Kulüp memurları kimlerdir?

Yönetim ve liderlik genelde işler tıkırındayken herkesin görmezden geldiği ancak yokluğunda her şeyin paramparça olmasına yol açan görünmez bir öge gibidir.

Başarılı bir kulüp işletmek bolca vakit ve dikkatlice planlanmış bir takım çalışması gerektirir. Böylelikle her şeyin zamanında ve düzenli olması, eğitsel bir amacının bulunması, kısa olması ve zaman harcamaması, üyelerin gelişip büyümesi, kulübün geniş Agora topluluğundan faydalanması vb. mümkün olur. Bu, her biri farklı sorumluluklara sahip "memur rolleri" arasında paylaştırılması gereken büyük bir yük demektir.

Kulüp memurları hem liderdir hem de yönetici. Bu ikisinin çok farklı konseptler olduğunun farkına varmak gerekir. Liderlik, vizyon gerektirir. Yani bir şeyleri nereye götürmek istediğinize dair net bir fikir, strateji, büyük resmi görebilme, vizyonunuzu üyelerle paylaşma, onlara ilham verme ve amaca ulaşmak için onları harekete geçirme gibi. Yönetim ise bu vizyonu belirli bir eylem planına dönüştürüp bir zaman aralığı içinde icra etmek demektir.

Kulüp Memurları herkes için sorunsuz bir deneyimi garantilemek amacıyla kulübün işleyişinden sorumludur. Tüm Memur rolleri gönüllü pozisyonlardır ve işin aslı, küçük bir topluluğun liderliği konusunda alıştırma yapmak için kusursuz bir fırsattır.

İşletmelerden ve kurumlardan farklı olarak, Agora Speakers gibi kâr amacı gütmeyen bir organizasyonda üyelere bir şey yapmaları için baskı uygulanamaz. Her şey gönüllülük esasına dayalıdır ve bir memurun en fazla yapabileceği, kibarca rica etmek ve açıklamaktır. Kâr amacı gütmeyen bir topluluğun liderliğini yapmak bir işletmeye liderlik yapmaktan çok daha zordur çünkü memurların hiçbir işletmede olmadığı kadar insanlarla ve motivasyonla alakalı becerilerini kullanmaları gerekir.

Memur Rollerinin Temel Karakteristikleri

Her kulüpte (genellikle yasal sebeplerden ötürü) gerekli olan bir dizi memur rolünün yanı sıra bazı isteğe bağlı ama tavsiye edilen roller bulunur.

Bunun tersi de geçerlidir: Bir rol -Başkanlık hariç- iş yükü fazlaysa birden çok kişiye bölüştürülebilir. Çok büyük bir kulüpte iki adet Eğitimden Sorumlu Başkan Yardımcısı olabilir. Bu durumda bir rolü paylaşan her kişi arasında açık seçik bir sorumluluk paylaşımı olması önerilir.

Belirli memur rollerine ek olarak, bir kulüp ek memur rolleri belirleyebilir. Örneğin "Etkinlik Organizatörü" (özel etkinlikler ya da partiler için) veya "Blog yazarı" vb. 

• Tüm memur rolleri gönüllüdür. Hiçbir üye, memur olmaya zorlanamaz. Hiçbir kulüp, herhangi bir eğitim etkinliğine katılımı, memur olarak görev yapma ya da herhangi bir memurun görevlerini yerine getirme şartıyla kısıtlayamaz.
• Memur rolleri 6 ay ya da 1 yıl gibi kısıtlı bir süresi vardır.
• Tüm memurların, görev sürelerinin tümü boyunca kulübün etkin birer üyesi olması şarttır. "Etkin" sözcüğüne dikkat edin çünkü bu, memurların tıpkı diğer üyeler gibi düzenli kulüp toplantılarına katılma zorunluluğunun sürdüğü anlamına gelir.
• Tüm memur rolleri ücret karşılığı olmayan rollerdir. Hiçbir memur pozisyonu kulüpten ya da ev sahibi organizasyondan bir telafi ücreti kabul edilemez. Ancak pozisyonlarıyla ilgili etkinliklerden kaynaklanan masrafları, daha önce Vakıf tarafından geri ödenebilir olarak belirlendiyse geri alabilirler.
• Memur rolleri kişiseldir. Rolü yerine getiren kişi bunu tümüyle farklı birine "devredemez" ya da "yaptıramaz" (hele ki dışarıdan birine, hiç). Lütfen unutmayın ki belirli görevleri dağıtmak tümüyle kabul edilebilir. 
• Son olarak, tüm roller seçime tabidir - yani aynı rol için birden çok aday varsa seçim yapılmalıdır.
   

Kulüp Memuru Olmak

Niye memur olmalı?

Birçok şirkette yönetici pozisyonuna yükselmek uzun süre (bazen yıllar) ve adanmışlık gerektirir. Bu rolde yapabileceğiniz herhangi bir hata, kariyerinizi sona erdirebilir.

Muhtemelen zaten biliyorsunuzdur ama Agora kulüpleri topluluk önünde konuşmayı öğrenebileceğiniz, deney yapma özgürlüğüne sahip olduğunuz, hata yapıp bunlardan aldığınız dersleri öğrendiklerinizi iş ortamında kullanmaya hazırlanacağınız güvenli bir ortam sunar. Benzer biçimde, kulüplerdeki memur rolleri de liderlik ve yöneticilik becerilerini güvenli biçimde, kariyeriniz için kritik etkiye sahip olmadan öğrenebileceğiniz bir ortam sağlar.

Bir kulüp memuru olmanın birçok niteliksel faydaları vardır:

• Yeni beceriler öğrenmek - bütçe hazırlamaktan risk yönetimine, planlamaya ve pazarlamaya varıncaya kadar. 
• Kulübünüzün gelişmesine yardım etmek
• Öz güveninizi artırmak
• İşe alınabilirliğinizi ve özgeçmişinizin işe alım müdürlerinin güzünde çekiciliğini artırmak
• Kulübün ve Agora'nın yönetiminde doğrudan rol almak.

Birçok araştırma, gönüllülüğün (özellikle de gönüllü liderliğin) profesyonel kariyer gelişiminiz üzerinde büyük bir etkisi olduğunu göstermektedir. Örneğin 2016'da Deloitte tarafından yapılan araştırma, gönüllülüğün yalnızca liderlik becerilerini edinmeyi büyük oranda etkilemekle kalmayıp iş arayanlar üstünde de çok doğrudan bir etkisinin bulunduğunu ortaya koymuştur:

• İşe alım müdürlerinin %82'si, gönüllülük deneyimi olan bir adayı seçmede daha isteklidir
• İşe alım müdürlerinin %85'i, eğer gönüllülük deneyimi varsa o özgeçmişteki hataları görmezden gelmeye razıdır.

CareerBuilder'ın gerçekleştirdiği benzer bir araştırma iş alım müdürlerinin %60'ının gönüllülük deneyimine sahip adayları çok daha pazarlanabilir bulduğunu göstermektedir. Forbes tarafından alıntılanan bir CNCS araştırması, gönüllülük deneyimine sahip işsizlerin iş bulma oranının %27 daha yüksek olduğunu ortaya çıkarmaktadır.

Gönüllülüğün faydaları daha birçok farklı alana, hatta sağlık alanına bile yayılmaktadır. Belçika'daki Ghent Üniversitesinin yaptığı araştırmaya göre, "gönüllülerin sağlık skoru, gönüllü olmayanlarınkinden hatırı sayılır derecede yüksektir. Bu ilişkinin somut olduğu ortaya konmuştur: Boyut bakımından da karşılığı vardır, yani beş yaş genç birinin sağlık kazancına karşılık gelmektedir."

Kulüp Memurları Profesyonel Değildir

Kulüp Memurları'nın profesyonel lider ya da müdür olmasının beklenmediğini, üyeler asla akıllarından çıkarmamalıdır. Nasıl ki tüm konuşma projeleri öğrenme projesiyse ve hiç kimse kulüpte TED düzeyinde bir konuşma beklentisinde değilse, aynı biçimde, tüm memurluk pozisyonları da birer öğrenme fırsatıdır. Herkes taleplerle yaklaşmak yerine memurlara yardım etmeye çalışmalı ve onları teşvik etmelidir.

Seçilme niteliği

En az 6 aylık Agora kulüp deneyimine sahip, etkinliklere düzenli olarak katılan herhangi bir üye kulüp memuru olmaya uygundur (yeni kurulan kulüpler hariç; onlarda bu gereksinim yoktur). Agora deneyiminin, üyenin memuru olmayı istediği kulüpte edinilmiş olması şart değildir.

Sadece en az 6 ay görev yapabilecek olan üyeler kulüp memuru olabilir. Elbette en iyi niyetler söz konusu olsa bile beklenmedik şeyler olabilir ama en azından yakın gelecekte bir engel olmamalıdır. Örneğin bir üyenin iki ay sonra başka bir şehre taşınması gerekiyorsa memur olarak görev yapması anlamsızdır.

Seçimler ve Görev Süresi

Agora Eğitim Yılı 1 Ocak'ta başlayıp 31 Aralık'ta sona erer. Kulübün memur görev sürelerine dair kararına bağlı olarak, seçim tarihleri ve görev süreleri aşağıdaki gibidir:

Standart Kulüp Memurları Listesi

Bu, tüm standart Kulüp Memuru rollerinin bir listesidir:

• Gerekli Memurlar

  • Başkan
  • Başkan Yardımcısı, Topluluk Lideri
  • Başkan Yardımcısı, Eğitim
  • Başkan Yardımcısı, Üyelik
  • Başkan Yardımcısı, Pazarlama

• İsteğe Bağlı Memurlar

  • Topluluk Yöneticisi
  • Toplantı Fasilitatörü (Memur)
  • Sekreter
  • Haznedar

Kulüp Yönetim Kurulu

Bir kulüpte Memur rolüne sahip insanlar, o kulübün yönetim kurulunu oluşturur. Birden çok kişi arasında paylaştırılabilecek roller de olduğundan, kulübün yönetim kurulundaki üye sayısı değişebilir.

Kulüp Yönetim Kurulu ancak tüm zorunlu roller doldurulduysa ve en azından üç kişinin memur rolü varsa mevcuttur. Örneğin yeni kurulan bir kulüpte Kurucu, tüm rolleri üstleniyorsa bu kulübün bir Yönetim Kurulu yok demektir. Benzer biçimde, bir kulüp bir süredir mevcutsa ama sadece bir Başkan'ı, 2 Eğitimden Sorumlu Başkan Yardımcısı ve bir de Üyelikten Sorumlu Başkan Yardımcısı varsa bir Yönetim Kurulu için gereken memurlara sahip değildir.

Yönetim Kurulu olmayan kulüpler, Yönetim Kurulu onayı gerektiren eylemlerde bulunamaz (örneğin Disiplin Süreçleri)

Yönetim Kurulu Toplantıları

Kulübün yönetim kurulu en azından iki ayda bir toplanarak genel kulüp meselelerini görüşmelidir. Ek olarak, her Memur ilgili bir konuyu görüşmek üzere Yönetim Kurulu'nu toplanmaya çağırabilir. Bu tür talepler Sekreter'e ya da Başkan'a iletilmeli ve tartışılacak konunun detaylı bir açıklamasını içermelidir. Sekreter bu talebin yapılışını takip eden 7 ila 20 gün içinde bir toplantı ayarlamalıdır.

Kurul toplantısının sebebi ne olursa olsun Sekreter toplantının gündem taslağını, kesin toplantı tarihini, saatini ve yerini, etkinlikten en az bir hafta önce tüm memurlara göndermekle yükümlüdür. Tüm kulüp memurları gündeme gerekli gördükleri eklemeleri yapabilirler.