این بخش شامل قوانین الزامی برای همه انجمن‌هایی است که هر نوع مبلغی را دریافت می‌کنند - بدون توجه به منبع یا مقدار گردآوری‌شده مبالغ. این قوانین برای انجمن‌های مشارکتی صدق نمی‌کنند و باید سیاست‌های شرکت خود در مورد مباحث مالی را دنبال کنند.
توجه داشته باشید که این قوانین در صورتی صدق می‌کنند که انجمن برای فعالیت‌ها نیازمند بودجه یا اهدای خارجی باشد اما از اعضا مبلغی دریافت نکند.
تعریف‌ها
«مکان انجمن» به عنوان حضور آنلاین انجمن تعریف می‌شود که ممکن است وبسایت، صفحه رسانه اجتماعی یا گروه صفحه اجتماعی، انجمن و غیره باشد.
«تایید اعضا» در روند رای‌دهی استفاده می‌شود که در دموکراسی انجمن ارائه شده است. همه پیشنهادهای مربوطه در مورد رای باید شامل موارد زیر باشند:
- هدف اصلی فعالیت
- حداقل و حداکثر مبالغ مجاز
- حداقل و حداکثر چارچوب زمانی برای اجرا از تاریخ تایید، و چارچوب زمانی حداکثر نمی‌تواند از یک سال فراتر رود.
«هزینه‌های عملی» آن دسته از هزینه‌هایی هستند که برای فعالیت عادی انجمن مورد نیاز هستند و شامل موارد زیر هستند:
- اجاره مکان برای جلسه.
- اجازه وسایل استفاده‌شده در جلسه: کامپیوترها، میکروفن‌ها، پروژکتورها و غیره.
- هزینه‌های تعمیر و نگهداری ابزار موجود.
- هزینه‌های بعد از جلسه و آماده‌سازی جلسه (آماده‌سازی، نظافت و غیره)
- ملزومات اداری و کالاهای مصرفی (کاغذ، خودکار، فتوکپی، جوهر پرینتر برای پرینت کردن فرم‌های ارزیابی و غیره).
- لوازم‌التحریر (کارت ویزیت، نشانه‌ها، بسته‌های خوشامدگویی، خار، بنر و غیره).
- هزینه‌های مالی مثل دستمزد انتقال بانک، دستمزد حفظ حساب، مالیات و غیره.
- هزینه حاصل از تعهدات قانونی محلی انجمن (بیمه‌ها، ثبت قانونی، دفترداریی قانونی، و غیره).
مثال‌هایی از هزینه‌های غیرعملیاتی:
- خرید دائمی ابزار
- هزینه‌هایی برای سازمان‌دهی رویدادهای خاص، مهمانی‌ها، یا کارگاه‌های عملی.
- هزینه‌هایی برای دعوت کردن سخنرانان یا کارآموزان در ازای مبلغی
- پشتیبانی برای فرستادن برنده رقابت انجمن به یک رقابت از راه دور.
«رویدادهای مرتبط با Agora» هر رویدادی هستند که توسط یک یا چندین انجمن Agora سازمان‌دهی و پشتیبانی شده‌اند و در راستای همه اصول اصلی هستند (به ویژه بی‌طرفی) و دارای هدف ارتقای اهداف یا ماموریت Agora هستند. برخی از مثال‌هایی از چنین رویدادهایی به شرح زیر هستند:
- سخنرانی جمعی، بحث و مذاکره و محتواهای مشابه
- همایش‌های Agora در سطوح مختلف
- رویدادهای آزاد برای ارتقای انجمن‌های Agora
- جلسات نمایشی برای انجمن‌های مربوطه
- کارگاه‌ها، سمینارها، جلسات آموزشی و غیره
- پروژه‌های جمعی معتبر انجمن.
- مشارکت در نمایشگاه‌ها، نمایش‌ها، یا رویدادهای مشابه دیگر که در آن حضور در انجمن برای بازاریابی و اهداف رشد عضویت، مناسب هستند.
برای مثال‌هایی از انواع رویدادهایی که در آن مشارکت در انجمن مجاز نیست، لطفا اصل بی‌طرفی را بررسی کنید.
«رویدادهای رسمی Agora» هر رویداد کاربردی جهانی هستند که توسط موسسه Agora Speakers International ایجاد یا تعریف شده است. در حال حاضر دو نوع از چنین رویدادهایی وجود دارند:
- همه رقابت‌هایی که کتاب قوانین رسمی را دنبال می‌کنند.
- همایش‌های Agora در همه سطوح جغرافیایی.
قوانین مالی
آزادی مالی
FF01. انجمن‌ها ممکن است تصمیم بگیرند که هر مبلغی که از نظر آنها مناسب است را با هر دوره‌ای که نیاز دارند دریافت کنند، و می‌توانند مبالغی را از هر طف سومی دریافت کنند که تایید کرده است همه قوانین دنبال شده‌اند.
FF02. مبلغ و دوره مبالغ انجمن که از سوی اعضا گردآوری شده است باید به طور عمومی در همه مکان‌های انجمن قابل مشاهده باشد. دسترسی به چنین اطلاعاتی ممکن است نیازمند پر کردن هر فرمی یا ارائه اطلاعات شخصی نباشد.
FF03. مبالغ انجمن که از اعضا دریافت شده است نباید تبعیض‌آمیز باشند: همه اعضا باید همان مبلغ را بپردازند. استثناهای زیر مجاز هستند:
- افرادی که متعلق به دسته اقلیت یا کم درآمد هستند می‌توانند عضویت با تخفیف یا به صورت رایگان را دریافت کنند. مثلا دانشجویان، زندانیان، افراد بی‌کار، اقلیت‌های نژادی، مهاجران و غیره. ما حق بررسی موقعیت‌های آنها را داریم و اگر احساس کنیم از این ویژگی انجمن سو استاده می‌شود حق حذف آنها را داریم و می‌توانیم آن را تبدیل به عضویت تبعیض‌آمیز کنیم (مثلا انجمنی که «مذکرهای سفیدپوست» را به عنوان «دسته اقلیت» تعریف می‌کند).
- برای انجمن‌هایی که با زبانی فعالیت می‌کنند که زبان رسمی کشور نیست (مثلا انجمن انگلیسی زبانی که به زبان اسپانیایی فعالیت می‌کند)، افراد متعلق به زبان اصلی شامل تخفیف یا عضویت رایگان نمی‌شوند.
- هر تخصصی در حوزه‌های سخنرانی جمعی و رهبری ممکن است عضویت رایگان با تخفیف پیشنهاد کند اگر آنها به طور مرتب ارزیابی انجام می‌دهند، کارگاه برگزار می‌کنند یا در زمان جلسات انجمن آموزش می‌دهند.
FF04. مهمانان و اعضای دیگر Agora نباید مبلغی برای بازدید از انجمن در جلسات مرتب پرداخت کنند. در زمان جلسات غیر معمول، مثل رویدادهای خاص، جلساتی با مهمانان، سخنرانان، کارگاه‌ها و غیره، یک مبلغ از پیش تعیین شده به صورت عمومی را می‌توان دریافت کرد. این مبلغ باید در همان زمانی اعلام شود که مبلغ مربوط به جلسه اعلام شود.
FF05.انجمن‌ها نباید اهداها یا کمک‌های ناشناس از سوی طرف سوم با فعالیت‌هایی را دریافت کنند که در تضاد با موارد ایده‌آل، اصول، ماموریت و اهداف Agora Speakers International هستند.
استفاده درست از مبالغ
VU01. مبالغ دریافتی انجمن نباید برای منفعت شخصی یا منفعت هر عضو دیگری استفاده شوند. استفاده از مبالغ دریافتی باید همیشه در راستای شرایط قانونی محلی برای سازمان‌های بدون منفعت باشد. در صورتی که تضادی بین قوانین محلی و این قوانین وجود داشته باشد، محدودترین قانون به کار برده می‌شود.
VU02. همه کالاها یا خدماتی که انجمن خریداری کرده است باید برای فعالیت انجمن و برای رویدادهای مرتبط با Agora مثل همایش‌ها و غیره باشد. انجمن‌ها نمی‌توانند از مبالغ برای هر فعالیتی استفاده کنند که هدف مطلق آنها افزایش مبالغ دریافتی انجمن است. به طور دقیق، انجمن‌ها نمی‌توانند در فعالیت‌های سرمایه‌گذاری به هیچ شکلی مشارکت کنند از جمله اوراق بهادار، کالا، سهام خارجی، قراردادهای آینده، قراردادهای اختیاری و املاک، بدون توجه به آنکه آیا آنها به صورت عمومی تجارت می‌شوند یا خیر.
VU03. هر دارایی که انجمن‌ها دریافت می‌کند باید به طور خاص توسط اعضای انجمن، نمایندگان کشوری Agora، یا مهمنانان جلسه برای انجمن و فعالیت‌های مربوط به Agora استفاده شوند و باید در راستای وظیفه و هدف Agora باشند. چنین استفاده‌ای از دارایی‌های موجود نباید متحمل هزینه‌های اضافی شوند.
VU04. در نتیجه از هم پاشیدگی انجمن، همه مبالغ باقی مانده باید به خیریه قانونی اهدا شوند که مورد تایید حداکثر اعضا باشد. اگر هیچ موافقتی حاصل نشود، در اینصورت همه مبالغ به Agora Speakers International اهدا می‌شوند.
VU05. انجمن‌ها نمی‌توانند کارمند استخدام کنند.
VU06. انجمن‌ها نمی‌توانند روی هیچ چیزی سرمایه‌گذاری کنند و نباید وام بگیرند.
VU07. همه حساب‌های استفاده‌شده توسط انجمن باید در بانک‌های رسمی باز باشند که به صورت محلی در قلمرویی عمل کنند که در آن انجمن ثبت شده است و باید دارای یکی از پول‌های رسمی کشور باشند.
به عنوان مثال انجمنی که در فرانسه ثبت شده است نمی‌تواند حسابی با بانک از جزایر کیمن بدون حضور محلی در فرانسه باز کند. همچنین ممکن است حسابی را در هر مکانی به غیر از اروپا باز کند، بدون توجه به بانکی که استفاده شده است.
نحوه کاربرد
OV01. انجمن‌هایی که مبالغی را دریافت می‌کنند باید مسئول خزانه داشته باشند که متفاوت از رئیس است.
OV02. انجمن باید امور مالی انجمن را به صورت دقیق و به روز نگه دارد که در همه مکان‌های انجمن منتشر شده است و باید گزارش دقیقی یکبار در سال ارائه کنند. این اطلاعات باید برای همه اعضای Agora در سطح جهانی در دسترس باشند. این مبالغ می‌توانند به سادگی یک فایل اکسل باشند که درآمدها و هزینه‌ها را نشان می‌دهد یا چیزی باشد که به پیچیدگی یک گزارش حسابداری کامل باشد، اما در هر صورت باید کاملا واضح باشد که چطور مبالغ مورد استفاده قرار می‌گیرند. به غیر از یک فرمت یکپارچه، مخارج انجمن باید به صورت جزئی هم موجود باشند. فرمت دقیق باید شامل موارد زیر باشد که برای هر تراکنش است:
- تاریخ,
- مبالغ پرداختی یا دریافتی,
- منبع (برای مبالغ یا کمک‌ها) یا تامین‌کننده (برای خرید کالا یا خدمات)
- هدف یا دلیل معامله. (برای خرید کالاها یا خدمات - جزئیات محصول یا خدمات خریداری‌شده)
OV03. انجمن‌ها نمی‌توانند مبالغی مازاد بر هزینه 2 سال هزینه‌های عملی دریافت کنند مگر آنکه توسط اکثر اعضا تایید شده باشد و فقط برای اهداف خاصی باشد. این تایید باید سالانه تمدید شود.
OV04. هر استفاده‌ای بیش از یک سوم مبالغ انجمن (که به عنوان مبلغ پایه در دسترس در آغاز سال مالی در نظر گرفته می‌شود) برای اهداف غیر عملی نیازمند تایید اعضا است، بدون توجه به اینکه آیا آن یک سوم با استفاده از یک تراکنش یا به صورت جمعی حاصل شده است. به طور دقیق‌تر، هر تراکنشی که مبلغ آن به مبلغ هزینه‌های غیر عملی اضافه شود و از آغاز سال مالی بیشتر از یک سوم هزینه‌های اولیه انجمن باشد، باید توسط اعضا تایید شود، مگر آنکه آن تراکنش بخشی از بودجه پیشنهادی از پیش تاییدشده باشد و مبلغ تراکنش در محدوده تاییدشده باشد.
برخی از مثال‌ها:
- انجمنی که سال مالی را با 1000 دلار آغاز می‌کند (1/3 = $333). رئیس می‌خواهد پروژکتوری به مبلغ 400 دلار بخرد. $400 > $333؛ در نتیجه اعضا باید خرید را تایید کنند. بعد از دریافت تایید رئیس می‌خواهد میکروفونی به ارزش 15 دلار بخرد. از آنجایی که جمع خریدها $400+$15 > $333 است، این تراکنش هم باید تایید شود. در واقع این قانون به معنای آن است که بعد از خرج کردن یک سوم همه بودجه انجمن، هر هزینه غیرعملیاتی باید تایید شود.
- انجمنی سال مالی را با 1000 دلار آغاز می‌کند (1/3 = $333). رئیس 10 میکروفون به ازای 30 دلار برای هر کدام خریداری می‌کند (هزینه کل: 300 دلار). کمی بعدتر می‌خواهد تریبون به ارزش 50 دلار بخرد. اعضا باید این تراکنش را تایید کنند زیرا هزینه کل تریبون و خریدهای قبلی 350 دلار خواهد بود که بیشتر از قانون یک سوم است.
- انجمنی سال مالی را با 1000 دلار آغاز می‌کند (1/3 = $333). رئیس می‌خواهد تایید برنامه‌ای را برای سازمان‌دهی یک رقابت با بودجه 600 دلار دریافت کند. او پروژکتوری به ارزش 400 دلار و 10 میکروفون به ارزش 10 دلار خریداری می‌کنند که کل آن 500 دلار است. هیچ یک از این تراکنش‌ها نیاز به تایید ندارند. سپس می‌خواهد مجموعه‌ا ی کتاب به ارزش 50 دلار برای انجمن بخرد. این تراکنش باید تایید شود زیرا هزینه کل 550 دلار است که از 333 دلار بزرگتر است و این تراکنش مرتبط با رقابت نیست.
- انجمنی سال مالی را با 1000 دلار آغاز می‌کند (1/3 = $333). رئیس می‌خواهد تایید برنامه‌ای را برای سازمان‌دهی یک رقابت با بودجه 600 دلار دریافت کند. او پروژکتوری به ارزش 400 دلار و 10 میکروفون به ارزش 25 دلار خریداری می‌کند. خرید میکروفون‌ها منجر به جمع کل هزینه‌های غیرعملیاتی به ارزش 650 دلار می‌شود که بیشتر از بودجه تاییدشده است - به همین دلیل اعضا باید این تراکنش را تایید کنند.
OV05. هر تایید مالی یا خرجی که اعضای انجمن ممکن است انجام دهند به مدت حداکثر یک سال باقی می‌ماند. وقتی سال تمام شد، رای دیگری مورد نیاز است تا بتوان تایید سال بعدی را تمدید کرد.
تامین بودجه برای رویدادهای مرتبط با Agora
یکی از قطب‌های اصلی سیستم Agora مجموعه رسمی رویدادهای درون انجمنی Agora است، مثل رقابت‌ها، همایش‌ها و غیره و همچنین رویدادهای دیگری که توسط چندین انجمن سازمان‌دهی می‌شوند (مثل گردهمایی‌های دوستانه، رقابت‌های غیررسمی و غیره). این فعالیت‌ها معمولا نیازمند مقداری سرمایه قبلی هستند تا بتوان آنها را با موفقیت انجام داد.
AE01. همه رویدادهای مربوط به Agora (رسمی یا غیر رسمی) باید در ابتدا با استفاده از فروش کالاها و بلیط، حامیان، بورسیه‌ها، و موارد دیگر بودجه خود را تامین کنند.
AE02. ده درصد از عایدات خالص همه این رویدادها (رسمی یا غیررسمی) به موسسه Agora Speakers International اهدا خواهد شد.
AE03. هزینه هر رویداد رسمی Agora که نیازمند مقدار معینی تامین بودجه قبلی هستند توسط همه اعضا در ناحیه جغرافیایی تحت تاثیر تامین می‌شوند که در آن محدودیت در کل کشور برای رویدادهی در سطح بین‌المللی مثل همایش‌ها است. همه اعضا در ناحیه مربوطه به بخش نسبی مخارج آنها کمک می‌کنند - علاوه بر مبالغ دیگری که می‌پردازند. این بخش نسبی نتیجه تقسیم کردن بخش مالی مورد نیاز به تعداد اعضای مربوطه در ناحیه است و همین مورد برای همه اعضا صدق می‌کند بدون توجه به تعداد انجمن‌هایی که به آن تعلق دارد. هر انجمن آزاد است که تصمیم بگیرد آیا نیاز است که خارج از بودجه خود کمکی دریافت کند، یا باید آن را میان اعضا تقسیم کند، یا ترکیبی از هر دو مورد نیاز است.
AE04. هر سود یا زیانی از رویداد بین انجمن‌ها تقسیم می‌شوند و با توجه به نسبت تعداد اعضای انجمن این کار انجام می‌شود. ممکن است انجمن‌ها این پول را به اعضای خود باز گردانند که تا مبلغی خواهد بود که آنها باید برای هر AE03 بپردازند. تصمیم به بازپرداخت بخشی از سودها بر عهده انجمن اجرایی هر انجمن است. این بخش از مبالغی که به اعضا بازگردانده نمی‌شوند تبدیل به بخشی از بودجه انجن می‌شوند.
توجه داشته باشید که ممکن است انجمن‌ها بیش از مبلغی که در ابتدا جمع کردند را باز نگردانند؛ در غیر اینصورت این مساله طرح تقسیم سود در نظر گرفته خواهد شد و با وضعیت بدون بهره سازگار نیست.
AE05. سازمان‌دهندگان رویداد باید همه فعالیت‌های حسابداری خود را به هیئت مدیره Agora Speakers International گزارش کنند که حول سازمان‌دهی رویداد در زمان شکل‌گیری آن است و مقداری از جزئیاتی را در بر می‌گیرد که در OV02 گفته شد و از ابزارهای حسابداری استفاده می‌کنند که هئیت مدیره فراهم می‌کند.
به عنوان مثال:
کشوری همایش Agora International را سال بعدی میزبانی می‌کند. نیاز به بودجه قبلی به ارزش 1050 دلار است. 14 انجمن در کشور وجود دارند و به طور کلی 180 عضو وجود دارد (برخی از اعضا به بیش از یک انجمن تعلق دارند). در هر AE03 هر عضو باید 5.83 دلار کمک کند تا از همایش پشتیبانی کند. یک انجمن، - «سخنرانان پیشرو» - تصمیم می‌گیرد که از اعضای خود فقط 2 دلار دریافت کند و 3.83 دلار برای هر عضو از بودجه‌های خود بپردازد.
همایش 12.850 دلار از طریق فروش بلیط، حمایت مشترک، و بورسیه‌ها دریافت می‌کند. مقداری از آن بر حسب دلار برای حمایت از فعالیت‌های Agora Speakers International صرف می‌شود و باقی آن به ارزش 11.565$ استفاده می‌شود تا هزینه‌های انجمن پرداخت شوند.
بعد از آنکه همایش به پایان رسید، هزینه‌های کل باید 8.440 دلار باشند، به همین دلیل سود خالص 3.125 دلار وجود دارد. این مقدار بین 14 انجمن با توجه به اندازه هر انجمن باز گردانده می‌شود. اگر هر 14 انجمن دارای تعداد اعضای مساوی باشند، هر کدام 223.21 دلار دریافت می‌کنند. از این مقدار، هر انجمن ممکن است تا 5.83 دلار را برای هر عضو باز گرداند - به غیر از انجمن «سخنرانان پیشرو» - که ممکن است بیش از 2 دلار را باز نگرداند، زیرا مبلغی است که پول گردآوری‌شده از هر عضو است.
هر عضوی که عضو بیشتر از یک انجمن است این مقدار پول را فقط یکبار دریافت می‌کند.
حمایت از شرکت‌کنندگان انجمن
CP01. فقط شرکت‌کنندگان در رویدادهای رسمی Agora بالاتر از سطح شهر برای حامیان مجاز هستند.
CP02. انجمن‌هایی که در ناحیه جغرافیایی خاصی هستند (تا سطح کشوری) ممکن است تصمیم بگیرند که مخارج همایش را بر عهده گیرند.
- شرکت‌کنندگان
- نماینده انجمن غیر رقیب با قدرت رای‌دهی که توسط انجمن اجرایی تایید شده است.
- افرادی که مستقیما کارگاه‌ها، جلسات آموزشی، سمینارها در رویداد موثقی را هدایت می‌کنند.
ممکن است انجمن‌ها تصمیم بگیرند که نوعی از مشارکت را حمایت کنند اما بقیه را نه.
CP03. تصمیم‌گیری حامیانه باید با حداکثر مطلق رئیسان انجمن تایید شوند و رای باید به شرح زیر باشد:
- برای شرکت‌کنندگان: قبل از اولین دور رقابت (سطح انجمن)
- برای شرکت‌کنندگان دیگر - نباید بیش از یک ماه بعد از اعلام روز رویداد باشد.
محدودیت‌های زمانی خاصی برای رای‌گیری وجود دارند تا انجمن‌ها برای پشتیبانی تصمیم‌گیری کنند و بدون توجه به این مساله است که آنها به این انجمن تعلق دارند یا خیر.تصمیم‌گیری باید طبق اصول انجام شود بدون توجه به اینکه از کدام انجمن آمده است.
CP04. کاربردهای صحیح بودجه‌های انجمن به شرح زیر هستند مگر آنکه توسط قانون محلی منع شود:
- مخارج سفر دو طرفه در طبقه اقتصادی با بهترین ابزار حمل و نقل.
- هزینه کامل‌ترین نوع بلیط برای رویداد.
- هزینه‌های کل برای کل رویداد به علاوه 2 شب اضافی (اجازه داده شود که یک روز قبل برسد و روز بعد از اتمام رویداد باز گردد).
- مخارج روزانه برای وعده‌های غذا و حمل و نقل.
CP05. پشتیبانی فقط می‌تواند بر خلاف پیشنهادات خرید خاص انجام شود. تبادل محصولات و خدمات در ازای پول مجاز نیست. شرکت‌کنندگان باید فاکتورهای همه کالاها و خدمات را نگه دارند و آنها را به صورت الکترونیکی برای خزانه‌دار انجمن خود در زمانی که آن را دریافت می‌کنند بفرستند و نباید دیرتر از دو هفته بعد از خرید باشد.
به عنوان مثال، اگر هزینه هتل پیشنهادی 75 دلار در شب است، شرکت‌کننده نمی‌تواند به هتلی با شبی 50 دلار برود و اختلاف آن را نگه دارد.
با این حال متضاد آن ممکن است، شرکت‌کننده ممکن است مبلغ را از حساب خود بپردازد تا هتل شبی 100 دلار بگیرد.
تغییرات در قانون
RC01. این قوانین می‌توانند هر از گاهی تغییر کنند. انجمن‌ها باید با قوانین جدید طی شش ماه از زمان تغییر وفق یابند.