مهمانان
انجمن‌ها فقط یک محیط دوستانه برای اعضا نیستند، بلکه باید محیطی دوستانه برای مهمانان هم باشند.
مهمانان علاقه دارند که خودشان ببینند که Agora Speakers چیست و می‌خواهند به جلسه انجمن بروند. هرکسی می‌تواند مهمانی را به انجمن دعوت کند و ممکن است حتی گاهی اوقات مهمانان به صورت غیرمنتظره بیایند اگر از کسی درباره جزئیات انجمن پرسیده باشند و تصمیم بگیرند که بیایند. ممکن است مهمانان تنها یا به همراه مهمانان دیگر بیایند.
نحوه رفتار انجمن با این مهمانان طرز فکر - صحبت کردن و نوشتن - کل سازمان است. چیزی بهتر از مراجع سخن خوب وجود ندارد. و البته برای سلامتی کل سازمان چیزی بدتر از سخن بد نیست.
به غیر از موقعیت‌های استثنایی (مثل نبود فضای کافی در مکان جلسه یا برای دلایل امنیتی دیگر)، قوانین Agora Speakers نیازمند آن هستند که همه مهمانان اجازه داشته باشند که به جلسات انجمن‌های عمومی بیایند.
همچنین مهمانان اعضای آتی هستند. در واقع تجربه نشان داده است که افرادی که مهمانانی را جلسات می‌آورند راه اصلی رشد اعضا هستند.
توجه به مهمانان
برای مهمانان به خصوص اگر تنها بیایند، جلسه انجمن می‌تواند در ابتدا محیط بسیار غریبی باشد که در آن چهره‌های جدید وجود دارند و جایی است که کسی را نمی‌شناسند و گاهی اوقات حتی نمی‌دانند موضوع چیست. ممکن است بسیاری از آنها بسیار خجالتی باشند و حتی فقط آمدن به چنین رویداد عمومی ممکن است بسیار استرس‌زا باشد.
مسئولیت هر عضو است که مطمئن شود که مهمانان احساس راحتی می‌کنند. برای مهمانان چیزی بدتر از وارد شدن به مکانی پر از «دایره‌های کوچک بسته» از دوستانی که با هم صحبت می‌کنند و فرد جدید را نادیده می‌گیرند نیست.
اگر فرد جدیدی را دیدید، به او خوشامد بگویید، او را به بقیه اعضایی معرفی کنید که می‌شناسید و مهمان را به رهبر جلسه معرفی کنید. ایده خوبی برای رهبر جلسه است که اسامی مهمانان را بنویسد.
برخی از انجمن‌ها علاقه دارند که از مهمانان بخواهند خودشان را به بقیه مخاطبین در آغاز جلسه معرفی کنند. می‌توانند این کار را از جایی که نشسته‌اند انجام دهند، نیازی نیست که به روی صحنه بروند.
در حالت ایده‌آل رهبر جلسه از قبل می‌داند که مهمانان چه کسی هستند و به همین دلیل در آغاز جلسه می‌تواند چیزی شبیه به جمله زیر را بگویید:
«قبل از آنکه ادامه دهیم، می‌خواهم از مهمانان درخواست کنم که خودشان را معرفی کنند و به ما بگویند که چطور ما را پیدا کردند و از جلسه چه انتظاری دارند. ابتدا، جان را داریم. جان می‌توانید لطفا چیزی درباره خودتان به ما بگویید؟ چگونه ما را پیدا کردید؟»
با این حال در بسیاری از موارد رهبر جلسه از اینکه چه کسی مهمان است و چه کسی مهمان نیست آگاه نخواهد بود. در این حالت، از مهمانان بخواهید که دستان خود را بلند کنند و سپس به صورت نوبتی از آنها بخواهید که خودشان را معرفی کنند:
«آیا امروز مهمانی داریم؟ لطفا دستان خود را بلند کنید اگر اولین بار است که در جلسه شرکت می‌کنید. متشکرم! قبل از آنکه ادامه دهیم، می‌خواهم از مهمانان درخواست کنم که خودشان را معرفی کنند و به ما بگویند که چطور ما را پیدا کردند و از جلسه چه انتظاری دارند. (به فردی اشاره کنید) اجازه دهید از آنجا شروع کنیم. می‌توانید لطفا چیزی درباره خودتان و اینکه چگونه ما را پیدا کردید به ما بگویید؟»
بخش‌هایی از جلسه هستند - مثل سخنرانی‌ها/ سوالات متداول - که می‌توانند مساله مهمی برای مهمانان خجالتی باشند یا ترس از صحنه شدیدی داشته باشند. بر عهده هر انجمن است که تصمیم بگیرد آیا می‌خواهد که مهمانان در این بخش‌ها مشارکت کنند. در هر حالت، اگر اینطور باشد، هرگز مهمانی را اجبار نکنید که صحبت کند اگر خجالتی یا عصبی هستند.
در پایان هر جلسه ایده خوبی است که از مهمانان بپرسید آیا می‌خواهند نظرات خود را به اشتراک بگذارند. نظر مهمان همیشه بازخورد بسیار تازه‌ای است.
زمانی که جلسه به پایان رسید، نایب رئیس بخش عضویت باید با مهمانان صحبت کند و به طور واضح از مهمانان بپرسد که آیا از جلسه راضی بودند و آیا می‌خواهند عضو شوند. بسیاری از فرصت‌های عضویت جدید از دست می‌روند زیرا اعضای انجمن این آخرین مرحله کوچک برای درخواست عضو شدن از مهمانان را انجام نمی‌دهند. اگر هنوز آماده عضو شدن نباشند، کار خوبی است که دفتری برای مهمانان داشته باشید که در آن مهمانان می‌توانند اسامی خود و اطلاعات تماس خود را بنویسند تا از جلسات جدید یا پیشرفت‌های جدید در انجمن مطلع شوند. توجه کنید که اطلاعات شخصی به دست آمده از مهمانان به این شکل نباید برای اهداف دیگر استفاده شود یا خارج از انجمن به اشتراک گذاشته شود. همچنین بسیاری از کشورها قوانین مراقبت از داده خاصی دارند که مسئولیت انجمن است که با آنها سازگار شود.
درخواست برای عضویت باید همیشه مودبانه باشد و هرگز نباید طوری انجام شود که مهمان را تحت فشار بگذارد یا باعث شود که مهمان احساس ناراحتی کند.
بسته‌های مهمان
پیشنهاد می‌شود که انجمن‌ها «بسته مهمان» داشته باشند که شامل اطلاعات چاپ شده انجمن و Agora است. بسته مهمان می‌تواند شامل به عنوان مثال:
- معرفی Agora Speakers International و ماموریت و اهداف آن باشد.
- اساسنامه و قوانین انجمن باشد.
- توضیحی از ساختار جلسه و نقش‌های جلسه باشد
- یک دستور کار ساده
- سه پروژه اول
- فرم عضویت انجمن با جزئیات دقیق درباره شهریه‌های انجمن و Agora
- برخی از نکات درباره سخنرانی در جمع
- سوزن، برچسب، یا هر وسیله مورد نیاز دیگر
- کارتی با همه اطلاعات تماس رئیس‌های انجمن و اطلاعات مربوط به آنها
- کارت‌های تجاری انجمن با اطلاعات انجمن و برنامه جلسه.
بسته‌های مهمان را می‌توان در آغاز هر جلسه توسط VPM (یا عضوی که منصوب کرده است) به همه مهمانان داد.