این دستور جلسه پایه برای انجمن‌هایی است که تازه ثبت شده‌اند و در آن اعضا هیچ تجربه قبلی درباره Agora ندارند. باید تا زمانی استفاده شود که انجمن با همه نقش‌های موجود در آن احساس راحتی کند. زمانی که همه اعضا دارای درک خوبی از نحوه عملکرد آن شدند و نایب رئیس بخش آموزش اتخاب شد، می‌توانند اضافه کردن فعالیت‌های جدید را آغاز کنند.
این دستور کار حتی برای اولین جلسه هم مناسب است و نیازمند حداقل تعداد افراد برای اجرا است در حالی که در عین حال بسیار آموزشی و مفرح است. از میان همه فعالیت‌های ممکن برای جلسه، دارای مجموعه پایه‌ای از آنها است:
دستور کار
دستور کار پایه نیازمند حداقل 8 نفر است و دارای نقش‌های زیر است:
- یک رهبر جلسه.
- سخنرانی که اولین پروژه سخنرانی را انجام می‌دهد. «صحبت درباره مواردی که دوست دارید» (پروژه شماره 2 از مسیر آموزشی پایه)
- فردی که فعالیت «فکر روز» را بر عهده دارد.
- یک تنظیم‌کننده زمان.
- یک زبان‌شناس. او باید به عنوان شمارنده کلمات اضافی هم عمل کند.
- یک ارزیاب سخنرانی برای ارزیابی سخنران. ارزیاب سخنران باید این مقاله را درباره اینکه ارزیابی‌ها و خود پروژه سخنرانی تا چه حد موثر هستند را هم بخواند که شامل ارزیابی برگه و شرایط است.
- مسئول سوالات متداول.
- ارزیاب جلسه.
افراد باید برای نقش‌های مختلف داوطلب شوند، یا می‌توان این نقش‌ها را به صورت تصادفی تخصیص داد اگر موافقتی وجود نداشته باشد.
زمانی که تخصیص داده شد، همه باید خودشان را با آنچه آن نقش نیاز دارد سازگار کنند که با خواندن موارد مربوطه است.
اگر بیش از 8 فرد وجود دارند، می‌توانید نقش‌های «فکر روز» بیشتر یا سخنرانی‌ها و ارزیابی‌های دیگری را اضافه کنید.
موارد مورد نیاز - جلسات حضوری
برای انجام جلسه با این فرمت نیاز به موارد زیر دارید:
- دستور کاری با بخش‌ها و افرادی که هر یک از این بخش‌ها را بر عهده دارند. در اینجا یک نمونه وورد داریم که می‌توانید آن را تغییر دهید. در اینجا نیازی به پر کردن نقش‌های متصدی نیست.
- یک کرونومتر یا تلفن با ابزار زمان‌سنجی به عنوان کرونومتر.
- مجموعه‌ای از علامت‌های قرمز، سبز، زرد (می‌تواند سه برگه رنگی باشد) برای استفاده به عنوان علامت زمان‌بندی.
- یک برگه کاغذ برای گزارش تنظیم‌کننده زمان. می‌توانید از این فایل نمونه استفاده کنید.
- برگه‌ای برای گزارش زبان‌شناس. می‌توانید از این فایل نمونه استفاده کنید.
- فرم‌های ارزیابی کلی. برای هر نفر در هر سخنرانی به یک فرم نیاز دارید. به همین دلیل به عنوان مثال اگر دو نفر را برای انجام پروژه‌های سخنرانی دارید و 10 شرکت‌کننده دارید، به 20 فرم نیاز دارید. در اینجا نمونه ساده (پاورپوینت) و نمونه مفصل‌تری (فتوشاپ) وجود دارند. می‌توانید هر دو آنها را با اطلاعات انجمن خود تغییر دهید. اگر پاورپوینت یا زمانی برای تغییر ندارید به سادگی می‌توانید از این فایل PDF استفاده کنید.
- برگه ارزیابی برای هر پروژه سخنرانی. برگه‌های ارزیابی در انتهای هر پروژه قرار دارند، به همین دلیل برای «صحبت درباره مواردی که دوست دارید» به انتهای صفحه بروید تا آن را بیابید.
- زبان‌شناس باید برگه کاغذی با کلمه روز انتخابی خود را آماده سازد. این کلمه باید با حروف بزرگ نوشته شود تا همه بتوانند آن را ببینند.
- خودکار برای همه.
موارد مورد نیاز - جلسات آنلاین
اگر جلسه آنلاین است، کار کمتری باید انجام دهید زیر اکثر موارد به صورت آنلاین در دسترس هستند و فقط ابزار سازنده ما می‌تواند آنها را ایجاد کند.
مهم‌ترین جنبه جلسه آنلاین این است که مطمئن شوید که:
- ارزیابان می‌دانند از کجا برگه ارزیابی را برای پروژه مربوطه بیابند. (اینها در پایان هر پروژه، نقش، یا فعالیت قرار دارند)
- تنظیم‌کننده زمان باید تصمیم بگیرد که چطور زمان را نشان دهد. دوباره می‌توانید از ابزار سازنده برای ایجاد پس‌زمینه‌های زوم با رنگ‌های مناسب مختلف استفاده کنید.
متاسفانه حمله به زوم یا هک کردن جلسه تبدیل به مسئله مهمی شده است. معمولا تسهیل‌گر جلسه مسئول مطمئن شدن از این مساله است که افرادی که جلسه را مختل می‌کنند بلافاصله از آن حذف می‌شوند. اگر هیچ تسهیل‌گر جلسه‌ای ندارید، می‌توانید از هر عضوی که به او اعتماد دارید بخواهید که این نقش را ایفا کند. وضعیت هر چه باشد، مطمئن شوید که دارای روش آماده‌ای برای مقابله با مختل‌کنندگان هستید به جای آنکه فقط بر یک نقطه متمرکز شوید.