این یک فرمت جلسه امتحان‌شده و تاییدشده است که می‌تواند به عنوان نقطه آغاز برای طراحی جلسه خودتان استفاده شود.

در این بخش، فقط ترتیب‌بندی عمومی و زمان‌بندی‌های پیشنهادی توضیح داده شده‌اند، اما هیچ جزئیاتی درباره اینکه هر نقش چگونه عمل می‌کند داده نشده است. این اطلاعات را می‌توان در بخش «نقش‌های جلسات انجمن» به دست آورد.

فرمت جلسه اساسا یکسان است بدون توجه به آنکه آیا جلسه حضوری یا آنلاین است.

قبل از جلسه

تسهیل‌گر جلسه باید پیش از آغاز جلسه برسد. او باید:

• مکان جلسه - میزها، صندلی‌ها، تریبون، مکان انجمن و علامت‌های Agora و غیره را آماده کند.
• ابزاری را آماده کند که فرد تنظیم‌کننده زمان جلسه از آنها برای اندازه‌گیری و نشان دادن زمان استفاده می‌کند (کرونومتر، چراغ‌های رانندگی، مقواهای رنگی و غیره).
• دستور کار را چاپ کند.
• در صورت امکان، بررسی کند که ابزار نورپردازی، سیستم صوتی، و نمایشی به خوبی عمل می‌کنند.
• اگر انجمن دارای ابزار ضبط است، آن را تنظیم و آماده برای ضبط کند.

برای جلسات آنلاین، تسهیل‌گر جلسه باید جلسه را 15 دقیقه قبل از زمان رسمی جلسه راه‌اندازی کند.

موارد مورد نیاز

جلسات حضوری

برای جلسه حضوری انجمن، نیازمند حداقل موارد زیر هستید:

• یک کرونومتر برای زمان‌بندی سخنرانی‌ها

• راهی برای نشان دادن محدوده زمانی به سخنران. این کار با استفاده از شاخص‌های سبز، زرد و قرمز انجام می‌شود. می‌توانید از نور یا به سادگی از تکه‌های کاغذ استفاده کنید.

• فرم‌های بازخورد برای مخاطبین. همه اعضا از مخاطبین (حتی مهمان‌ها) می‌توانند ارزیابی خود برای هر سخنرانی را در این فرم‌های بازخورد ارائه کنند. می‌توانید از فرم‌های نمونه برای فرم‌های بازخورد استفاده کنید - مثل فرمی که در پایین نشان داده شده است و از این درگاه آن را دریافت کنید (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).

می‌توانید از نمونه ارائه شده استفاده کنید یا می‌توانید فرم خود را بسازید.

• خودکار برای مخاطبین و (به ویژه) برای تنظیم‌کننده زمان و زبان‌شناس.

• دستور کارهای چاپ شده برای جلسه

• کلمه روز، چاپ شده روی یک یا دو برگه کاغذ در حروف بزرگتر، تا سخنرانان و مخاطبین بتوانند آن را از فاصله دور ببینند.

• برگه‌های کاغذ (یا ترجیحا نمونه‌ها) برای زبان‌شناس، تنظیم‌کننده زمان، و شمارنده کلمات.

جلسه آنلاین

برای جلسه آنلاین خوب است که موارد و لینک‌های زیر را در صورتی که نقش‌های مربوطه آنها را به همراه نداشتند، در اختیار داشته باشید

• لینک‌هایی برای پس‌زمینه‌های زوم که تنظیم‌کننده زمان می‌تواند از آن استفاده کند.
• لینک‌هایی برای ساخت موارد مورد نیاز تا زبان‌شناس و تنظیم‌کننده زمان بتوانند نمونه‌ها و پس‌زمینه‌های خود را ایجاد کنند.
• نسخه‌های PDF از پیش آماده شده از برگه‌های ارزیابی برای هر پروژه و نقش. (اینها را می‌توان به صورت خودکار از صفحه مربوط به نقش و پروژه ایجاد کرد.)
• یک PDF از پیش آماده شده برای فرم بازخورد کلی که اعضایی که ارزیاب نیستند بتوانند از آن برای ارائه بازخورد به سخنرانان استفاده کنند.

جلسه

بخش 1 - آغاز

1. معمولا، تسهیل‌گر جلسه فردی است که جلسه را آغاز می‌کند، به همه خوشامد می‌گوید، و سپس مقدمه‌ای برای فردی در نقش رهبر جلسه برای آن روز ارائه می‌کند و صحنه را در اختیار او می‌گذارد.

2. رهبر جلسه به همه خوشامد می‌گوید. برخی از فعالیت‌های خوبی که رهبر جلسه می‌تواند در این بخش انجام دهد به شرح زیر هستند:

• یادآوری به همه برای خاموش کردن تلفن‌های همراهشان. برای جلسات آنلاین به غیر از این مورد، از افراد می‌خواهد که هر گونه منبع ممکنی برای ایجاد مداخله را ببندند و درب اتاقی که در آن قرار دارند را هم ببندند.
• یادآوری به همه که در زمان سخنرانی‌ها در اتاق راه نروند.
• برای جلسات آنلاین، یادآوری به همه که امنیت و رفتار به جا باید در همه زمان‌ها وجود داشته باشد. این به معنای آن است که هیچ‌کس نباید رانندگی کند با فعالیت‌های خطرناک دیگری را در زمان جلسه انجام دهد. همه باید دارای پوشش مناسب باشند و در نهایت باید دوربین‌هایشان در همه زمان‌ها روشن باشد.
• اگر مهمانی وجود دارد، باید مقدمه‌ای کلی درباره Agora Speakers International و انجمن و هدف آن، ماموریت و آنچه انجام می‌دهیم و اینکه به چه شکل انجام می‌دهیم ارائه شود.

• اگر مهمانی وجود دارد، فرصت خوبی است که هر کدام از آنها بایستند و خودشان را برای حضار معرفی کنند. معمولا رهبر جلسه می‌تواند یک سوال ساده بپرسد مثلا «چگونه با ما آشنا شدید؟» یا «چه چیزی باعث شد بیایید؟» و غیره.

بخش 2 - گروه ارزیابی

3. رهبر جلسه صحنه را به مدت 1 تا 2 دقیقه در اختیار تنظیم‌کننده زمان قرار می‌دهد که نقش خود، چرا زمان‌بندی مهم است و چگونه علامت‌های زمان‌بندی عمل می‌کنند را توضیح می‌دهد.

4. رهبر جلسه به مدت 1 تا 2 دقیقه صحنه را در اختیار زبان‌شناس قرار می‌دهد که نقش خود و مواردی که به دنبال آنها است را توضیح می‌دهد.

5. رهبر جلسه به مدت 1 تا 2 دقیقه صحنه را در اختیار شمارنده کلمات متفرقه قرار می‌دهد که نقش خود، اهمیت استفاده نکردن از کلمات اضافی، و برخی از مثال‌ها درباره آن را توضیح می‌دهد.

بخش 3 - پروژه‌ها

6. برای هر پروژه رهبر جلسه کارهای زیر را انجام می‌دهد:

• از ارزیاب سخنرانی می‌خواهد که هدف سخنرانی را توضیح دهد.
• از سخنران می‌خواهد که سخنرانی را ارائه کند.
• به مخاطبین 1 تا 2 دقیقه زمان می‌دهد تا همه بتوانند بازخوردی برای سخنران بنویسند.

7. بعد از آنکه بخش سخنرانی‌ها به پایان رسیدند، رهبر جلسه صحنه را در اختیار مسئول سوالات متدوال قرار می‌دهد که این بخش را اداره می‌کند. معمولا این بخش حدودا 15 دقیقه طول می‌کشد که در آن جواب به هر سوال 1 - 2 دقیقه طول می‌کشد.

بخش 4 - ارزیابی‌های سخنرانی

8. بعد از آنکه بخش قبلی به پایان رسید، ارزیاب سخنرانی از ارزیابان سخنرانی درخواست می‌کند که ارزیابی‌های خود را ارائه کنند که هر ارزیابی 3 تا 5 دقیقه طول می‌کشد.

9. بعد از آنکه همه ارزیابی‌های سخنرانی ارائه شدند، ارزیاب سوالات متداول صحنه را در اختیار می‌گیرد و گزارش خود را ارئه می‌کند. این ارزیابی حدود 5 تا 7 دقیقه است.

10. اختیاری. اگر انجمن دارای ارزیاب شنوایی هم است، الان زمان خوبی برای آن نقش است. 

بخش 5 - ارزیابی‌های فنی و نتیجه‌گیری

11. بعد از آنکه بخش قبلی به پایان رسید، شمارنده کلمات اضافی، زبان‌شناس، و تنظیم‌کننده زمان گزارش‌های خود را ارائه می‌کنند که 1 تا 2 دقیقه برای هر کدام است، معمولا به ترتیب معکوسی است که در آغاز جلسه روی صحنه آمدند.

12. در آخر ارزیاب جلسه ارزیابی کلی خود از جلسه و همه ارزیابان را ارائه می‌کند. این بخش معمولا 5 تا 7 دقیقه طول می‌کشد.

13. رهبر جلسه صحنه را در اختیار هر کسی قرار می‌دهد که باید اعلامیه‌هایی را ارائه کند (به خصوص متصدیان انجمن).

14. رهبر جلسه صحنه را در اختیار تسهیل‌گیر جلسه می‌گذارد که جلسه را به پایان می‌رساند.