے سے طویل اجلاس بہت جلد بیزار کن بن جاتے ہیں۔ اگر آپ کا اجلاس بہت لمبا ہے، تو آپ دیکھیں گے کہ لوگ (خصوصی طور پر مہمان)  اجلاس کے درمیان میں نکلنا شروع کر دیں گے، جو توجہ بٹانے کے علاوہ مجموعی لطف اور حوصلے کے لئے بہت نقصان دہ ثابت ہو سکتا ہے۔

قابل اختراع (کسٹم) حصوں کی شرائط

جیسا کہ اوپر بیان کیا گیا ہے، تمام کسٹم حصوں کا:

• ایک تعلیمی مقصد ہونا چاہیے، جو Agora Speakers International کے خصوصی قواعد (بائی لاز) کے مطابق ہو۔ درج ذیل ایسی کچھ مثالیں ہیں، جو مطابقت نہیں رکھتیں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ یہ ایک مکمل فہرست نہیں ہے۔
  • وہ حصے جو فاؤنڈیشن کے بنیادی اصولوں کے خلاف ہیں۔
  • وہ حصے جو کسی خاص مذہب کی، یا مذہب کے بارے عمومی تعلیم دیتے ہیں (اس سے غیر جانبداری کے اصول کی خلاف ورزی ہوتی ہے۔ اگر موضوع مذہب بالعموم ہو نہ کہ کوئی خاص مذہب ، تو بھی یہ غیر جانبداری کے اصول کی خلاف ورزی کرتا ہے)۔
  • وہ حصے جو کسی خاص سیاسی جماعت، نظریے، یا اخلاقی اصولوں کے مجموعے کو فروغ دیتے، یا اس کے گرد گھومتے ہیں۔
  • وہ حصے جو کسی بھی طرح کے امتیازی سلوک، عدم برداشت، نفرت، تشدد وغیرہ کو فروغ دیتے ہیں، یا تقریری مواد کے رہنما خطوط کے خلاف ہیں۔
  • وہ حصے جو ہمارے تنظیمی مقاصد کے خلاف ہیں۔ مثلاً، تکنیکی ترقی یا سائنس کے خلاف، یا ان میں نوجوانوں (کسی بھی عمر کے) کی شمولیت کے خلاف، یا ثقافتی تبادلے اور کھلے پن، وغیرہ کے خلاف وکالت کرنے یا سکھانے والے حصوں کی اجازت نہیں۔
  • وہ حصے جو جعلی سائنس کی ترویج کرتے، اور اس کی تعلیم دیتے ہیں۔

• ان کے لیے وقت کی ایک مقررہ مدت مختص ہونی چاہیے، جو پہلے سے معلوم ہو اور جس کی پیمائش اجلاس کے ٹائمر کرے۔
• ایک واضح طور پر بیان کردہ ہدف ہو، جس کا پہلے ہی سے علم ہو۔

اگر آپ اپنے اجلاسوں میں ایک نیا حصہ نافذ کرنا چاہتے ہیں، لیکن پر اعتماد نہیں کہ آیا یہ مذکورہ شرائط سے مطابقت رکھتا ہے، تو براہ کرم ہمیں [email protected] پر ایک نوٹ ارسال کریں۔

کیا یہ کارآمد ہے؟ شئیر کریں! نہیں کاآمد؟ تجربات کرتے رہیں!

اگر آپ کسی نئے فرض منصبی یا سرگرمی کو آزماتے ہیں، اور آپ کو پتہ چلے کہ یہ کارآمد ہے تو ہمیں ایک نوٹ بھیجیں اور اپنے تجربے کو بانٹیں، تاکہ ہم دنیا بھر میں اس کو تمام کلبوں میں فروغ دے سکیں - ہم ہمیشہ اجلاس میں سرگرمیوں اور فرائض منصبی کی تعداد اور مختلف اقسام کو بڑھاتے رہتے ہیں تا کہ اپنے ارکان کی بہتر خدمت کر سکیں۔ کراس فائر، گروہی بات چیت اور دیگر حصوں کو ارکان کی شراکتوں کے نتیجے میں ہی شامل کیا گیا تھا۔

دوسری طرف اگر مذکورہ حصہ منصوبے کے مطابق کام نہیں بھی کرتا، تو پریشانی کی کوئی بات نہیں۔ ہو سکتا ہے کہ اس خیال پر مزید کام کی ضرورت ہو۔ "مسلسل بہتری" کا دائرہ چلائیں اور دوبارہ کوشش کریں۔ رائے جمع کریں، خیال میں تھوڑی سی تبدیلی لائیں، اور دیکھیں کہ کیا ان نئی تبدیلیوں سے چیزیں بہتر کام کر سکتی ہیں۔

اجلاس کے فرائض منصبی اور حصوں (سیکشنز) کا سانچہ(ٹیمپلیٹ)

براہ کرم اجلاس کے کسی نئے فرض منصبی یا حصے کو دستاویز بند کرنے کے لئے درج ذیل ترتیب استعمال کریں۔ ہم یہی ترتیب پورے ویکی میں، اور اپنے آن لائن سسٹمز میں بھی استعمال کرتے ہیں۔

• حصے کا نام۔ مثلاً، "گوشئہ لطائف"۔
• مجوزہ مدت اور اشارے۔ یہ حصہ عموماً کتنا وقت لیتا ہے؟ سبز اور پیلے اشارے کس وقت آن کیے جانے چاہئیں؟
• دشواری۔ کسی کلب کے لئے اس حصے کا انتظام کرنا کس قدر مشکل ثابت ہو سکتا ہے؟ اس کے تین درجے ہیں:
  • آسان۔ کوئی بھی کلب اس کا اہتمام کرسکتا ہے، چاہے ابھی حال ہی میں اس کا چارٹر(قیام) ہوا ہو۔
  • درمیانہ (انٹرمیڈیٹ)۔ یہ حصہ ان کلبوں کے لئے موزوں ہے، جو اجلاس کے بنیادی ایجنڈے میں مہارت حاصل کرچکے ہیں۔
  • مشکل۔ یہ حصہ ایسے مستحکم کلب رکھ سکتے ہیں، جن کی حاضری باقاعدہ، اور تنظیمی صلاحیت اچھی ہو (مثلاً، مباحثے کا حصہ اسی درجے میں شمار کرنا چاہیے، کیونکہ اس کے کامیابی سے انعقاد کے لئے کافی انتظامات، اور شرکاء کی ضرورت پڑتی ہے)۔
• آن لائن، یا محض جسمانی؟
• بنیادی مقام ارتکاز۔ سرگرمی چار بنیادی ستونوں (قیادت، ابلاغ، تنقیدی سوچ، مباحثے) میں سے کس پر مرکوز ہے؟
• کلب میں، یا بیرونی؟ کیا یہ سرگرمی کلب کے کسی اجلاس میں ہونا طے پائی ہے، یا یہ کلب سے باہر ہو گی؟ مثلاً، کسی سرگرمی کے لئے سائنسی میلے میں جانے اور لوگوں کے انٹرویو لینے کی ضرورت پڑے  تو یہ بیرونی سرگرمی متصور ہوگی، چاہے بعد میں آپ کو کلب کے اندر اس کی رپورٹ پیش کرنی ہو۔
• تفصیلی بیان۔ وضاحت کریں کہ اس حصے میں کیا ہوگا۔ کون سے فرائض منصبی کیا کام، کس ترتیب میں، اور کتنی دیر تک کریں گے۔ باہمی تعامل کی امثال فراہم کرنا یقینی بنائیے۔
• حصہ لینے والے فرائض منصبی کے نام۔ مثلاً، "لطائف کا منتظم"۔ کچھ حصوں میں ایک سے زیادہ فرض منصبی کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ نیز، ہر فرض منصبی کے لیے درج ذیل کا تعین کیجیے:
  • تیاری اور شرکت کا وقت۔ اس فرض منصبی کے حامل شخص کو(اجلاس سے پہلے) اس کی تیاری کے لیے کتنا وقت درکار ہو گا، اور اجلاس کے دوران انھیں کتنا "اسٹیج ٹائم" یا اسٹیج پر وقت ملے گا۔
  • دشواری۔ کیا یہ ایک ایسا آسان فرض منصبی ہے جسے حال ہی میں شامل ہونے والا رکن بھی ادا کرسکتا ہے، یا یہ مشکل فرض منصبی ہے جو صرف تجربہ کار ارکان ہی ادا کر سکتے ہیں؟
  • وضاحت۔ اس فرض منصبی کی تیاری کیسے کی جا سکتی ہے؟ یہ اجلاس کے دوران کیسے انجام دیا جاتا ہے؟ نیز، ترتیب کا یہ مقام مشورے، تنبیہات اور خصوصاً امثال دینے کے لیے بھی مفید ہے۔
  • تجویز کردہ تشخیصی معیار۔  ہر فرض منصبی سے متعلق 4 سے 10 سوالات ہونے چاہئیں، تا کہ تشخیص کُنندگان کو رائے فراہم کرنے کے دوران رہنمائی مل سکے۔
• اس حصے کی تشخیص کون کرے گا؟۔ کیا اس حصے کا کوئی مخصوص تشخیص کُنندہ ہو گا (جیسے فی البدیہہ تقاریر کے حصے کے لیے فی البدیہہ تقاریر کا تشخیص کُنندہ ہوتا ہے)، یا اس کی تشخیص عمومی تشخیص کُنندگان میں سے ایک فرض منصبی جیسے اجلاس کا تشخیص کُنندہ یا تقاریر کا عمومی تشخیص کُنندہ کرے گا، وغیرہ؟ یاد رکھیے کہ کلب اجلاس کے بنیادی اصولوں میں سے ایک یہ ہے کہ بہتری کے لیے تقریبا ہر چیز (ہر فرض منصبی اور ہر حصے) پر رائے لی جانی چاہیے۔
• مہارات جن کی تربیت دی جائے گی۔ براہ کرم اس بات کی نشاندہی کیجیے کہ آپ کے خیال میں یہ سرگرمی ہماری مہارات کے قالب (میٹرکس) میں سے کن مہارات کی تربیت دیتی ہے۔