به عنوان نایب رئیس عضویت دارای دو مسیر کاری اصلی هستید:
- مطمئن شوید که از اعضای انجمن مراقبت لازم به عمل می‌آید.
- اطمینان یافتن از رشد انجمن.
مسئولیت‌های اصلی شما به شرح زیر هستند.
افزایش عضویت
این کار به همراه نایب رئیس بازاریابی و مدیر انجمن انجام می‌شود (اگر وجود داشته باشد).
با وجود آنکه به فعالیت‌های آنها متکی هستید، چند کار وجود دارد که می‌توانید خودتان انجام دهید:
- «دوستی بیاورید» - جلسات «دوستی بیاورید» را براساس فعالیت‌های آنها برنامه‌ریزی کنید که در آن هر شرکت‌کننده دوستی را همراه خود می‌آورد که ممکن است به انجمن علاقه‌مند باشد.
- رقابت‌های ایجاد عضویت در میان اعضای انجمن و دادن جوایز به افرادی که بیشترین مهمانان و بازدیدکنندگان را می‌آورند.
- جلسات «آزاد» برای عموم مردم و کمپین‌های ایجاد عضویت دیگر را برنامه‌ریزی کنید.
- در رویدادهای انجمن‌های دیگر شرکت کنید که مرتبط با سخنرانی و رهبری در جمع هستند و درباره Agora و انجمن خود صحبت کنید - رویدادهایی را در سایت‌هایی مثل Meetup.com, Internations, Airbnb, Couchsurfing, و غیره بیابید.
- بحث‌های عمومی را تبلیغ و برگزار کنید که در ارتباط با موضوعات داغ روز هستند (به همراه VP آموزش)
اگر انجمن، VP بازاریابی ندارد، در اینصورت مسئولیت‌های این نقش بر عهده خودتان خواهد بود.
فعالیت‌های مشترک را برنامه‌ریزی کنید.
در عین حال که جلسات Agora باید هدف تحصیلی خاص و سازمان عمومی را دنبال کنند، این مساله به معنای آن نیست که اینها تنها مواردی هستند که می‌توانند سازمان‌دهی کنند.
اینها برخی از ایده‌های دیگر برای تقویت جنبه اجتماعی انجمن هستند.
- سفرها و بازدیدها
- مهمانی‌هایی به مناسب تعطیلی‌های مختلف
- همایش‌های «سخنرانی جمعی»، احتمالا با سخنرانان مهمان خاصی که شرکت می‌کنند
- شب‌های موضوعی
- پروژه‌های انجمن
از آنجایی که این فعالیت‌ها در نقش شما به عنوان VPM و با استفاده از فرآیند عضویت در انجمن سازمان‌دهی می‌شوند، آنها نباید در فعالیت‌هایی در تضاد با اصول اصلی یا قوانین موسسه مشارکت داشته باشند. به عنوان مثال، سازمان‌دهی برنامه‌ای برای اعضا برای بررسی بخش موضوعی یا علم ساختگی برای سخنرانی‌های حامیانه برای حقوق بشر مجاز نیستند.
وقتی این رویدادها را سازمان‌دهی می‌کنید، مطمئن شوید که بنر انجمن را به همراه دارید تا به VP بازاریابی کمک کنید موارد دیگری ایجاد کند:
مطمئن شوید که به مهمانان به خوبی رسیدگی می‌شود و رفتار مناسبی با آنها وجود دارد
به عنوان یک VPM، یکی از وظایف اصلی شما این است که مطمئن شوید که مهمانان و بازدیدکنندگان جلسات Agora احساس می‌کنند از آنها استقبال شده است، پشتیبانی شده است، و می‌خواهند ملحق شوند. این مساله مهم است و بخش جداگانه‌ای به رفتار مناسب با مهمانان اختصاص داده شده است.
اگر نمی‌توانید شخصا به مهمانان رسیدگی کنید، مطمئن شوید که به طور مشخص این وظیفه را به فردی محول کرده‌اید که قادر است این کار را در غیاب شما انجام دهد.
همیشه از مهمانان دعوت کنید که در انجمن ثبت نام کنند، یا حداقل در لیست ارسال قرار گیرند.
هرگز خیلی اصرار نکنید - همه باید در مسیر ذهنی خود برای تصمیم‌گیری قرار گیرند. اگر به اصرار ادامه دهید، ممکن است نتیجه مخربی داشته باشد.
مطمئن شوید که به آنها می‌گویید که آنها آزاد هستند هر چند بار که می‌خواهند بیایند، و در عین حال اگر عضو شوند از مزایای کامل استفاده می‌کنند (مثلا قادر هستند به موارد آموزشی کامل یا ارائه سخنرانی‌های کامل دسترسی یابند).
در هر جلسه، مطمئن شوید که بسته‌های خوشامدگویی به مهمان به اندازه کافی دارید. همچنین آماده باشید که به هر سوالی که ممکن است بعد از جلسه بیاید پاسخ دهید و اگر در هر بخشی از فرآیند ثبت نام سردرگم هستند به آنها کمک کنید.
معمولا بهتر است که بر مزایای انجمن تمرکز کنید و همچنین بر همه مهارت‌هایی که افراد می‌آموزند و تماس‌هایی که برقرار می‌کنند به جای اصرار بر اینکه انجمن آزاد است یا ارزان است تمرکز کنید.
افراد بسیاری وجود دارند که «رایگان» را با «کیفیت بد» مرتبط می‌کنند. همچنین اغلب مواقع افراد نمی‌توانند باور کنند که چیزی واقعا رایگان یا ارزان است و فکر می‌کنند نوعی تله یا نیت شیطانی در جایی وجود دارد - مشابه همان گفته رایج است که «اگر برای محصولی پولی نپردازی، در اینصورت خودت محصول هستی».
اگر با این مساله رو به رو شدید یا حس کردید می‌تواند مشکلی باشد، نمونه‌های بسیار خوبی دارید تا بحث متقابل قوی ایجاد کنید:
- ویکیپدیا بهترین دایره‌المعارف روی زمین است و رایگان است.
- موزیلا فایرفاکس یکی از بهترین مرورگرها است و رایگان است.
- لینوکس قدرتمندترین سیستم عامل است و رایگان است.
- برترین دانشگاه‌های جهان - MIT، استنفورد و غیره بسیاری از دوره‌های خود را رایگان منتشر می‌سازند (دوره آزاد MIT، دوره‌های رایگان استنفورد و غیره).
- سایت‌های آموزشی برتر مثل Coursera یا Khan Academy.
- موسسه نرم‌افزاری Apache هزاران محصول با منبع آزاد با کیفیت بالا را ایجاد کرده است که رایگان هستند و برخی از بهترین شرکت‌ها در جهان را قدرتمند ساخته است.
- و هزاران برنامه دیگر با منبع باز و کاملا رایگان وجود دارند - از ویرایش فیلم تا بازی‌ها.
ایده اصلی در اینجا این است که مواردی وجود دارند که رایگان هستند زیرا آنها نتیجه علاقه و اشتیاق افراد بسیاری هستند، نه الزاما به دلیل آنکه از نیت شیطانی کسی آمده است.
لیستی از مهمانان داشته باشید و همیشه آن را پیگیری کنید.
یکی از بزرگترین فرصت‌های از دست رفته این است که اطلاعات تماس مهمانان را نگیرید یا بعد از آن پیگیری نکنید.
همه بلافاصله بعد از اولین جلسه آماده ثبت نام نیستند. برخی از افراد نیازمند یادآوری‌های ملایم و فشار ملایم هستند.
از مهمنان نام و ایمیل آنها را در آغاز جلسه بپرسید به جای آنکه تا آخر جلسه منتظر بمانید. در غیر اینصورت ممکن است آنهایی که زود یا با عجله مکان را ترک می‌کنند را از دست بدهید.
همچنین سعی نکنید اطلاعاتی بیشتر از نام و ایمیل را دریافت کنید و احتمالا اینکه درباره Agora از چه طریق مطلع شده‌اند. هر اطلاعات اضافی که درخواست کنید احتمال اینکه با مقاومت رو به رو شوید را افزایش می‌دهد.
زمانی که اطلاعات مربوط به مهمانان را دارید، مطمئن شوید که آنها را از جلسات جدید آگاه می‌سازید. به آنها اصرار نکنید که به انجمن ملحق شوند - کانال ارتباطی آزاد با آنها با فرستادن دعوت‌نامه‌های جلسات و مقاله‌های جالب ایجاد کنید.
مراقبت از اعضا
همچنین برای VPM به مراتب اتفاق می‌افتد که بیش از حد روی جذب اعضای جدید تمرکز کند و فراموش کند که از اعضای موجود مراقبت کند. این کار هرگز عاقبت خوشی ندارد.
- مرتب با VPE صحبت کنید تا مطمئن شوید که اعضا در راستای مسیر آموزشی پیشرفت می‌کنند. اگر فردی اینگونه نیست، ممکن است دارای مشکلاتی باشد که باید بررسی شوند.
- سعی کنید به صورت دوره‌ای با همه اعضا به صورت خصوصی صحبت کنید تا از آنها بپرسید که چه احساسی دارند، آیا انجمن نیازهای آنها را برآورده می‌کند، آیا شخصا و از نظر حرفه‌ای در حال رشد هستند، و آیا مساله‌ای وجود دارد که بخواهند مورد نظر قرار دهند.
- کارگاه‌های عملی را در انجمن داخلی و موضوعات Agora برنامه‌ریزی کنید، توضیح دهید Agora چگونه عمل می‌کند، نقش‌های مختلف چه هستند، چگونه اعضا می‌توانند حداکثر استفاده را از انجمن ببرند و غیره.