Ce sunt funcționarii clubului?

De obicei, managementul și lidershipul sunt un liant invizibil pe care toată lumea îl vede ca firesc atunci când lucrurile merg bine, iar atunci când lipsește totul se prăbușește. 

Pentru a conduce cu succes un club este nevoie de mult timp și devotament, dar și de lucru în echipă bine planificat pentru a te sigura că întâlnirile au loc la timp și în mod regulat, că au un obiectiv educațional, că sunt concise și nu o pierdere de timp, că membrii se dezvoltă și evoluează, că clubul se bucură de beneficiile unei comunități Agora mai mari și așa mai departe. Aceste lucruri necesită multă muncă care trebuie să fie împărțită între niște "roluri de funcționari" care au diferite responsabilități.

Funcționarii clubului sunt și lideri, și manageri. Este important de observat că respectivele două concepte sunt foarte diferite. Lidershipul necesită o viziune - să ai o idee clară despre ce vrei să obții, strategia de urmat, și să vezi imaginea de ansamblu, să îți împărtășești viziunea cu membrii, să îi inspiri și să îi provoci să o îndeplinească. Pe de o parte, managementul înseamnă să poți transforma acea viziune într-un plan clar de acțiune și să îl aplici într-un interval de timp predefinit. 

Funcționarii Clubului conduc clubul pentru a se asigura că toți au o experiență plăcută. Toate rolurile de Funcționari sunt pe bază de voluntariat, și de fapt reprezintă o oportunitate foarte bună de a exersa lidershipul aplicat în cadrul unei comunități restrânse. 

Spre deosebire de afaceri și corporații, în cadrul unei organizații non-profit precum Agora Speakers, membrii nu pot să fie niciodată obligați să facă nimic. Totul este pe bază de voluntariat, și maximul pe care îl poate face un funcționar este să roage frumos și să explice. De fapt, să fii lider într-o organizație non-profit este mult mai complicat decât să fii lider într-o afacere, pentru că funcționarii trebuie să utilizeze mult mai multe abilități motivaționale legate de personal și interpersonale decât în cadrul unei afaceri. 

Caracteristici de bază ale Rolurilor de Funcționar 

Există un set de roluri de funcționar obligatorii în cadrul oricărui club (de obicei din motive legale) și unele opționale dar recomandate. 

Și opusul este adevărat: un rol - în afară de cel de Președinte - poate fi împărțit de mai multe persoane atunci când există un volum mare de muncă. În cazul unui club foarte mare, s-ar putea să existe doi Vice-Președinți care se ocupă de Educație. În acest caz, se recomandă să existe o împărțire foarte clară a responsabilităților pentru fiecare persoană care îndeplinește același rol. 

Pe lângă rolurile de funcționari specificate, un club poate defini roluri suplimentare precum "Organizator de Evenimente" (pentru evenimente speciale sau petreceri), "Blogger", etc. 

• Toate rolurile de funcționar sunt voluntare. Nici un membru nu poate fi obligat să devină funcționar. Nici un club nu poate impune restricții de participare la activitățile educaționale care implică îndeplinirea oricăror îndatoriri de funcționar. 
• Rolurile de funcționar au o durată limitată de 6 luni sau 1 an.
• Toți funcționarii trebuie să fie și membrii activi ai clubului pe durata întregului mandat. Observă cuvântul cheie "activ", ceea ce înseamnă că funcționarii trebuie să participe la întâlnirile de club precum orice alt membru.  
• Toate rolurile de funcționar sunt roluri pro-bono. Nici un rol de funcționar nu poate fi recompensat de către club sau organizația gazdă în nici un fel. Însă li se pot achita cheltuielile generate de către exercitarea rolului, în funcție de decizia clubului sau organizației gazdă atât timp cât ele au fost definite ca fiind rambursabile de către Fundație. 
• Rolurile de funcționar sunt personale. Persoana care îndeplinește rolul nu îl poate "externaliza" sau "delega" complet unei alte persoane (și cu atât mai puțin unei entități externe). Ține cont de faptul că este perfect în regulă să delegi anumite sarcini. 
• În fine, toate rolurile sunt elective - dacă există mai mulți candidați pentru același rol, trebuie să se organizeze alegeri. 
   

Cum devii Funcționar al Clubului

De ce să devii funcționar?

În cadrul multor companii, ai nevoie de mult timp (uneori de ani) și determinate pentru a progresa până la roluri manageriale. Orice greșeli faci în cadrul acelui rol pot deveni deveni fatale pentru cariera ta. 

Probabil că știi deja că cluburile Agora oferă un mediu sigur în care să înveți despre vorbitorul în public având libertatea de a experimenta, a face greșeli și a învăța din ele ca pregătire profesională. În mod similar, rolurile de funcționar oferă un mediu sigur în care poți acumula deprinderile manageriale și de lidership și unde greșelile nu sunt critice pentru cariera ta. 

Există multe beneficii calitative de care te bucuri dacă devii funcționar al clubului:

• Asimilezi noi deprinderi - de la realizarea unui buget până la managementul riscului, planificare, la marketing. 
• Îți ajuți clubul să progreseze.
• Îți sporești încrederea în tine.
• Îți crești șansele de a fi angajat pentru că îți îmbogățești CV-ul în ochii unor manageri angajatori. 
• Participi direct la conducerea clubului și Agora. 

Există cercetări ample care spun că voluntariatul (și mai precis, lidershipul voluntar) are un impact major asupra dezvoltării carierei. Spre exemplu, un studiu  Deloitte din 2016 a descoperit nu doar că voluntariatul are un impact major asupra acumulării de abilități de lidership, ci și că are un impact direct asupra celor ce caută joburi:

• 82% dintre managerii care făceau angajări au fost mai dispuși să angajeze candidați cu experiență de voluntariat.
• 85% dinte managerii care făceau angajări au fost dispuși să treacă peste unele lipsuri din CV dacă exista mențiunea de experiență de voluntariat.

Un studiu similar realizat de către CareerBuilder a descoperit că 60% dintre managerii care făceau angajări au considerat candidații cu experiență de voluntariat sunt mult mai ușor de promovat. Un studiu al CNCS citat de către Forbes a demonstrat că persoanele neangajate care făceau voluntariat avea cu 27% mai multe șanse de a găsi un job.

Beneficiile voluntariatului se extind și în alte zone, chiar și în domeniul sănătății. Un studiu realizat de către Ghent din cadrul Universității din Belgia a descoperit că "voluntarii au o stare de sănătate care este semnificativ mai bună din punct de vedere statistic decât cei care nu fac voluntariat. Această asociere s-a dovedit a fi substanțială: corespunde ca dimensiune cu beneficiile unei stări de sănătate a unei persoane cu cinci ani mai tinere."

Funcționarii Clubului Nu Sunt Profesioniști

Membrii trebuie să aibă mereu în vedere faptul că Funcționarii Clubului nu trebuie să fie lideri sau manageri profesioniști. Așa cum toate proiectele de discurs sunt proiecte de studiu, și nimeni nu trebuie să se aștepte la discursuri de nivelul discursurilor TED în cadrul unui club, și rolurile de funcționari sunt șanse de a învăța. Toți ar trebui să îi ajute și încurajeze pe funcționari, nu să aborseze rolurile lor cu pretenții. 

Eligibilitatea

Orice membru care pariticipă în mod susținut la experiența de club Agora pentru cel puțin 6 luni este eligibil în calitate de funcționar de club (cu excepția cluburilor noi, în cadrul cărora această condiție se suspendă). Experiența de club Agora nu trebuie să fi fost acumulată în cadrul clubului în cadrul căruia membrul dorește să îndeplinească rolul de funcționar. 

Doar membrii care pot îndeplini funcția timp de minim 6 luni pot fi aleși să devină funcționari de clu. Desigur, se pot întâmpla tot felul de evenimente neprevăzute indiferent de cele mai bune intenții, dar cel puțin la nivel de așteptări previzibile lucrurile trebuie să fie clare. Spre exemplu, dacă un membru a stabilit că se va muta în alt oraș peste două luni, atunci nu are rost să exercite rolul de funcționar pentru acea perioadă. 

Alegerile și Mandatele 

Anul Educațional Agora începe la data de 1 ianuarie și se încheie pe data de 31 decembrie. În funcție de dezicia clubului în legătură cu durata mandatelor, mandatul și datele pentru alegeri sunt după cum urmează:

Lista Standard a Funcționarilor Clubului

Iată o listă standard a rolurilor de Funcționar al Clubului:

• Funcţii Necesare

  • Preşedinte
  • Vice-Preşedintele Leadershipului Comunitar
  • Vice-Preşedinte Educaţie
  • Vice-Preşedinte Membri
  • Vice-Preşedinte Marketing

• Funcţii Opţionale

  • Manager Comunitar
  • Organizator (Funcţionarii Clubului)
  • Secretar
  • Trezorier

Comitetul Executiv al Clubului

Persoanele care îndeplinesc un rol de Funcționar în cadrul unui club formează Comitetul Executiv al clubului. Deoarece sunt roluri care pot fi împărțite de mai multe persoane, numărul de membrii din cadrul comitetului executiv al clubului poate varia.  

Comitetul Executiv al Clubului există doar dacă toate rolurile obligatorii sunt îndeplinite și doar dacă sunt cel puțin trei persoane care dețin roluri de funcționari. Spre exemply, un club care este abia la început și în cadrul căruia Fondatorul îndeplinește toate rolurile nu se consideră a avea un Comitet Executiv. În mod similar, dacă un club există de ceva timp dar la un moment dat are doar un Președinte, doi VP ai Educației și 1 VP al Membrilor, nu are numărul necesar de funcționari pentru a constitui un Comitet Executiv. 

Cluburile care nu au un Comitet Executiv nu pot întreprinde acțiuni care necesită aprobarea unui Comitet Executiv (spre exemplu, Procesul Disciplinar).

Întâlnirile Comitetului Executiv 

Comitetul Executiv al Clubului trebuie să se întâlnească cel puțin o dată la două luni pentru a discuta probleme generale de club. În plus, orice Funcționar poate solicita o întâlnire a Comitetului Executiv pentru a discuta o problemă de interes. Astfel de solicitări trebuie trimise către Secretar sau către Președintele clublui și trebuie să includă o explicație detaliată a problemei ce se va discuta. Atunci când primește solicitările, Secretarul trebuie să programeze întâlnirea la o dată între 7 și 20 de zile după ce a fost făcută solicitarea. 

Indiferent de motivul unei întâlniri a Comitetului, Secretarul trebuie să le trimită tuturor funcționarilor agenda întâlnirii, împreună cu locația precisă a întâlnirii, data și ora, cu cel puțin o săptămână înainte de eveniment. Toți funcționarii pot adăuga elemente la agendă, dacă este necesar.