Misafirler

Kulüpler yalnızca üyeler için değil, misafirler için de dostça bir ortam olmalıdır.  

Misafirler Agora Speakers'ın ne olduğunu kendi gözleriyle görüp bir kulüp toplantısına katılmakla ilgilenirler. Herkes kulübe misafir davet edebilir ve misafirler birilerinden kulüp detaylarınızı öğrendilerse hiç kimseye haber vermeden de bir anda gelebilir. Misafirler kendi başlarına ya da başka misafirlerle gelebilir.

Kulübünüzün bu misafirlere karşı tavrı, onların tüm organizasyon hakkında ne düşüneceğini, söyleyeceğini ve yazacağını belirleyecektir. Kulaktan kulağa reklamdan daha iyisi yoktur. Elbette organizasyonun tümüne zarar verecek şeyler arasında da kulaktan kulağa kötü reklamdan beteri yoktur.

Sıra dışı durumlar söz konusu olmadıkça (toplantı mekânında yeterince fiziksel alan bulunmaması ya da diğer güvenlik nedenleri) Agora Speakers tüzüü umumi kulüplerin tüm toplantılarına tüm misafirlerin kabul edilmesini gerektirir.

Misafirler aynı zamanda üye adaylarıdır. Hatta deneyimler göstermiştir ki toplantılara misafir getirmek, üye kitlesini genişletmenin bir numaralı yoludur.

Misafirlerle İlgilenmek

Özellikle de tek başına gelen misafirler için, kulüp toplantısı çok tehditkâr bir ortam olabilir. Birçok yabancı yüz, hiç kimseyi tanımadıkları bir yer ve bazen neyle ilgili olduğunu bile bilmedikleri bir etkinlik.  Misafirlerin birçoğu çok utangaç olabilir ve sırf böylesi umumi bir etkinliğe katılmak bile büyük stres nedeni olabilir.

 

Misafirlere kendilerini evinde hissettirmek toplantıya katılan her üyenin sorumluluğudur. Bir misafirin birbiriyle konuşup yeni gelenleri görmezden gelen "küçük ve kapalı gruplarla" dolu bir ortama girmesi kadar kötü şey yoktur.

 

Yeni birini görürseniz yanına yaklaşıp onu selamlayın, tanıdığınız diğer üyelerle ve Toplantı Lideri'yle tanıştırın. Toplantı Lideri'nin misafirlerin adını not alması iyi bir fikirdir.

Bazı kulüpler toplantı başında misafirlerden kendilerini izleyicilere tanıtmalarını isterler. Misafirler bunu topluluğun önüne çıkmadan, oturdukları yerden yapabilir.

İdeal bir durumda Toplantı Lideri misafirlerin kim olduğunu önceden bilecek ve toplantı başında şöyle bir şey söyleyecektir:

"Devam etmeden önce misafirlerimizden kendilerini tanıtmalarını, bizi nasıl bulduklarını ve toplantıdan beklentilerini söylemelerini rica ediyoruz. Öncelikle Yılmaz'dan başlayalım. Yılmaz, rica etsem ayağa kalkıp bize kendinden biraz bahseder misin? Bizden nasıl haberdar oldun?"

Ancak birçok durumda Toplantı Lideri kimin misafir olup olmadığını bilemeyecektir. Bu durumda misafirlerin ellerini kaldırmalarını isteyin ve ardından kendilerini tanıtmaları talebinde bulunun:

"Bugün hiç misafirimiz var mı? Lütfen kulübümüze ilk kez geldiyseniz elinizi kaldırın. Teşekkürler!
Devam etmeden önce misafirlerimizden kendilerini tanıtmalarını, bizi nasıl bulduklarını ve toplantıdan beklentilerini söylemelerini rica ediyoruz.  (birine işaret ederek) Şuradan başlayalım. Lütfen ayağa kalkıp bize kendinizden ve bizden nasıl haberdar olduğunuzdan bahseder misiniz?"

Toplantının bazı kısımları, örneğin Doğaçlama Konuşmalar / Doğaçlama Sorular, utangaç misafirler için hassas bir konu olabilir ya da yoğun sahne korkusuna yol açabilir. Misafirlerin bu bölümlere katılıp katılmayacağına karar vermek her kulübün kendi inisiyatifindedir. Öyle ya da böyle, çok utangaç ya da gergin olduğunu gördüğünüz bir misafiri asla konuşmaya zorlamayın.  

 

 

Toplantı sonunda misafirlere, izlenimlerini paylaşmak isteyip istemediklerini sormak iyi bir fikirdir. Bir misafirin fikri daima çok taze bir geri bildirimdir.

Toplantı bitince Üyelikten Sorumlu Başkan Yardımcısı misafirlerle konuşmalı ve onlara toplantıdan hoşlanıp hoşlanmadıklarını, kulübe katılmak isteyip istemediklerini doğrudan sormalıdır. Birçok yeni üyelik fırsatı, kulüp üyelerinin misafirlere üye olmayı isteyip istemedikleri sorusunu sormamaları yüzünden kaçar.  Eğer henüz katılmaya hazır değillerse de isimlerini ve bilgilerini yazabilecekleri bir misafir defteri tutmak ve onları kulüpteki yeni toplantı ve gelişmelerden haberdar etmek iyi bir uygulamadır. Unutmayın ki misafirlerden bu biçimde elde edilen kişisel bilgiler başka herhangi bir amaçla ya da kulüp dışında kullanılamaz. Ayrıca birçok ülkenin, kulübün uymak zorunda olduğu spesifik veri koruma yasaları vardır.

Katılma talepleri daima kibarca olmalıdır ve misafire asla rahatsızlık vermemeli, ısrarcı olunmamalıdır.

Misafir Paketleri

Basılı Kulüp ve Agora materyallerinden oluşan bir "Misafir Paketi" bulundurmaları kulüplere tavsiye edilir. Bu Misafir Paketi'nde aşağıdakiler bulunabilir:

•    Agora Speakers International'a, misyonuna ve hedeflerine dair bilgi
•    Kulüp kuruluş esasları ve tüzüğü
•    Toplantı yapısının ve toplantı rollerinin açıklaması
•    Örnek gündem
•    İlk üç proje
•    Kulüp ve Agora ücretlerini açıklayan kulüp üyelik formu.
•    Topluluk önünde konuşmayla ilgili birtakım ipuçları.
•    Rozetler, yapıştırmalar ve diğer promosyon malzemeleri.
•    Tüm kulüp memurlarını ve temas bilgilerini içeren bir kart
•    Kulüp bilgisi ve toplantı takvimi içeren kulüp kartvizitleri.

Misafir Paketleri her toplantı başlangıcında VPM (ya da onun görevlendirdiği bir üye) tarafından tüm misafirlere dağıtılabilir.