Kulüp sekreteri tüm kulüp dosyalarının tutulmasından ve Kulüp'ün Yönetim Kurulu için toplantı notlarının hazırlanmasından sorumludur.

Kulüp'ün Yönetim Kurulu Toplantıları

Sekreter olarak sorumluluğunuz Kulüp Yönetim Kurulu toplantıları için gündemi hazırlamak, toplantının kendisini organize etmek ve detayları önceden tüm memurlarla paylaşmaktır. Detayla ve süreler için lütfen Kulüp Memurları bölümüne bakın.

Toplantı Notları

Sekreter'in ana görevlerinden biri, doğru biçimde Toplantı Notları tutmasıdır.

Toplantı Notları, kulübün ömrü boyunca Yönetim Kurulu'nun tüm önemli toplantılarının, verilen kararların, oylama sonuçlarının, dikkate alınan noktaların, tartışmaların vb. kaydının tutulduğu önemli bir defterdir.

Kulüp imkânlarına bağlı olarak, Toplantı Notları fiziksel ya da elektronik olarak tutulabilir. Bunların nerede tutulduğu kararı her bir kulübün Yönetim Kurulu'na bırakılmıştır.

İyi tutulmuş Toplantı Notları'nda her toplantı için şunlar bulunmalıdır:

• Toplantı yerinin adı, konumu ve toplantı zamanı
• Toplantının İlk Gündem'i
• Katılımcı listesi
• Toplantıda ele alınan her şey için (gündemde bulunsun ya da bulunmasın):
  • Konuya değinen üyenin özet görüşü veya tartışmanın bağlamı.
  • Diğer katılımcıların görüşlerinin bir özeti (yalnızca tartışmaya katılanların).
  • Alınan kararlar, değerlendirilen alternatifler ve kararın gerekçesi. Örneğin sadece şunu söylemeyin: "Toplantı yerinin yeni bir mekân olan X şeklinde değiştirilmesine karar verildi. ". Onun yerine, şu tür bir şey diyebilirsiniz: "Şu anki toplantı yerimiz bir ay içinde kapanacak olduğundan kulübün toplantı yerinin değiştirilmesi gerekmektedir. Bunun için X, Y ve Z seçeneklerini gözden geçirdik. Mekân sahibinin istediği saatlik 25 dolar ücret çok yüksek bulunduğundan Y seçeneği elendi ve Z seçeneğinin de iskemlelerin kötü, akustiğin berbat olması gibi bazı kalite sorunları mevcuttu. O yüzden sonucun 6-0 çıktığı oylama sonrasında seçeneklerden X tercih edildi"
  • Oylama sonucu.
• Bir sonraki toplantının yeri, yerin adı, konumu ve toplantı zamanı
• Tartışılan konuları desteklemek üzere oturuma dahil edilen her tür ek ya da belge

Diğer Kulüp Dosyaları

Sekreter'in bir diğer görevi de tüm kulüp dosyalarını tutmak, düzgün biçimde saklandıklarından ve kaybı önlemek üzere uygun birer yedeklerinin olduğundan emin olmaktır.

Kulüp dosyalarına şunlar dahildir:

• Kulüp kuruluş sözleşmesi ve tüzük.
• Ziyaretçi defterleri.
• Üyelerin konuşma ya da liderlik fırsatı bulunan, işbirliği yapan organizasyonların, etkinliklerin ya da mekânların listesi.
• Üye kayıtları.
• Memur Toplantı Gündemleri ve Notları.
• Üye ya da konuk şikayetleri ve bunların çözümleri.
• Disiplin prosedürleri.
• Kulüp sözleşmeleri veya diğer kurum ve kuruluşlarla (medya, diğer kulüpler ya da diğer topluluk önünde konuşma organizasyonları) yapılmış anlaşmalar.
• Diğer dosyalar

Kısıtlı Dosyalar

Kulüp belgelerinin birçoğu tüm üyeler açık olsa da kulübün gizli tutması ve yalnızca etkilenen kişilerle ya da denetim amaçlarıyla saklaması gereken bazı hassas dosyalar da vardır. Bunlar aşağıdakilerdir:

Kulüp Denetimleri

Dünya çapında tüm Agora kulüplerinin düzgün ve tutarlı işleyişini garantilemek için, Agora Speakers International Vakfı'nın memrları ve üyeleri ("Agora Denetçileri") bir kulüpten herhangi bir kulüp dosyasının kopyasını talep edebilir.

Bu tür talepler elektronik yöntemlerle ve kulübün kontak adresinden ya da Sekreter'in veya diğer Kulüp Memurları'nın kayıtlı e-posta adreslerinden yapılacaktır. Talep edilen tüm kulüp belgelerinin yine elektronik yollarla, talebi takip eden iki hafta (14 takvim günü) içinde gönderilmesi gerekmektedir.