Agora'da her bir toplantının gündemini yapılandırma konusunda büyük bir esneklik vardır.  O kadar çok etkinliğimiz var ki bunların hepsini tek bir toplantıya sığdırmak mümkün değil. Bu da Agora toplantılarını bu kadar farklı kılan şeylerden biri. Her zaman aynı sıkıcı kalıp tekrarlanmıyor. Toplantılar çok daha zengin ve eğlenceli ama eğitim odağını yitirmiyor.

Gerekli Toplantı Karakteristikleri

Kulüpler yeni roller oluşturmakta, kısımların sırasını değiştirmekte, yepyeni kısımlar oluşturmakta ve diğer yenilikçi fikirleri denemekte serbesttir ve bunu destekliyoruz. Yeter ki Vakıf'ın hedefleriyle, misyonuyla ve idealleriyle örtüşsünler ve yapıları itibariyle eğitim amaçlı olsunlar.

Ancak her düzeli kulüp toplantısında, toplantının ana işlevini yerine getirmesi için gerekli olan çok az sayıda zorunlu toplantı unsuru vardır. Bu işlev de üyelerin özel bir beceri kümesinde eğitilmesi ve Agora Speakers International eğitim programının takip edilmesidir.  Bu, dünya çapında kulüpler arasında minimum miktarda bir tutarlılık oluşmasını da sağlar.

Farklı kulüp türlerinin Agora Eğitim Modeli'ne sadık kalma dereceleri de farklılık gösterir. Lütfen işlettiğiniz kulübün kendisine ait makaleye bakın.

Daha spesifik olarak, bir düzenli toplantıda gereken minimum unsurlar şunlardır:

• Toplantı boyunca tek bir Toplantı Lideri olması gereklidir.
• Toplantının tüm kısımları ve katılımcıları bir Saat Hakemi tarafından ölçülmeli, dil kullanımlarıysa bir Gramer Denetleyici tarafından değerlendirilmelidir.
• Kulüp geçen ay kurulmadığı sürece en azından bir proje konuşması  (Eğitim Programı projelerine göre yapılan bir konuşma) olması gereklidir.
• Tüm konuşmalar değerlendirilmelidir.
  • Bunlar proje konuşmasıysa projenin değerlendirme çizelgelerine göre en azından bir değerlendirici tarafından değerlendirilmelidir. 
  • Eğer proje dışı konuşmalarsa konuşmacının kendisi için koyduğu ve önceden bildirmesi gerektiği belirli hedefler ve amaçlar doğrultusunda değerlendirilmelidir. Bir kulüpte aynı konuşmayı değerlendiren birden çok değerlendirici olabilir. Bunlar genelde "panel değerlendirmesi" denilen şeyi sunarlar.
     
• En azından bir değerlendirici, konuşmadan önce konuşmanın amaçlarını açıklamalıdır ki izleyici ne umması gerektiğini ve neye geri bildirimde bulunacağını bilebilsin. Amaçlar bir önceki konuşmanınkiyle aynıysa ve zaten açıklandıysa buna gerek yoktur (örneğin bir toplantıdaki iki ya da daha çok konuşmacı aynı projeyi sunuyorsa bu mümkündür).
   
• Her projenin değerlendirmesi değerlendirici(ler) tarafından aynı toplantıda sözlü ve herkese açık olarak yapılmalıdır ki hem konuşmacı hem de izleyiciler sunulan geri bildirimden yararlanabilsin. Değerlendirme, proje için uygun değerlendirme formları kullanılarak yapılmalıdır.
   
• İzleyicilere konuşmadan sonra, konuşmacıyla ilgili geri bildirimlerini yazmaları için 1-2 dakika süre verilmelidir.
   
• Toplantıyı genel olarak değerlendirmek ve belirli değerlendiricilerden geri bildirim almayan rolleri değerlendirmek için bir Toplantı Değerlendirici olması şarttır.