Secretarul clubului se ocupă de toate documentele clubului și crează minutele pentru întâlnirile Comitetului Executiv al Clubului. 

Întâlnirile Comitetului Executiv al Clubului 

Ca Secretar, trebuie să prepari agenda pentru întâlnirile Comitetului Executiv al Clubului precum și să organizezi întâlnirea în sine și să anunțo toți funcționarii de detalii din timp. Pentru detalii și temporizări, te rugăm să consulți capitolul Funcționarii Clubului.

Minuta Întâlnirii

Una dintre sarcinile principale ale Secretarului este să țină Minutele Întâlnirilor.

Minutele Întâlnirilor sunt o carte fundamentală din viața unui club care menține înregistrate toate întâlnirile importante ale Comitetului Executiv, ce decizii s-au luat, rezultatele voturilor, considerații, discuții etc. 

Minutele Întâlnirilor pot fi menținute fizic sau electronic, în funcție de dotările clubului. Decizia despre cum se țin minutele se ia de către fiecare Comitet Executiv. 

Minutele Întâlnirilor bune trebuie să includă următoarele, pentru fiecare întâlnire:

• Denumirea locației întâlnirii, locație, și oră 
• Agenda inițială a întâlnirii 
• Lista participanților
• Pentru fiecare punct discutat în timpul întâlnirii (fie că făcea parte din agenda inițială sau nu):
  • Punctul de vedere inițial rezumat al membrului care o propus subiectul sau contextul în discuție.
  • Un rezumat al punctelor de vedere al celorlalți participanți (doar al celor ce intervin în discuție).
  • Deciziile luate, alternativele luate în considerare, și rațiunile pe baza cărora s-a luat decizia. Spre exemplu, nu spune doar "s-a decis să schimbăm locația întâlnirii cu locația X". Poți spune ceva precum "Din cauza închiderii locației curente pentru întâlniri peste o lună, trebuie să schimbăm locația pentru întâlnirile clubului. Am considerat opțiunile X, Y, Z. Opțiunea Y a fost eliminată deoarece prețul cerut de proprietar de 200 RON/oră era prea ridicat, iar opțiunea Z avea probleme de calitate precum locuri insuficiente și o acustică foarte proastă. Drept urmare, cu un vot de 6-0, am ales opțiunea X."
  • Rezultatul voturilor.
• Locația, denumirea, și ora următoarei întâlniri. 
• Orice anexe sau documente introduse în ședință pentru a susține problemele discutate. 

Alte documente ale Clubului

O altă sarcină a Secretarului este să mențină în ordine toate documentele clubului și să se asigure că sunt păstrate în mod corespunzător și există copii pentru a preveni pierderea. 

Documentele clubului includ:

• Înființarea clubului și regulile.
• Cartea de oaspeți.
• Listele cu organizațiile cooperante, evenimente, și locații unde membrii au oportunități de vorbit în public sau de leadership. 
• Registrele membrilor.
• Agendele și Minutele Întâlnirilor Funcționarilor.
• Plângerile membrilor sau invitaților și rezolvările lor.
• Procedurile disciplinare.
• Contractele clubului sau acordurile cu alte entități (media, alte cluburi, sau organizații de vorbit în public). 
• Orice alte documente

Fișiere cu Acces Restrâns

Deși majoritatea documentelor clubului ar trebui să fie accesibile tuturor membrilor, există unele fișiere sensibile pe care clubul trebuie să le mențină private și să le furnizeze doar în scopuri de audituri sau persoanelor afectate. Acestea sunt:

Auditurile Clubului

Pentru a asigura funcționarea corectă și susținută a tuturor cluburilor Agora la nivel mondial, funcționarii și membrii din Consiliul Fundației Agora Speakers International ("Auditorii Agora") pot solicita ca un club să furnizeze o copie a oricăror fișiere de club. 

Solicitările pentru asemenea fișiere se vor face electronic către adresele de contact ale clubului și/sau adresele de email înregistrate ale Secretarului și altor Funcționari ai Clubului. Toate documentele solicitate trebuie să fie trimise în format electronic în curs de două săptămâni (14 zile calendaristice) de la ziua solicitării.