همه جلسات انجمن Agora Speakers International ساختاربندی شده‌اند، یعنی اکثرا دارای یک جریان مشابه هستند و شامل نقش‌های مشابه هستند تا بتوان مطمئن شد که تجربه یک‌دستی برای اعضا وجود دارد بدون توجه به آنکه از کدام انجمن بازدید می‌کنند و به دلیل آنکه این فرمت امتحان شده است و مشخص شده است که عملی است. با این حال، انجمن‌ها آزاد هستند خلاقیت داشته باشند، نقش‌های دیگری را اضافه کنند و ترتیب آنها را تغییر دهند و غیره. بخش‌های مربوط به جلسات انجمن را برای شرح دقیق چگونگی فرآیند جلسه بررسی کنید.
چگونه تصمیم گرفته می‌شود که چه کسی کدام نقش را داشته باشد؟
هر عضو می‌تواند هر نقشی که می‌خواهد را داشته باشد، و Agora Speakers محدودیت‌ها یا شرایطی برای این موارد قرار نمی‌دهد. پیشنهاد کلی این است که اعضا برای نقش‌هایی که برای جلسات بعدی می‌خواهند به صورت داوطلبانه ثبت نام کنند، تا زمانی که رایگان باشد.
با این حال انجمن‌ها آزاد هستند که درباره شرایط مورد نظر برای نقش‌ها تصمیم بگیرند. رایج‌ترین محدودیتی که می‌توان یافت این است که شرطی برای این مساله قرار داده شود که چه کسی قرار است پروژه‌های سخنرانی را انجام دهد که این نقش هم باید قبل از جلسه در میان نقش‌های دیگر به صورت داوطلبانه انتخاب شود.
پیشنهاد نمی‌شود که نقش‌ها در جلسات متوالی تکرار شوند تا بتوان به همه این فرصت را داد که در همه نقش‌ها قرار گیرند و چالش‌های منحصر به فردی که هر نقش دارد را تجربه کنند. علاوه بر آن چیزی خسته‌کننده‌تر از انجمنی نیست که در آن زبان‌شناس، تنظیم‌کننده زمان، یا رهبر جلسه همیشه یک فرد ثابت هستند.
اگر فردی حاضر نشود چه اتفاقی می‌افتد؟
خیلی دور از ذهن نیست که فردی که نقشی را بر عهده گرفته است در یک جلسه حاضر نشود.
اگر شما فردی هستید که نمی‌تواند در جلسه حاضر شود، پیشنهاد می‌شود که با برخی از اعضایی صحبت کنید که شرکت می‌کنند و از آنها بپرسید که آیا می‌توانند جای شما را بگیرند. اگر فردی را نمی‌شناسید با نایب رئیس بخش آموزش یا رهبر جلسه برای آن جلسه صحبت کنید تا به آنها اطلاع دهید که نمی‌توانید به جلسه بروید.
در یک جلسه، اگر فردی که دارای نقشی است بدون اطلاع قبلی حاضر نشود، به طور کلی وظیفه رهبر جلسه است که جایگزینی برای او بیابد.
با این حال، لطفا توجه کنید که برخی از نقش‌ها نمی‌توانند (و نباید) اطلاح شوند، مثل:
- سخنران آماده
- رهبر سخنرانی‌نویسی
- سخنران بخش امروز سفر می‌کنیم به....
- رهبر کارگاه عملی
- فرد مربوط به بخش آتشبار
نقش‌هایی مثل نقش‌های بالا نیازمند آمادگی قابل توجه و تحقیق هستند نمی‌توانند در لحظه انجام شوند. تنها در صورتی که شرایط مناسبی وجود داشته باشد که در آن عضو از قبل یکی از این نقش‌ها را اخیرا در انجمنی دیگر داشته باشد و هنوز همه چیز را آماده در ذهن داشته باشد، بهتر است که به سادگی آن بخش را از دستور کار جلسه حذف کنید.
همیشه ایده خوبی است که چند فعالیت به عنوان ذخیره داشته باشید تا در صورتی که خلائی در دستور کار به دلیل نقش قابل توجه فردی که حاضر نشده است ایجاد شد از آن استفاده کنید.
فعالیت‌هایی که به سادگی می‌توانند بازسازی شوند شامل موارد زیر هستند:
- سوالات متداول
- بازی‌هایی برای بهبود زبان
- بخش مکالمه‌ها