Tất cả những cuộc họp thường xuyên của các câu lạc bộ Agora Speakers đều có cấu trúc, nghĩa là đa số các cuộc họp đều đi theo cùng một luồng và có cùng các vai trò để đảm bảo trải nghiệm nhất quán cho các thành viên bất kể họ ghé thăm câu lạc bộ nào và bởi vì thể thức này đã được kiểm chứng và cho thấy hiệu quả. Tuy nhiên, các câu lạc bộ cũng có thể tự do đổi mới, thêm các vai trò khác, thay đổi thứ tự, v.v. Xem thêm các phần về Cuộc họp Câu lạc bộ để nắm được mô tả chi tiết về cách thức một cuộc họp thường diễn ra.

Quyết định ai thực hiện vai trò nào như thế nào?

Mọi thành viên đều có thể thực hiện bất kỳ vai trò nào theo nguyện vọng của họ, và Agora Speakers không áp đặt các hạn chế hay yêu cầu đối với bất kỳ vai trò nào. Khuyến nghị chung là các thành viên xung phong đăng ký đảm nhận vai trò họ mong muốn cho (các) cuộc họp tiếp theo chừng nào còn trống chỗ.

Tuy nhiên, câu lạc bộ có quyền tự do quyết định yêu cầu cho các vai trò. Hạn chế phổ biến nhất có thể thấy là yêu cầu thành viên muốn thực hiện Bài học Diễn thuyết thì cũng phải từng tình nguyện trong các vai trò khác trước cuộc họp đó .

Không nên lặp lại các vai trò trong nhiều cuộc họp liên tiếp để tất cả mọi người đều có cơ hội đảm nhiệm mọi vai trò và trải nghiệm những thử thách riêng mà mỗi vai trò đặt ra. Hơn nữa, không có gì nhàm chán hơn một câu lạc bộ mà ở đó Nhà văn phạm, Người bấm giờ hoặc Người chủ trì cuộc họp luôn là cùng một người.

Điều gì xảy ra nếu ai đó không đến?

Việc ai đó đảm nhận một vai trò nhưng lại không đến cuộc họp không "hẳn" là chưa từng xảy ra.

Nếu bạn là người không thể tham dự cuộc họp, thì bạn rất nên nói chuyện với một số thành viên đồng nghiệp mà bạn biết sẽ tham dự và hỏi xem họ có thể thay thế vị trí của bạn hay không. Nếu bạn không biết bất kỳ ai, hãy nói chuyện với Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục của bạn hoặc Người chủ trì cuộc họp đó để báo trước việc bạn không thể tham dự.

Tại một cuộc họp, nếu một người nào đó đảm nhận vai trò nhưng không đến mà cũng không báo trước, thì Người chủ trì cuộc họp thường có trách nhiệm tìm người thay thế.

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng một số vai trò không thể (và không nên) thay gấp, chẳng hạn như:

• Người thực hiện bài nói chuẩn bị sẵn
• Người chủ trì soạn bài nói
• Diễn giả "Hôm nay chúng ta đến với..."
• Người chủ trì hội thảo
• Người tham gia Bắn tỉa

Các vai trò như trên đòi hỏi sự chuẩn bị và nghiên cứu đáng kể mà không thể thực hiện ngay lập tức được. Trừ khi may mắn có một thành viên vừa thực hiện một trong những vai trò này gần đây ở một câu lạc bộ khác và vẫn còn nhớ rõ mọi thứ, nếu không thì tốt hơn là nên bỏ phần đó ra khỏi chương trình họp.