به غیر از انجمن‌های مشارکتی، که از قوانین حسابداری سازمان میزبان پیروی می‌کنند، همه انواع دیگر انجمن‌هایی که هر نوع بودجه مالی را مدیریت می‌کنند (بدون توجه به اینکه این مبلغ از شهریه یا منابع دیگر حاصل می‌شود) باید خزانه‌دار یا مسئول دفترداری پایه را داشته باشند.

خزانه‌دار باید کاملا در راستای قوانین بخش مالی انجمن باشد و دارای وظایف زیر است:

نگهبان بودجه مالی انجمن

به عنوان خزانه‌دار شما نگهبان بودجه مالی انجمن هستید. هزینه نمی‌تواند بدون تایید رئیس و خزانه‌دار رخ دهد. شما باید دارای حق مخالفت برای مخارجی باشید که صادقانه باور دارید مخالف آنچه هستند که اعضا با توجه به بودجه کلی یا قوانین بخش مالی به آن رای داده‌اند.
 

دفترداری و گزارش‌دهی مالی

دومین مسئولیت خزانه‌دار داشتن دفترداری مناسب برای همه فعالیت‌های مالی است. دو مورد وجود دارند که باید با آنها سازگار باشید:

• اخبار محلی.
   
• شرایط گزارش‌دهی دفترداری موسسه.

معمولا دومین بخش ساده‌ترین است زیرا شرایط گزارش‌دهی نسبتا ساده هستند و نیازمند هیچ ابزار خاصی نیستند. علاوه بر آن می‌توانید از ابزار آنلاینی استفاده کنید که ما برای گزارش‌دهی فراهم کرده‌ایم.

در حالت ایده‌آل همه دفترداری‌ها باید زمانی انجام شوند که پرداخت انجام شده است یا دریافت شده است تا همه اعضای علاقه‌مند بتوانند وضعیت مالی انجمن را ببینند. با این حال اگر ثابت شود که این کار به دلایلی ممکن نیست، باید مطمئن شوید که اطلاعات کلی و جزئی را حداقل یک بار در هر شش ماه ارائه می‌کنید.

مسئولیت‌های دیگر:

در آخر به عنوان خزانه‌دار دارای مسئولیت‌های زیر هم هستید:

• به سوالات مالی اعضا و مهمانان پاسخ دهید. البته، اعضا نیازمند اطلاعات بیشتری نسبت به مهمانان هستند.
• شهریه‌های انجمن و منابع دیگر مالی را در یک حساب گردآوری کنید.
• مخارج تاییدشده مسئولان را باز گردانید.
• با خزانه‌دار انجمن‌های دیگر در تماس باشید تا از تطابق با قوانین مالی در زمانی مطمئن شوید که رویدادهایی مثل همایش‌ها یا رقابت‌ها به پول نیاز دارند.
• مخارجی را کنترل و محقق کنید که توسط رئیس برای خرید کالا و خدمات تایید شده است.