منشی انجمن مسئول گردآوری همه فایل‌های انجمن و ایجاد بخشی برای جلسات انجمن اجرایی است.

جلسات انجمن اجرایی

به عنوان منشی مسئول آماده‌سازی دستور کار جلسات انجمن اجرایی و همچنین سازمان‌دهی خود جلسه و آگاه‌سازی همه مسئولان درباره جزئیات از قبل هستید. برای جزئیات و زمان‌بندی لطفا فصل متصدیان انجمن را ببینید.

بخش‌های جلسه

یکی از وظایف اصلی منشی حفظ بخش‌های دقیق جلسه است.

بخش‌های جلسه بخش اصلی در زندگی انجمن هستند که همه موارد مهم در انجمن اجرایی، تصمیمات گرفته‌شده، نتایج رای‌گیری، ملاحظات، بحث‌ها و غیره را ضبط می‌کنند.

بخش‌های جلسه باید به صورت حضوری یا الکترونیکی براساس قابلیت‌های انجمن حفظ شوند. تصمیم درباره اینکه آنها کجا نگه داشته شده‌اند به هر انجمن اجرایی بستگی دارد.

بخش‌های جلسات خوب باید شامل موارد زیر برای هر جلسه باشند:

• نام، مکان، و زمان جلسه
• دستور کار اولیه جلسه
• لیست شرکت‌کنندگان
• برای هر موردی که در طول جلسه شرح داده شده است (اینکه آیا از ابتدا در جلسه وجود دارد یا خیر):
  • دیدگاه خلاصه‌شده عضوی که مورد یا موضوع بحث را مورد نظر قرار می‌دهد.
  • خلاصه‌ای از دیدگاه‌های افرااد دیگر (فقط آنهایی که در بحث مشارکت کردند).
  • تصمیمات گرفته‌شده، جایگزین‌های مورد نظر قرار گرفته، و منطق تصمیم. به عنوان مثال فقط نگویید «تصمیم گرفته شده است که مکان جلسه را به مکان جدید X تغییر دهیم». در عوض می‌توانید چیزی مشابه این بگویید «به دلیل بسته بودن مکان جلسه کنونی به مدت یک ماه، باید مکان جلسه انجمن را تغییر بدهیم. ما گزینه‌های X، Y، و Z را در نظر داریم. گزینه Y رد شد زیرا مبلغ درخواستی از مالک 25 دلار در ساعت بسیار زیاد بود و گزینه Z دارای مشکلات کیفیتی جدی مثل چیدمان بد صندلی و سیستم صوتی بسیار بد بود. بنابراین با رای 0-6، گزینه X انتخاب شد».
• نام، مکان و زمان جلسه بعدی
• هرگونه پیوست یا اسنادی که برای پشتیبانی از مسائل مطرح شده وارد می‌شوند.

فایل‌های دیگر انجمن

وظیفه دیگر منشی این است که همه فایل‌های انجمن را نگهداری کند و مطمئن شود که آنها به طور مناسب نگهداری می‌شوند و دارای پشتیبانی مناسب از آنها باشد تا از گم شدن آنها جلوگیری کند.

فایل‌های انجمن شامل موارد زیر هستند:

• اساسنامه و قانون انجمن
• لیست مهمانان
• لیست سازمان‌های همکار، رویدادها یا مکان‌های جلسه که در آن اعضا دارای فرصت‌هایی برای سخنرانی یا رهبری هستند.
• فرم‌های عضویت.
• دستور کار جلسه متصدی
• شکایت‌های عضو یا مهمان و حل آنها
• روندهای تنظیمی.
• قراردادها یا توافق‌نامه‌های انجمن با نهادهای دیگر (رسانه، انجمن‌های دیگر، یا سازمان‌های سخنرانی عمومی).
• هر فایل دیگر.

فایل‌های محدود

با وجود آنکه اکثر اسناد انجمن باید برای همه اعضا در دسترس باشند، برخی از فایل‌های حساس وجود دارند که انجمن باید محرمانه نگه دارد و فقط برای اهداف بازرسی یا برای افراد تحت تاثیر قرارگرفته ارائه کند.

بازرسان انجمن

برای مطمئن شدن از عملکرد مناسب و پیوسته همه انجمن‌های Agora در سطح جهانی، متصدیان و اعضای هیئت مدیره موسسه Agora Speakers International («بازرسان Agora») ممکن است درخواست کنند که انجمن نسخه‌ای از هر فایل انجمن را ارائه کند.

درخواست چنین نسخه‌هایی به صورت الکترونیکی به آدرس تماس انجمن و یا از طریق آدرس‌های ایمیل ثبت‌شده منشی یا متصدیان دیگر انجمن انجام می‌شوند. همه اسناد مورد نیاز انجمن باید به صورت الکترونیکی طی دو هفته بعد از روز درخواست (14 روز تقویم) بازگردانده شوند.