În calitate de Vice Președinte, Marketing, te ocupi de dezvoltarea și implementarea marketingului și politicii legate de mass media a clubului pentru a spori puterea clubului, numărul de membrii și oportunitățile de leadership pentru membrii clubului și în afara clubului. 

Dezvoltarea unui buget și a unui plan de marketing 

Poți face multe lucruri pentru clubul tău, dar timpul este limitat iar fondurile sunt și mai limitate (sau nici nu există), iar tu trebuie să decizi pe ce să te axezi. 

Desigur, "pe ce să te axezi" va depinde mult de ce îți dorești să obții și cât de adecvate și potrivite sunt fiecare dintre activități cu acele obiective. Este de asemenea esențial să nu tot schimbi obiectivele. Dacă tot schimbi direcția în care mergi, vei părea că te miști dar de fapt te vei învârtu în cercuri, iar la final vei fi rămas în punctul din care plecasei. 

Iată niște sfaturi practice despre cum să creezi un plan de marketing:

1. Citește acest articol și toate ideile din el cu mare atenție. 

2. Notează-ți unde se află clubul acum și care sunt problemele cu care se confruntă. Spre exemplu:

3. Fixează un set clar de obiective determinate metric (citește articolul despre obiectivele "SMART"). Pot fi două astfel de exemple, spre exemplu:

Asigură-te că fiecare obiectiv are o prioritate și o importanță clare. Dacă ar trebui să alegi între a atinge obiectivul 1 și 2, pe care l-ai alege? 

4. Fă un brainstorm cu ceilalți funcționari și membrii ai clubului despre alte idei de marketing pe care le au despre atingerea setului de obiective de mai sus. 

Ține cont că eficiența unor idei și acțiuni este foarte dependentă de locație. Spre exemplu, dacă ai un grup meetup.com funcționează foarte bine pentru Madrid, dar nu prea bine în alte țări. Reclamele Facebook funcționează foarte bine în Asia și Africa, dar nu prea mult în Europa și aproape deloc în Rusia, unde rețeaua socială vk.com și Instagram domină. 
 

5. Estimează cât de aliniate sunt fiecare dintre acele idei cu obiectivele tele și cât de mult crezi că te pot ajuta cu fiecare obiectiv. Dacă clubul nu are un istoric bine pus la punct legat de planurile și activitățile de marketing precedente, va fi dificil să asociezi cifre cu fiecare activitate și obiectiv - folosește niște simboluri precum "0", "+", "++", pentru a indica cât de mult poate ajuta acea activitate cu atingerea obiectivului. Dacă ai noroc să ai acces la activități de marketing precedente și rezultatele lor, folosește acea informație ca punct de plecare. 

Spre exemplu, în următoarea matrice VPM a estimat că evenimentele meetup.com vor ajuta să aducă mai mulți vizitatori, dar nu să facă clubul mai vizibil în comunitate. 

6. Pentru fiecare activitate, indică și cât efort sau câte fonduri vor fi necesare.

7. Apoi, prioritizează activitățile de la cele care aduc "cel mai mare câștig" la cele care aduc cel mai puțin. 

8. În fine, decide care activități le vei pune în practică și repartizează-le în timp. 

Măsurarea Rezultatelor

Orice activități întreprinzi, de la a trimite un comunicat de presă de PR până la a organiza evenimente cu ușile deschise, trebuie să ai mereu un set de obiective predeterminate și să urmărești și să măsori rezultatele activității. Nu te convinge că "a mers bine" și apoi să repeți ceva ce în mod clar nu a avut efect.

Aplică "Obiectivele SMART" și abordări de Îmbunătățire Permanentă.

• Cât a costat activitatea? (nu doar în termeni de bani, ci și ca timp, efort, și număr de persoane invitate) 
• Care au fost obiectivele specifice ale activității?
  • Creșterea numărului de vizitatori ai clubului? - Cu cât a crescut numărul lor?
  • Strângerea de fonduri? -  Câți bani s-au strâns?
  • Creșterea numărului de vizualizări ale paginii?  - Care a fost diferența?
  • Etc.
• Ce lecții ai învățat? Care a fost feedbackul? 
• Cum poate fi crescută eficiența activității dacă o repeți (dacă are sens să o repeți)?

Dacă repeți o campanie sau o acțiune, încearcă să faci câteva modificări controlate. Dacă schimbi 10 lucruri și eficiența este cu 10% mai mare, nu vei ști care dintre cele 10 lucruri a generat îmbunătățirea. 

Instrumente de Marketing de Bază 

În această secțiune, vom menționa care sunt instrumentele de bază și ideile pe care poate vei dori să le aplici pentru clubul tău:

Obține o adresă de email a clubului.

Una dintre primele tele sarcini ca VP al Marketingului ar trebui să fie să te asiguri că clubul are propria sa adresă de email, diferită de emailul oricărei persoane. Toți Funcționarii Clubului ar trebui să dețină informațiile pentru a o accesa. 

Depinde doar de tine unde e plasată acea adresă - poate fi @gmail.com, @outlook.com, etc. Asigură-te că numele emailului conține numele clubului. Spre exemplu, dacă clubul tău se numește "Vorbitorii Mureș", niște opțiuni bune ar fi [email protected], [email protected], etc.

Emailurile primite sunt esențiale și trebuie verificate zilnic. Dacă se poate, cu ajutorul celorlalți funcționari, încearcă să răspunzi tuturor solicitărilor din emailuri în aceeași zi, imediat ce le citești. 

În funcție de posibilitatea de a te baza pe ajutorul unui Manager Comunitar, este o idee bună să creezi și conturi pe diferite rețele de socializare precum Twitter, Instagram, Facebook, etc.

Publică adresa de email pe toate siteurile clubului și pe toate rețelele de socializare pentru ca oricine să poată lua legătura cu clubul. 

Crearea unui banner de club

Nu este obligatoriu ca Cluburile Agora să aibă un banner. Dar este util să ai unul:

• Toate materialele tele de club (foto și video) vor arăta altfel și vor fi mai marketabile dacă apare un banner. 
• Vei putea duce bannerul clubului la concursuri și convenții.
• Pentru vizitatorii externi și comapnii, un club cu banner arată mult mai permanent și profesinal. 

De obicei, costul tipăririi unui banner nu ar trebui să depășească 150 RON. 

Crearea Materialelor Publicitare

O altă sarcină a VP-ului de Marketing este să creeze toate materialele publicitare necesare pentru club. Asta include și ghidarea și ajutarea videografului și fotografului cu rolurile de la întâlniri și adunări, clasificări, și utilizarea materialelor multimedia. 

• Crează materiale publicitare. 
• Concepe și execută campanii publicitare și promoționale pentru activitățile de club (fie pentru întâlniri normale, întâlniri "cu ușile deschise" sau concursuri).
• Cu ajutorul Vice-Președintelui Educației, planifică întâlniri "cu ușile deschise" pentru publicul general și ale campanii pentru creșterea numărului de membrii. 

Construirea bibliotecii multimedia a clubului 

Biblioteca multimedia a clubului este un instrument fundamental pentru promovarea clubului și oferirea de dovezi că sistemul funcționează. Iată ce trebuie să conțină biblioteca multimedia a clubului:

• Înregistrări și fotografii de la întâlniri.
• Filmări pregătite special de tipul "înainte" și "după", care arată starea inițială și progresul uneor membrii.
• Imagini sau filmări ale Testimonialelor.
• Imagini sau filmări ale participării mass media. 

Construirea unei liste de mail cu taguri (etichete)

O listă de mailuri este un instrument foarte bun pentru promovarea clubului și pentru a ajuta VP-ul Leadershipului Comunitar să găsească oportunități externe pentru susținut discursuri și exersatul leadershipului. 

De obicei, furnizorul de internet poate adăuga lista de emailuri gratis sau pentru o taxă mică. Dacă nu, poți folosi furnizori precum emailDodo care au o opțiune gratis pentru listele mici și organizațiile non-profit (deși va trebui să explici motivul pentru care dorești să folosești lista, de unde ai emailurile, și să aștepți să primești aprobare).

O observație despre informațiile personale 

Toate cluburile, indiferent de locație, trebuie să aibă în funcțiune o politică de gestionare a informațiilor cu caracter personal care respectă prevederile EU GDPR. Asta înseamnă că trebuie să obții aprobare explicită pentru a adăuga o persoană la o listă de email și trebuie să menționezi clar cine este entitatea care le strânge (respectiv clubul), cum intenționezi să folosești informațiile obținute, și să oferi celor incluși posibilitatea de a solicita corecturi la informațiile lor sau să fie îndepărtate cu totul. 

Asigură-te că păstrezi o copie a acordului. 

Activități de marketing cu buget restrâns

Iată câteva idei pe care le poți folosi pentru a-ți promova clubul:

Evenimente cu ușile deschise - Împreună cu VP-ul Educației, planifică evenimente cu ușile deschise care sunt promovate în cadrul comunității.

Seminarii - Crează seminarii speciale despre discursuri și leadership. Este minunat dacă incluzi seminariile într-un eveniment care include și o întâlnire de club după seminar pentru a invita participanții să rămână și să vadă sistemul în acțiune. 

Crează un cont gratis Google MyBusiness - Asta îți va permite să îți plasezi clubul pe hartă. Chiar dacă momentan vă întâlniți doar virtual, este un mijloc de a crea vizibilitate foarte bună.

Maratoane Agora - Participă la evenimente inter-club precum un Maraton și competiții amicale. 

Linkuri reciproce - Caută alte organizații din zone similare de activitate (vorbit în public, leadership, dezbateri, gândire critică) și sugerează linkuri reciproce. 

Tăguiește sau @menționează persoane interesante în postările de pe rețelele sociale ale clubului -  (Această activitate ar trebui coordonată împreună cu Managerul Comunitar). Tăguirea persoanelor ce pot fi interesate (din media, lideri locali, vedete, posibili membrii etc) este o cale bună de a le atrage atenția, dacă se face cu grijă. 

Producerea de bunuri purtabile -  De obicei este relativ ieftin să imprimi tricouri, hanorace sau măști. Există și kituri care îți permit să faci asta acasă, folosind o imprimantă normală.

Oferă certificate și premii la nivel de club -  Membrilor și oaspeților le place de obicei să posteze despre realizările lor pe profilurile de rețele de socializare. 

Anunță întâlnirile de club ca evenimente pe platformele online -  Există multe astfel de platforme - Airbnb, Meetup, CouchSurfing, Internations, etc. Anunță întâlnirile clubului acolo și încurajează activ oamenii să se alăture. Desigur, ar trebui să faci același lucru și pe toate platformele de socializare (de exemplu, evenimente Facebook).

Crează un Calendar Google cu programul întâlnirilor clubului tău și fă-l public -  Acest lucru le va permite oamenilor să vadă ușor unde se întâlnește clubul și să adauge cu ușurință evenimentul în propriul calendar. 

Lasă pamflete în școli, universități, librării, biblioteci, și centre comunitare și culturale -  Deoarece Agora este o fundație educațională non-profit, multe instituții sunt foarte binevoitoare pentru a colabora cu noi și a ajuta cluburile locale. 

Contactează fimele locale -  Contactează companiile din zona ta împreună cu VP al Leadershipului Comunitar. Programele comerciale de vorbit în public și leadership costă mii de lei în mod normal, iar tu le vei oferi o metodă dovedit eficientă materia. Acest lucru ar putea nu doar să aducă noi membrii în club ci și poate un nou club corporatist în cadrul companiei, precum și multe oportunități pentru membrii tăi: de la locuri într-un mediu profesional și oportunități de socializare la ocazii în carieră. De obicei ar trebui să vorbești cu departamentele de Resurse Umane sau Training din companie.

Crează insigne și încurajează membrii să le poarte la evenimente în afara clubului. 

Crează materiale vandabile - acțibilde, căni, tricouri etc.

Dacă clubul tău nu are un Manager Comunitar, ar trebui să îndeplinești tu unele dintre sarcinile respective. 

Poți aplica și ideile expirmate în capitolul "Crearea unui nou club - Crearea Echipei" .
 

Dacă îți vin idei care funcționează, împărtășește-le cu noi pentru a le putea adăuga aici și a le permite și altor cluburi să le folosească.

Asigură Respectarea Regulilor

În calitate de VP al Marketingului, este responsabilitatea ta să te asiguri că clubul respectă Ghidul Agora de Brandin și Comunicare. Asta include și grija față de comunicarea ta, dar și a Managerului Comunitar al Clubului (dacă există unul) și a acelor membrii care sunt implicați în activități exterioare clubului precum prezentarea de discursuri și seminarii către alte organizații sau conducerea unor proiecte comunitare. 

Contactul cu Mass Media

Este esențial să contactezi mass media locală pentru a crește vizibilitatea clubului tău și a organizației în general. În plus, această activitate ajută mult eforturile VP-ului Leadershipului Comunitar și VP-ului Membrilor:

• Este mult mai ușor pentru VPCL să prezinte unor organizații serviciile membrilor de club dacă clubul a fost menționat în mass media (în mod repetat).
• Este mult mai ușor și pentru VP-ul Membrilor să atragă noi membrii. 

Cum să contactezi

• Construiește o listă de contacte media având o viziune clară asupra intereslor lor, tipului de public și interacțiunii etc.
• Cultivă relațiile cu profesioniștii mass media înainte de a avea nevoie de ei.  
• Oferă valoare. Nu te gândi doar la ce vrei tu de la acei profesioniști, ci și la cum îi poți ajuta pe ei oferindu-le lucruri de care ar putea fi interesat publicul lor. 
• Toate principiile Ethos, Pathos, Logos se aplică atunci când comunici cu mass media, dar în acest caz cel care are cea mai bună credibilitate, autenticitate etc este chiar clubul. 
• Ca o urmare a celor de mai sus, asigură-te că verifici tot ce trimiți. Există multe instrumente online gratuite care ajută la gramatică și ortografie așa că în zilele noastre este impardonabil să trimiți ceva ce include astfel de greșeli. 
• Nu trimite tuturor același mesaj de PR. Personalizează mesajul pentru nevoile fiecărui destinatar. 
• Trebuie să fii insistent dar nu exasperant. Nu te da bătut dacă nu obții rezultate de la prima încercare.