கிளப் செயலாளர் என்பவர் கிளப் கோப்புகள் அனைத்தையும் பராமரிப்பதற்கும், கிளப்பில் நடக்கும் செயற்குழு சந்திப்புகளின் முக்கிய குறிப்புகளை தயார் செய்வதற்கும் பொறுப்பானவர் ஆவார்.

கிளப்பில் நடக்கும் செயற்குழு சந்திப்புகள்

ஒரு செயலாளராக, கிளப்பில் நடக்கும் செயற்குழு சந்திப்புகளின் நிகழ்ச்சி நிரலைத் தயார் செய்வதற்கும், சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்வதற்கும், விவரங்களை அனைத்து அலுவலர்களுக்கும் முன்கூட்டியே அறிவிப்பதற்கும் நீங்களே பொறுப்பாவீர்கள். விவரங்கள் மற்றும் நேரங்களுக்கு, கிளப் அலுவலர்கள் என்னும் பிரிவைப் பார்வையிடவும்.

சந்திப்பின் முக்கிய குறிப்புகள்

செயலாளரின் முக்கிய பணிகளில் ஒன்று சந்திப்பின் போது விவாதிக்கப்பட்ட முக்கிய விஷயங்களின் குறிப்பை அல்லது பதிவை துல்லியமாக தயார் செய்து வைத்திருப்பது.

சந்திப்பின் முக்கிய குறிப்புகள் அல்லது பதிவுகள் என்பது கிளப்பின் காலம் முழுவதும் பராமரிக்கப்படும் ஒரு அடிப்படை புத்தகமாகும், இது நிர்வாகக் குழுவின் அனைத்து முக்கியமான சந்திப்புகள், அதில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், வாக்களிப்பின் முடிவுகள், பரிசீலனைகள் மற்றும் விவாதங்கள் போன்றவற்றை பதிவு செய்கிறது. 

சந்திப்பின் முக்கிய குறிப்புகள் கிளப்பின் திறன்களைப் பொறுத்து கிளப் அலுவலகத்திலோ அல்லது மின்னணு வாயிலாகவோ பராமரிக்கப்படலாம். அவற்றை எங்கு வைத்திருக்க வேண்டும் என்ற முடிவு ஒவ்வொரு கிளப்பின் நிர்வாகக் குழுவிடம் உள்ளது.

சிறந்த முக்கிய குறிப்புகளில் என்றால் அவற்றில் ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் பின்வரும் விஷயங்கள் இடம்பெற வேண்டும்:

• சந்திப்பு நடைபெறும் இடத்தின் பெயர், அமைவிடம் மற்றும் நேரம்
• சந்திப்பின் தொடக்க நிகழ்ச்சி நிரல்
• பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல்
• சந்திப்பின் போது விவாதிக்கப்படும் ஒவ்வொரு விஷயத்திற்கும் (அது ஆரம்பத்தில் நிகழ்ச்சி நிரலில் இடம் பெற்றிருந்தாலும், இல்லாவிட்டாலும்):
  • விஷயத்தை அல்லது விவாதத்தின் சூழலை முன்வைக்கிற உறுப்பினரின் ஆரம்ப கண்ணோட்டத்தின் சுருக்கம்.
  • பிற பங்கேற்பாளர்கள் கொண்டிருக்கும் கண்ணோட்டங்களின் சுருக்கம் (விவாதத்தில் தலையிட்டவர்கள் பற்றியது மட்டுமே).
  • எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், கருத்தில் கொள்ளப்பட்ட மாற்று யோசனைகள் மற்றும் இந்த முடிவு எடுக்கப்பட்டதற்கான காரண விளக்கம். உதாரணமாக, "சந்திப்பு நடைபெறும் இடத்தை X என்னும் புதிய இடத்திற்கு மாற்ற முடிவு செய்யப்பட்டது" என்று மட்டும் சொல்லாதீர்கள். அதற்கு பதிலாக, "எங்கள் தற்போதைய சந்திப்பு இடத்தை ஒரு மாதத்தில் மூடிவிருப்பதால், நாங்கள் கிளப்பின் சந்திப்பு நடைபெறும் இடத்தை மாற்ற வேண்டும். எக்ஸ், ஒய் மற்றும் இசட் ஆகிய இடங்களை நாங்கள் கருத்தில் கொண்டோம். Y என்ற இடத்திற்கு அதன் முதலாளி ஒரு மணி நேரத்திற்கு $25 என்று கோரிய விலை மிகவும் அதிகமாக இருப்பதால் அந்த இடம் நிராகரிக்கப்பட்டது, மேலும் Z என்ற இடத்தில் மோசமான நாற்காலி மற்றும் பயங்கரமான ஒலியியல் பிரச்சினைகள் போன்ற சில தீவிரமான சிக்கல்கள் இருந்தன. எனவே, 6-0 என்ற வாக்கெடுப்பு மூலம், எக்ஸ் என்ற இடம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டது ", என்று கூறினால் சிறப்பாக இருக்கும்.
  • வாக்களிப்பு எண்ணிக்கை.
• அடுத்த சந்திப்பு நடைபெறும் இடத்தின் பெயர், அமைவிடம் மற்றும் நேரம்
• விவாதம் செய்த விஷயங்களை ஆதரிப்பதற்காக அமர்வில் பயன்படுத்தப்பட்ட ஏதேனும் இணைப்புகள் அல்லது ஆவணங்கள்

கிளப்பின் பிற கோப்புகள்

செயலாளரின் மற்றொரு பணி என்னவென்றால், கிளப்பின் அனைத்து கோப்புகளையும் பராமரிப்பதுடன், அவை முறையாகப் பாதுகாக்கப்படுவதை உறுதிசெய்து, அவை தொலைந்து விடாமல் தடுக்க பொருத்தமான காப்புப்பிரதியைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.

கிளப் கோப்புகளில் பின்வருவன அடங்கும்:

• கிளப் சாசனம் மற்றும் துணை விதிகள்.
• விருந்தினர் புத்தகங்கள்.
• உறுப்பினர்கள் சொற்பொழிவாற்றும் அல்லது தலைமைத்துவ வாய்ப்புகளைக் கொண்டிருக்கும் ஒத்துழைக்கும் நிறுவனங்கள், நிகழ்ச்சிகள் அல்லது வளாகங்களின் பட்டியல்கள்.
• உறுப்பினருரிமை பட்டியல்.
• அலுவலர் சந்திப்பின் நிகழ்ச்சி நிரல்கள் மற்றும் முக்கிய குறிப்புகள்.
• உறுப்பினர் அல்லது விருந்தினர் குறித்த புகார்கள் மற்றும் அவற்றுக்கான தீர்வுகள்.
• ஒழுங்கு நடைமுறைகள்.
• கிளப் ஒப்பந்தங்கள் அல்லது பிற நிறுவனங்களுடன் (ஊடகங்கள், பிற கிளப்புகள் அல்லது பிற பொது சொற்பொழிவாற்றும் நிறுவனங்கள்) கிளப் கொண்டிருக்கும் ஒப்பந்தங்கள்.
• வேறு ஏதேனும் கோப்புகள்.

நிபந்தனைகள் உடைய கோப்புகள்

கிளப்பின் பெரும்பாலான ஆவணங்கள் அனைத்து உறுப்பினர்களுக்கும் அணுகக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும் என்றாலும், சில முக்கியமான கோப்புகள் உள்ளன, அவற்றை கிளப் தனிப்பட்டதாக வைத்திருந்து, தணிக்கை நோக்கங்களுக்கு அல்லது பாதிக்கப்பட்ட மக்களுக்கு மட்டுமே வழங்க வேண்டும். அவை பின்வருமாறு:

கிளப் தணிக்கையாளர்கள்

உலகெங்கிலும் உள்ள அனைத்து Agora கிளப்களும் முறையாகவும் சீராகவும் செயல்படுவதை உறுதி செய்வதற்காக, Agora Speakers International ஃபவுண்டேஷன் ("Agora தணிக்கையாளர்கள்") உடைய அலுவலர்கள் மற்றும் உறுப்பினர்கள் ஏதேனும் கிளப் கோப்புகளின் நகலை வழங்கிடுமாறு கிளப்பிடம் கோரலாம்.

அத்தகைய நகல்களுக்கான கோரிக்கைகள் கிளப்பின் தொடர்பு முகவரிகள் மற்றும்/அல்லது செயலாளர் அல்லது பிற கிளப் அலுவலர்களின் பதிவு செய்யப்பட்ட மின்னஞ்சல் முகவரிகளுக்கு மின்னணு முறையில் அனுப்பப்படும். கோரப்பட்ட அனைத்து கிளப் ஆவணங்களும் கோரிக்கை பெற்ற நாளிலிருந்து இரண்டு வாரங்களுக்குள் (14 காலண்டர் நாட்கள்) மின்னணு முறையில் அனுப்பி வைக்கப்பட வேண்டும்.