Cu excepția Cluburilor Corporatiste, care urmează regulile de contabilitate ale organizației gazdă, toate tipurile de club care gestionează fonduri (indiferent dacă provin din taxe sau alte surse) trebuie să aibă un Trezorier care se ocupă de contabilitatea primară.
Trezorierul trebuie să cunoască foarte bine Regulile Financiare ale Clubului și are următoarele sarcini:
Administratorul fondurilor clubului
Ca Trezorier, tu ești punctul de acces către fondurile clubului. Cheltuielile nu se pot realiza fără aprobarea combinată a Președintelui și Trezorierului. Practic, tu ai putere de veto asupra cheltuielilor despre care consideri sincer că încalcă dorința exprimată prin vot a membrilor în legătură cu bugetul general sau cu regulile privind finanțele clubului.
Dacă Trezorierul și Președintele nu sunt de acord cu privire la ce cheltuieli respectă bugetul aprobat, pot supune cheltuiala la votul membrilor.
Pe de altă parte, dacă dezacordul este legat de utilizarea fondurilor care respectă sau nu regulile general privind finanțele clubului, ei pot duce întrebarea la un nivel superior către Ambasador sau Sediul Central al Fundației.
Registrele Financiare și Raportările
O a doua responsabilitate a Trezorierului este să mențină registre conforme pentru toate operațiunile cu fondurile. Trebuie să respecți două lucruri:
- Legile locale.
- Cerințele Fundației de raportare a evidenței.
De obicei, această a doua parte este cea mai ușoară, deoarece cerințele de raportare sunt relativ simple și nu solicită operațiuni speciale. În plus, poți folosi instrumente online pe care le oferim pentru raportări.
În mod ideal, toată evidența ar trebui să fie făcută când se face sau se primește o plată astfel încât toți membrii interesați să poată vedea statusul finanțelor clubului. Dar dacă asta nu se dovedește a fi posibil dintr-un motiv sau altul, trebuie să te asiguri că încarci informațiile per item și generale cel puțin o dată la fiecare șase luni.
Alte Responsabilități
În fine, ca Trezorier mai trebuie să:
- Răspunzi la întrebările financiare ale membrilor și invitaților. Desigur, membrii au dreptul să primească mult mai multe detalii decât invitații.
- Strângi taxele de membru și orice alte fonduri într-un singur cont.
- Decontezi cheltuielile autorizate ale funcționarilor.
- Interacționezi cu trezorierii altor cluburi pentru a asigura respectarea cu Regulile Financiare atunci când trebuie să fie finanțate evenimente comune precum convenții sau concursuri.
- Controlezi și execuți plățile autorizate de către Președinte pentru achiziționarea de bunuri și servicii.