متصدیان انجمن چه هستند؟

مدیریت و رهبری اغلب مواقع نوع نامرئی سوخت هستند که وقتی همه چیز به خوبی پیش می‌رود بدیهی در نظر گرفته می‌شوند اما وقتی وجود ندارند منجر به از هم پاشیدگی می‌شوند.

هدایت کردن یک انجمن موفق نیازمند زمان و توجه و کار گروهی برنامه‌ریزی شده با دقت است تا بتوان مطمئن شد که جلسات سر وقت و مرتب برگزار می‌شوند و دارای هدف آموزشی هستند، دقیق دهستند و زمان را هدر نمی‌دهند، اعضا رشد و پرورش می‌یابند، انجمن از جامعه گسترده‌تر Agora بهره می‌برد و غیره. کار زیادی است که باید در میان مجموعه‌ای از نقش‌های متصدیان با مسئولیت‌های مختلف تقسیم شود.

متصدیان انجمن رهبران و مدیران هستند. مهم است که توجه داشته باشید که این دو مقوله‌های بسیار متفاوتی هستند. رهبری نیازمند بینش است - داشتن نظری واضح از اینکه چگونه مسائل را دریافت می‌کنید، تصویر بزرگ را می‌بینید و دیدگاه خود را با اعضا به اشتراک می‌گذارید و به آنها الهام می‌بخشید و آنها را به چالش می‌کشید که به آنها دست یابند. از سوی دیگر، مدیریت قادر است آن دیدگاه را به طرح خاصی از فعالیت‌ها تبدیل کند و آن را با چارچوب زمانی اجرا کنند.

متصدیان انجمن اغلب مواقع مسئول هدایت کردن انجمن هستند تا از تجربه خوب برای همه مطمئن شوند. همه نقش‌های متصدیان موقعیت‌های داوطلبانه هستند، و در واقع آنها فرصتی عالی برای رهبری یک جامعه کوچک هستند.

برخلاف کسب و کارها و شرکت‌ها، در یک سازمان بی بهره مثل Agora Speakers، اعضا هرگز نمی‌توانند تحت فشار قرار گیرند تا کاری را انجام دهند. همه چیز داوطلبانه است و کاری که متصدی می‌تواند انجام دهد این است که مودبانه درخواست کند و توضیح دهد. در واقع هدایت کردن یک انجمن بی بهره بسیار چالش برانگیزتر از هدایت کردن یک کسب و کار است، زیرا متصدیان باید مهارت‌های انگیزشی و مرتبط با افراد را نسبت به هر کسب و کار دیگری به کار گیرند.

مشخصه‌های پایه نقش‌های متصدی

مجموعه‌ای ازنقش‌های مورد نیاز متصدیان در هر انجمنی (معمولا برای دلایل قانونی) و برخی از نقش‌های اختیاری وجود دارند که پیشنهاد می‌شوند.

خلاف این مساله درست است: یک نقش - به غیر از رئیس - ممکن است در میان افراد مختلف تقسیم شود وقتی حجم کاری زیاد است. برای یک انجمن خیلی بزرگ، ممکن است دو نائب رئیس مسئول آموزش وجود داشته باشند. در این مورد، پیشنهاد می‌شود که مسئولیت‌ها به طور واضح برای هر فردی که نقشی را تقسیم می‌کند پراکنده شوند.

علاوه بر نقش‌های مشخص‌شده، انجمن می‌تواند یک نقش دیگر را تعریف کند (برای رویدادهای خاص یا جشن‌ها) مثلا «سازمان‌دهنده رویداد»، «بلاگر» و غیره.

• همه نقش‌های متصدیان داوطلبانه هستند. هیچ عضوی مجبور نیست که متصدی باشد. هیچ انجمنی نباید محدودیت‌هایی برای مشارکت در هر فعالیت آموزشی داشته باشد که نیازمند صرف زمان به عنوان متصدی یا اجرای هر وظیفه‌‌ای توسط متصدی است.
• نقش‌های متصدی دارای مدت زمان محدود 6 ماه یا 1 سال است.
• همه متصدیان باید اعضای فعال انجمن در کل زمان دوره باشند. لطفا به کلمه کلیدی «فعال» توجه داشته باشید که به معنای آن است که متصدیان  باید در جلسات مرتب انجمن هر عضو دیگری شرکت کنند.
• همه نقش‌های متصدیان نقش‌های رایگان هستند. هیچ موقعیتی هیچ نوع دستمزدی از انجمن یا سازمان میزبان دریافت نمی‌کند. با این حال، ممکن است مخارجی را داشته باشند که از فعالیت آنها در ارتباط با موقعیتی ایجاد شوند که شکل گرفته است، تا زمانی که نوع هزینه از قبل توسط موسسه مشخص شده باشد.
• نقش‌های متصدی شخصی هستند. فردی که نقشی را اجرا می‌کند ممکن است کاملا تبدیل به فرد متفاوتی نشود (یا حتی نهاد خارجی). لطفا توجه داشته باشید که ایجادشدن فعالیت‌های خاص کاملا قابل قبول است.
• در آخر همه نقش‌ها انتخابی هستند - اگر بیش از یک گزینه برای یک نقش وجود داشته باشد، باید رای‌گیری شود.
   

تبدیل شدن به متصدی انجمن

چرا یک متصدی شویم؟

در بسیاری از شرکت‌ها، پیشرفت تا جایگاه مدیریت نیازمند زمان زیاد (گاهی اوقات سال‌ها) و از خود گذشتگی است. هر اشتباهی که در آن نقش انجام دهید ممکن است برای حرفه شما بسیار مضر باشد.

احتمالا از قبل می‌دانید که انجمن Agora محیط امنی را ایجاد می‌کند که در آن سخنرانی در جمع با آزادی برای تجربه کردن، اشتباه کردن و یادگیری از آنها برای آماده‌سازی برای کاربرد تخصصی آنچه آموخته‌اید وجود دارد. به طور مشابه، نقش‌های متصدی در انجمن‌ها محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن می‌توانید مهارت‌های رهبری و مدیریت را به خوبی بیاموزید و جایی است که در آن اشتباهات برای حرفه شما ضرری ندارند.

تبدیل شدن به متصدی انجمن دارای مزایای کیفی بسیاری است:

• آموختن مهارت‌های جدید - از بودجه‌بندی تا مدیریت ریسک، تا برنامه‌ریزی، تا بازاریابی.
• کمک به انجمن
• افزایش اعتماد به نفس
• افزایش کاربردپذیری و جذابیت رزومه برای استخدام مدیران.
• مشارکت مستقیم در  حاکمیت انجمن و Agora.

تحقیقات گسترده‌ای وجود دارند که نشان می‌دهند داوطلب شدن (و حتی به طور دقیق‌تر - داوطلب شدن برای رهبری) دارای تاثیر زیادی روی توسعه حرفه شما است. به عنوان مثال تحقیق سال 2016 توسط دیلویت دریافته است که نه تنها داوطلب شدن دارای تاثیر زیادی روی مهارت‌های رهبری است، بلکه دارای تاثیر بسیار مستقیمی روی یابندگان شغل است:

• 82% مدیران استخدامی مایل بودند که فردی را انتخاب کنند که دارای تجربه داوطلبی است.
• 85% مدیران استخدامی مایل هستند نواقص رزومه را دریابند اگر تجربه داوطلبی در آن مشخص شده است.

تحقیق مشابهی که توسط CareBuilders انجام شده است دریافته است که 60% مدیران در حال استخدام افرادی را که دارای تجربه داوطلب شدن بودند را بیشتر در نظر می‌گرفتند. تحقیق انجام‌شده توسط CMCS که فوربز آن را شرح داده است نشان داده است افراد بی کاری که داوطلب می‌شدند 27% شانس بیشتر برای دریافت شغل داشتند.

مزایای داوطلب شدن وارد حوزه‌های دیگری هم شده است - حتی در قلمرو سلامتی. تحقیقی توسط دانشگاه گنت در بلژیک دریافته است که «داوطلبانی که دارای نمره سلامتی بودند از نظر آماری بسیار بالاتر از آنهایی بودند که داوطلب نشده‌اند. این ارتباط کلی بسیار چشم‌گیر است: متناظر با اندازه است، مثلا بهره‌های سلامتی از سن پنج سال کوچکتر».

متصدیان انجمن متخصص نیستند

اعضا باید همیشه در نظر داشته باشند که از متصدیان انجمن انتظار نمی‌رود که رهبران یا مدیران حرفه‌ای باشند. درست همانطور که همه پروژه‌های سخنرانی پروژه‌های آموزشی هستند، و هیچ کس نباید صحبت در سطح TED را در انجمن انتظار داشته باشد، به همان شکل همه موقعیت‌های متصدیان فرصت‌های یادگیری هستند. همه باید تلاش کنند به متصدیان کمک کنند و آنها را ترغیب کنند به جای آنکه نقش‌های آنها را با خواسته خود تطابق دهند.

صلاحیت

هر عضو ثابتی که حداقل 6 ماه تجربه در انجمن Agora دارد گزینه مناسبی برای تبدیل شدن به متصدی انجمن است (به غیر از در انجمن‌هایی که تازه تاسیس هستند و این شرط حذف شده است). تجربه Agora نباید در انجمنی رخ داده باشد که عضو می‌خواهد در آن متصدی شود.

فقط اعضایی که حداقل 6 ماه قادر به خدمت باشند می‌توانند متصدیان انجمن باشند. البته همه نوع اتفاق غیرمنتظره‌ای می‌تواند رخ دهد حتی با بهترین اهداف، اما حداقل افق مرئی برای آینده نزدیک باید مشخص باشد. به عنوان مثال اگر عضوی قبلا برنامه داشته است که طی دو ماه به شهر متفاوتی برود، بیهوده است که در آن زمان به عنوان متصدی عمل کند.

رای‌گیری‌ها و دوره‌های زمانی

سال تحصیلی Agora در 1 ژانویه آغاز می‌شود و 31 دسامبر به پایان می‌رسد. با توجه به تصمیم انجمن در مدت زمان دوره متصدی، دوره زمانی و تاریخ رای‌گیری به شکل زیر شرح داده می‌شوند:

لیست متصدیان استاندارد انجمن

این لیستی از نقش‌های استاندارد برای متصدیان انجمن است:

• متصدیان مورد نیاز

  • رئیس
  • نائب رئیس، رهبری جامعه
  • نائب رئیس، تحصیل
  • نائب رئیس، عضویت
  • نائب رئیس، بازاریابی

• متصدیان اختیاری

  • مدیر جامعه
  • تسهیل‌گر جلسه (متصدی)
  • منشی
  • خزانه‌دار

کمیته اجرایی انجمن

افرادی که دارای نقش متصدی در انجمن هستند کمیته اجرایی انجمن را تشکیل می‌دهند. از آنجایی که نقش‌هایی وجود دارند که باید میان بیش از یک نفر تقسیم شوند، تعداد اعضا در کمیته اجرایی انجمن ممکن است متفاوت باشد.

کمیته اجرایی انجمن فقط در صورتی وجود دارد که همه نقش‌های اجباری پر شده باشند و تنها اگر حداقل سه نفر دارای نقش متصدی باشند. به عنوان مثال انجمنی که تازه آغاز کرده است و جایی که بنیان‌گذار همه نقش‌ها را بر عهده دارد، کمیته اجرایی در نظر گرفته نمی‌شود. به طور مشابه اگر انجمن مدتی وجود داشته است اما زمانی فقط یک رئیس، 2 VP تحصیلی، و 1 VP عضویت داشته است، مجموعه لازم از متصدیان را ندارد تا کمیته اجرایی را ایجاد کند.

انجمن‌هایی که کمیته اجرایی ندارند نمی‌توانند هیچگونه فعالیتی که نیازمند تایید کمیته اجرایی است را انجام دهند (به عنوان مثال، فرآیندهای قاعده‌مند)

جلسات انجمن اجرایی

کمیته اجرایی انجمن باید حداقل هر دو ماه یک بار جلسه داشته باشد تا مسائل کلی انجمن را مورد بحث و گفتگو قرار دهد. علاوه بر آن هر متصدی انجمن ممکن است درخواست جلسه برای کمیته اجرایی داشته باشد تا مساله‌ای را شرح دهد. چنین درخواست‌هایی باید به دبیرخانه یا رئیس انجمن فرستاده شوند و باید شامل توضیح دقیقی از مسائلی که قرار است شرح داده شوند باشند. در زمان دریافت آنها، دبیرخانه باید جلسه را در تاریخی بین 7 و 20 روز از روز ارسال درخواست برنامه‌ریزی کند.

دلیل جلسه انجمن هر چه باشد، دبیرخانه باید آن را به همه متصدیان مسئول دستور جلسه بفرستد، که به همراه مکان دقیق جلسه، تاریخ و روز است و حداقل باید یک هفته کامل قبل از رویداد باشد. همه متصدیان انجمن می‌توانند مواردی را به دستور جلسه در صورت لزوم اضافه کنند.