Ở Agora, có rất nhiều sự linh hoạt trong việc định hình chương trình cho mỗi cuộc họp. Chúng tôi có rất nhiều hoạt động đến nỗi không thể sắp xếp tất cả vào trong một cuộc họp duy nhất. Đây là một trong những yếu tố khiến cho các cuộc họp Agora rất khác biệt – không phải lúc nào cũng là một khuôn mẫu nhàm chán được áp dụng lặp đi lặp lại, mà đa dạng hơn, vui nhộn hơn nhưng vẫn giữ được trọng tâm giáo dục.

Đặc điểm cuộc họp bắt buộc

Các câu lạc bộ thoải mái – và chúng tôi khuyến khích họ – đưa ra những vai trò mới, thay đổi thứ tự các phần họp, đưa vào những phần hoàn toàn mới hoặc thử nghiệm các ý tưởng đổi mới khác, miễn sao chúng phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh và lý tưởng của Tổ chức và về bản chất mang tính giáo dục.

Tuy nhiên, có một tập hợp các yếu tố cuộc họp bắt buộc rất tối thiểu phải có trong mỗi cuộc họp thường kỳ của câu lạc bộ để hoàn thành chức năng chính của cuộc họp: giáo dục các thành viên về một bộ kỹ năng cụ thể và đi theo chương trình giáo dục của Agora Speakers International. Điều này cũng giúp đảm bảo một mức độ nhất quán tối thiểu giữa các câu lạc bộ trên toàn thế giới.

Các loại hình câu lạc bộ khác nhau có những yêu cầu khác nhau về mức độ chặt chẽ họ cần tuân thủ Mô hình Giáo dục Agora. Vui lòng xem thêm bài viết cụ thể để biết về loại hình câu lạc bộ bạn đang điều hành.

Cụ thể hơn, các yếu tố bắt buộc tối thiểu trong một cuộc họp thường kỳ là:

• Cần có một Người chủ trì cuộc họp duy nhất xuyên suốt cuộc họp.

• Tất cả các phần họp và những người tham gia cuộc họp phải được bấm giờ bởi Người bấm giờ và việc sử dụng ngôn ngữ của họ phải được đánh giá bởi Nhà văn phạm.

• Trừ trường hợp câu lạc bộ vừa thành lập tháng trước, cần phải có ít nhất một bài nói thuộc bài học (bài nói được thực hiện theo một trong các bài học của Chương trình Giáo dục).

• Tất cả các bài nói cần được đánh giá.
  • Nếu là bài nói thuộc bài học, thì chúng cần được nhận xét theo phiếu nhận xét của bài học bởi ít nhất một người nhận xét.
  • Nếu là những bài nói không thuộc bài học, thì chúng cần được nhận xét theo những mục đích và mục tiêu cụ thể mà người nói đã đặt ra cho chính mình và những điều này cần được biết trước. Một câu lạc bộ có thể chọn để nhiều người nhận xét cùng nhận xét một bài nói, cung cấp cái thường gọi là "nhận xét của hội đồng".

• Ít nhất một người nhận xét cũng nên giải thích về các mục tiêu của bài nói trước chính bài nói đó để khán giả biết nên mong đợi những gì và cần đưa ra phản hồi về những gì. Điều này không cần thiết nếu các mục tiêu giống với một bài nói trước đó và đã được giải thích (điều này có thể xảy ra, ví dụ, khi hai hay nhiều diễn giả trong một cuộc họp thực hiện cùng một bài học).

• Việc nhận xét về mỗi bài học phải được thực hiện bằng miệng và công khai bởi (những) người nhận xét trong cùng cuộc họp đó để cả người nói và khán giả đều có thể hưởng lợi từ những phản hồi được đưa ra. Việc nhận xét phải được thực hiện bằng cách sử dụng các biểu mẫu nhận xét phù hợp với bài học.

• Cần dành cho khán giả 1 - 2 phút sau bài nói để cung cấp phản hồi bằng văn bản cho người nói.

• Cần có một Người nhận xét cuộc họp để nhận xét tổng thể về cuộc họp và về những vai trò chưa nhận được phản hồi từ những người nhận xét cụ thể.