Invitați

Cluburile nu sunt doar un mediu primitor pentru membrii ci ar trebui să fie la fel și pentru invitați. 

Invitații sunt interesați să vadă cu se se mănâncă Agora Speakers și vor să participe la o întâlnire de club. Oricine poate invita pe cineva la întâlnirea de club, iar invitații pot uneori să apară pe neașteptate dacă au întrebat pe cineva despre detaliile clubului și decid să vină acolo direct. Invitații pot să vină singuri sau însoțiți de alți invitați. 

Modul în care se poartă cu ei clubul va fi modul în care gândi - și vorbi, și scire - despre întreaga organizație. Nu există promovare mai bună decât să ți se ducă vorba de bine. Și desigur că nu există nimic mai rău pentru întreaga organizație decât să ți se ducă vorba de rău. 

Exceptând situația în care apar circumstanțe excepționale (precum lipsa de spațiu fizic la locația întâlnirii sau din motive de siguranță), regulile Agora Speakers necesită ca invitații să poată participa la întâlnirile cluburilor publice. 

Invitații sunt de asemenea posibili membrii. De fapt, experiența demonstrează că modul principal în care crește numărul de membrii este prin aducerea de invitați la întâlniri. 

Atenția acordată invitaților 

Pentru invitați, mai ales dacă vin singuri, o întâlnire de club poate fi un mediu intimidant inițial, fiind atât de multe fețe noi, un loc unde nu cunosc pe nimeni, și uneori nici măcar nu știu despre ce este vorba de fapt. Mulți dintre ei pot să fie foarte timizi, și poate să îi streze și participarea la un asemenea eveniment atât de public. 

 

Este responsabilitatea fiecărui membru care participă la întâlnire să se asigure că invitații se simt bine veniți. Este cel mai rău lucru ca un invitatt să intre într-o locație plină de „bisericuțe” de prieteni care vorbesc între ei și ignore nou-veniții. 

Dacă vezi o persoană nou venită, apropie-te și salută, prezint-o celorlalți membrii pe care îi cunoști și prezintă invitatul Liderului Întâlnirii. Este o idee bună ca Liderul Întâlnirii să noteze numele invitaților. 

Unele cluburi roagă invitații să se prezinte singuri publicului la începutul întâlnirii. Pot face asta de la locul lor, nu trebuie să se ducă în fața sălii. 

Într-o situație ideală, Liderul Întâlnirii știe deja cine sunt invitații, pentru ca la începutul întâlnirii să poată să spună ceva precum: 

„Înainte de a continua, aș vrea să rog invitații să se prezinte singuri și să ne spună cum ne-au găsit și ce așteptări au de la întâlnire. În primul rând, iată-l pe Ion. Ion, te poți ridica și să ne spui câte ceva despre tine? Cum ai aflat despre noi?"

Dar de multe ori, Liderul Întâlnirii nu va ști cine este invitat și cine nu. În acest caz, roagă invitații să ridice mâna și apoi roagă-i pe rând să se prezinte: 

"Astăzi avem invitați? Vă rog să ridiciați mâna dacă ați venit la clubul nostru pentru prima oară. Mulțumesc!  
Înainte de a continua, aș vrea să rog invitații să se prezinte singuri și să ne spună cum au aflat despre noi și ce așteptări au de la întâlnire. (arată către cineva) Te poți ridica te rog și să ne spui ceva despre tine și despre cum ne-ai găsit?"

Există anumite porțiuni din întâlnire, precum Discursurile Improvizate, care pot fi delicate pentru invitații timizi sau cei care au trac grav. Depinde de fiecare club să decidă dacă dorește ca invitații să participe la aceste secțiuni. Dar dacă participă, nu forța niciodată un invitat să vorbească dacă vezi că este timid sau agitat.  

 

 

La finele întâlnirii, este o idee bună să întrebi invitații dacă doresc să își împărtășească impresiile. Opinia unui invitat este mereu un feedback proaspăt. 

Odată încheiată întâlnirea, Vice-Președintele Membrilor ar trebui să discute cu invitații și să îi întrebe explicit dacă le-a plăcut întâlnirea și dacă doresc să se alăture clubului. Se pierd multe ocazii de a atrage membrii noi din cauză că membrii clubului nu fac acest pas mic de invita invitații să li se alăture ca membrii. Dacă nu sunt încă pregătiți să se înscrie în club, este o idee bună să aveți o carte de oaspeți unde își pot nota numele și informațiile de contact pentru a fi anunțați cu privire la noi întâlniri și evoluții ale clubului. Ține cont de faptul că informațiile persoanle obținute astfel nu pot fi folosite pentru orice alt scop sau oferite în afara clubului. Multe țări au legi speciale de protejare a informațiilor cu caracter personal, și este responsabilitatea clubului să le respecte. 

Invitațiile de alăturare trebuie să fie mereu politicoase astfel încât presiunea să nu facă un invitat să se simtă jenat. 

Pachetele Invitaților

Se recomandă ca clubul să aibă „Pachetele Invitaților” care conțin materiale tipărite ale Clubului și ale Agora. Spre exemplu, acest Pachet al Invitaților poate să includă:

•    O prezentare Agora Speakers International, misiunea și obiectivele sale 
•    Regulile Clubului 
•    O explicație a structurii întâlnirilor și rolurilor 
•    O mostră de agendă 
•    Primele trei proiecte 
•    Un formular de înscriere ca și membru al clubului ce oferă detalii despre club și despre taxele Agora
•    Niște ponturi pentru vorbitul în public 
•    Insigne, acțibilde sau orice alte produse promoționale 
•    O fișă cu toți funcționarii clubului și datele lor de contact 
•    Cărți de vizită ale Clubului cu informațiile clubului și programul întâlnirilor 

Pachetele Invitaților pot fi oferite tuturor invitaților la începutul întâlnirii de către VPM (sau membrul delegat de către acesta).