Phần này vạch ra các quy tắc bắt buộc dành cho tất cả các câu lạc bộ thu bất kỳ loại phí hoặc quỹ nào – bất kể nguồn thu hoặc tần suất thu. Các quy tắc này không áp dụng cho câu lạc bộ doanh nghiệp phải tuân theo chính sách của công ty họ về tài chính.

Định nghĩa

"Trang web câu lạc bộ" được định nghĩa là sự hiện diện trực tuyến của câu lạc bộ, có thể là một trang web, một trang hoặc một nhóm trên mạng xã hội, một diễn đàn, v.v.

"Sự chấp thuận của các thành viên" được thực hiện theo thủ tục bỏ phiếu quy định trong phần Quy chế dân chủ của câu lạc bộ. Tất cả các đề xuất chi tiêu được biểu quyết phải gồm có:

• Mục đích chính xác của hoạt động
• Số tiền tối thiểu và tối đa được phép sử dụng
• Khung thời gian tối thiểu và tối đa để thực hiện hoạt động kể từ ngày chấp thuận, trong đó khung thời gian tối đa không được quá một năm.

"Chi phí hoạt động"  là những chi phí không thể tránh khỏi phục vụ cho hoạt động thường xuyên của câu lạc bộ, bao gồm:

• Tiền thuê địa điểm trong thời gian diễn ra cuộc họp.
• Tiền thuê các thiết bị sử dụng trong cuộc họp: máy vi tính, mic, máy chiếu, v.v.
• Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị hiện có.
• Chi phí thiết lập cuộc họp và chi phí sau cuộc họp (công tác chuẩn bị, vệ sinh, v.v.)
• Chi phí vật dụng văn phòng và vật tư tiêu hao (giấy, bút, tài liệu photo, mực in để in phiếu nhận xét, v.v.)
• Văn phòng phẩm (danh thiếp, huy hiệu, gói chào mừng, ghim cài, biểu ngữ, v.v.)
• Các chi phí tài chính như phí chuyển khoản ngân hàng, chi phí duy trì tài khoản, thuế, v.v.
• Các chi phí phát sinh từ nghĩa vụ pháp lý địa phương của câu lạc bộ (bảo hiểm, đăng ký pháp lý, sổ sách pháp lý, v.v.)

Ví dụ về các chi phí phi hoạt động:

• Mua sắm các trang thiết bị cố định
• Chi phí tổ chức các sự kiện đặc biệt, tiệc tùng hoặc hội thảo.
• Chi phí mời các diễn giả hoặc giảng viên trả phí.
• Hỗ trợ đưa người chiến thắng cuộc thi của câu lạc bộ đến một cuộc thi ở xa.

"Sự kiện liên quan đến Agora" là bất kỳ sự kiện nào được tổ chức hoặc đồng tài trợ bởi một hoặc nhiều câu lạc bộ Agora, tuân thủ tất cả các Nguyên tắc cốt lõi (đặc biệt là nguyên tắc Trung lập) và có mục đích thúc đẩy sứ mệnh hoặc các mục tiêu của Agora. Một số ví dụ về những sự kiện như vậy là:

• Cuộc thi Nói trước công chúng, cuộc thi Phản biện và các cuộc thi tương tự khác
• Hội nghị Agora ở nhiều cấp độ khác nhau
• Sự kiện mở cửa để quảng bá câu lạc bộ Agora
• Cuộc họp mẫu cho câu lạc bộ tiềm năng
• Hội thảo, hội nghị chuyên đề, buổi đào tạo, v.v.
• Dự án cộng đồng hợp lệ của câu lạc bộ
• Tham gia các hội chợ, triển lãm hoặc các sự kiện tương tự khác của bên thứ ba mà sự hiện diện của câu lạc bộ phù hợp cho mục đích tiếp thị và phát triển thành viên.

Để tham khảo thêm ví dụ về các loại sự kiện câu lạc bộ không được phép tham gia, vui lòng xem nguyên tắc Trung lập.

"Sự kiện chính thức của Agora" là bất kỳ sự kiện chung toàn cầu nào được tạo ra hoặc định nghĩa bởi Tổ chức Agora Speakers International. Hiện có 2 loại sự kiện như vậy:

• Tất cả các cuộc thi tuân theo những bộ quy tắc chính thức.
• Các hội nghị Agora ở mọi cấp độ địa lý.

Các quy tắc tài chính

Tự do tài chính

FF01. Câu lạc bộ có thể quyết định thu bất kỳ khoản phí nào mà họ cho là phù hợp, với bất kỳ tần suất nào họ cần, và có thể nhận tiền từ bất kỳ bên thứ ba nào với điều kiện tuân thủ tất cả các quy tắc sau.

FF02. Số tiền và định kỳ thu phí câu lạc bộ từ các thành viên phải được công khai trên tất cả các trang web của câu lạc bộ. Không được yêu cầu thành viên điền vào bất kỳ biểu mẫu nào hay cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân nào để truy cập những thông tin như vậy .

FF03. Phí câu lạc bộ thu từ các thành viên không được mang tính chất phân biệt đối xử: tất cả các thành viên đều phải đóng mức phí như nhau trừ các ngoại lệ sau:

• Những người thuộc nhóm thu nhập đặc biệt thấp hoặc thiểu số có thể được giảm hoặc miễn phí thành viên. Ví dụ: sinh viên, người về hưu, người thất nghiệp, người dân tộc thiểu số, người tị nạn, v.v. Chúng tôi có quyền xem xét các trường hợp này và yêu cầu gỡ bỏ ngoại lệ nếu cảm thấy một câu lạc bộ đang lạm dụng định nghĩa này và biến nó thành một mức phí thành viên mang tính phân biệt đối xử (ví dụ: câu lạc bộ định nghĩa "nam giới da trắng" là "nhóm thiểu số").

• Đối với các câu lạc bộ hoạt động bằng ngôn ngữ không phải là ngôn ngữ chính thức của quốc gia (ví dụ: Câu lạc bộ nói tiếng Anh hoạt động ở Tây Ban Nha), thì những người bản ngữ của ngôn ngữ đó có thể được giảm hoặc miễn phí thành viên.

• Bất kỳ chuyên gia nào trong lĩnh vực nói chuyện trước công chúng và kỹ năng lãnh đạo đều có thể được giảm hoặc miễn phí thành viên nếu họ thường xuyên thực hiện việc nhận xét, tham gia các hội thảo hoặc cố vấn trong các cuộc họp của câu lạc bộ.

FF04. Khách và các thành viên khác của Agora có thể không bị tính phí khi đến thăm câu lạc bộ trong các buổi họp thông thường. Trong các buổi không thường xuyên, chẳng hạn như sự kiện đặc biệt, cuộc họp với khách mời, diễn giả, hội thảo, v.v., người tham dự có thể bị tính phí một lần đã được thông báo công khai trước đó. Khoản phí một lần này phải được thông báo cùng lúc với thông báo về buổi không thường xuyên.

FF05. Câu lạc bộ không được nhận các khoản quyên góp ẩn danh hoặc quyên góp từ các bên thứ ba có hệ tư tưởng hoặc hành động đi ngược lại lý tưởng, nguyên tắc, sứ mệnh và mục tiêu của Agora Speakers International.

Sử dụng quỹ hợp lệ

VU01. Quỹ câu lạc bộ không được sử dụng vì lợi nhuận cá nhân hay lợi ích của bất kỳ thành viên nào. Việc sử dụng quỹ phải luôn tuân thủ các yêu cầu pháp lý của địa phương đối với tổ chức phi lợi nhuận. Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa luật pháp địa phương và các quy tắc này, quy định hạn chế nhất sẽ được áp dụng.

VU02. Tất cả các hàng hóa hoặc dịch vụ mà câu lạc bộ mua đều phải phục vụ cho hoạt động của câu lạc bộ hoặc cho các sự kiện liên quan đến Agora như các cuộc thi, hội nghị, v.v. Câu lạc bộ không được sử dụng quỹ cho bất kỳ hoạt động nào có mục đích duy nhất là gây quỹ cho câu lạc bộ. Đặc biệt là câu lạc bộ không được tham gia vào các hoạt động đầu tư dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm đầu tư vào chứng khoán, hàng hóa, ngoại hối, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn và bất động sản, bất kể chúng có được giao dịch công khai hay không.

VU03. Bất kỳ tài sản nào câu lạc bộ có được đều chỉ được sử dụng bởi các thành viên câu lạc bộ, đại diện quốc gia của Agora, hoặc khách tham dự cuộc họp câu lạc bộ hay các hoạt động khác liên quan đến Agora phù hợp với sứ mệnh và mục đích của Agora. Không được thu thêm phí cho việc sử dụng tài sản như vậy.

VU04. Khi câu lạc bộ giải thể, tất cả số tiền còn lại phải được quyên góp cho một tổ chức từ thiện được công nhận hợp pháp dưới sự chấp thuận của các thành viên theo tỷ lệ đa số đơn giản. Nếu không thể đạt được thỏa thuận, số tiền này sẽ được quyên góp cho Agora Speakers International.

VU05. Câu lạc bộ không được thuê nhân viên.

VU06. Câu lạc bộ không được nắm giữ các công cụ đầu tư dưới bất kỳ hình thức nào và không được nhận nợ.

VU07. Tất cả các tài khoản mà câu lạc bộ sử dụng phải được mở tại các ngân hàng được phép hoạt động tại địa phương trên địa bàn câu lạc bộ được đăng ký và phải sử dụng một trong các loại tiền chính thức của quốc gia đó.

Giám sát việc sử dụng quỹ

OV01. Câu lạc bộ thu quỹ hoặc thu phí phải có cán bộ Thủ quỹ, không phải là Chủ tịch.

OV02. Câu lạc bộ phải luôn công khai số liệu tài chính chi tiết và cập nhật trên tất cả các trang web của mình và phải cung cấp báo cáo chi tiết đầy đủ cho Tổ chức mỗi năm một lần. Thông tin này sẽ công khai cho tất cả các thành viên Agora trên toàn thế giới. Những số liệu tài chính này có thể chỉ đơn giản là một tệp Excel ghi chi tiết thu chi hoặc phức tạp như một báo cáo kế toán hoàn chỉnh, nhưng trong mọi trường hợp, phải thể hiện hoàn toàn rõ ràng phí thành viên đang được sử dụng cụ thể như thế nào. Ngoài định dạng tổng hợp, chi phí câu lạc bộ cũng phải có ở định dạng chi tiết, không tổng hợp. Định dạng chi tiết phải bao gồm ít nhất những thông tin sau ở mỗi giao dịch:

• Ngày tháng,
• Số tiền đã chi tiêu hoặc nhận được,
• Nguồn (đối với các khoản phí hoặc quyên góp) hoặc nhà cung cấp (đối với các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ),
• Mục đích hoặc lý do giao dịch (đối với các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ – chi tiết cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua)

OV03. Câu lạc bộ không được tích lũy quỹ vượt quá số tiền tương đương với 2 năm chi phí hoạt động trừ khi được đa số thành viên ủy quyền và chỉ dành cho những mục đích cụ thể, có trong ngân sách. Giấy ủy quyền này phải được gia hạn hàng năm.

OV04. Bất kỳ việc sử dụng hơn 1/3 quỹ câu lạc bộ (lấy số tiền quỹ tại thời điểm đầu Năm tài chính làm cơ sở) cho các mục đích phi hoạt động sẽ cần được sự chấp thuận của các thành viên, bất kể việc đạt đến 1/3 quỹ đó là do một giao dịch đơn lẻ hay do lũy kế. Cụ thể hơn, bất kỳ giao dịch nào mà số tiền khi cộng dồn vào chi phí hoạt động kể từ đầu Năm tài chính vượt quá 1/3 quỹ ban đầu của câu lạc bộ đều phải được sự chấp thuận của các thành viên, trừ khi giao dịch đó là một phần của đề xuất ngân sách đã được phê duyệt trước đó và số tiền giao dịch nằm trong phạm vi đã được phê duyệt.

Một vài ví dụ:

• Một câu lạc bộ bắt đầu năm tài chính với 1000$ (1/3 = 333$). Chủ tịch muốn mua một máy chiếu với giá 400$. Vì 400$ > 333$ nên các thành viên phải chấp thuận giao dịch mua này. Sau khi có được sự chấp thuận của các thành viên, Chủ tịch muốn mua một chiếc mic với giá 15$. Vì chi phí lũy kế của giao dịch mua này là 400$ + 15$ > 333$, nên giao dịch đó cũng phải được chấp thuận. Trên thực tế, quy tắc này có nghĩa là sau khi chi 1/3 tổng quỹ câu lạc bộ, mọi chi tiêu phi hoạt động đều phải được chấp thuận.

• Một câu lạc bộ bắt đầu năm tài chính với 1000$ (1/3 = 333$). Chủ tịch mua 10 chiếc mic với giá 30$ một chiếc (chi phí lũy kế là 300$). Không lâu sau, Chủ tịch muốn mua một chiếc bục giảng với giá 50$. Các thành viên phải chấp thuận giao dịch đó vì chi phí lũy kế của bục giảng và các giao dịch mua trước đó sẽ là 350$, vượt quá quy tắc 1/3.

• Một câu lạc bộ bắt đầu năm tài chính với 1000$ (1/3 = 333$). Chủ tịch trình bày kế hoạch tổ chức một cuộc thi với kinh phí 600$ và được chấp thuận. Chủ tịch tiếp tục mua một chiếc máy chiếu với giá 400$ và 10 chiếc mic với giá 10$ một chiếc – tổng cộng là 500$. Không có giao dịch nào trong số này cần được chấp thuận. Sau đó, Chủ tịch muốn mua một bộ sách trị giá 50$ cho câu lạc bộ. Giao dịch này phải được chấp thuận vì tổng chi phí lũy kế là 550$ (> 333$) và giao dịch này không liên quan đến cuộc thi.

• Một câu lạc bộ bắt đầu năm tài chính với 1000$ (1/3 = 333$). Chủ tịch trình bày kế hoạch tổ chức một cuộc thi với kinh phí 600$ và được chấp thuận. Chủ tịch tiếp tục mua một chiếc máy chiếu với giá 400$ và 10 chiếc mic với giá 25$ một chiếc. Việc mua mic sẽ dẫn đến tổng chi phí phi hoạt động là 650$ – cao hơn ngân sách đã được phê duyệt trước đó – vì vậy các thành viên phải chấp thuận giao dịch đó.

OV05. Mọi chi tiêu hoặc chấp thuận tài chính mà các thành viên câu lạc bộ có thể đưa ra sẽ kéo dài tối đa một năm. Khi năm này kết thúc, sẽ cần một cuộc biểu quyết khác để gia hạn sự chấp thuận cho năm tiếp theo.

Cấp vốn cho các sự kiện liên quan đến Agora

Một trong những trụ cột cốt lõi của hệ thống Agora là loạt sự kiện Agora liên câu lạc bộ chính thức, chẳng hạn như các cuộc thi, hội nghị, v.v., cũng như bất kỳ sự kiện nào khác do nhiều câu lạc bộ cùng tổ chức (chẳng hạn như các buổi giao lưu hữu nghị, các cuộc thi không chính thức, v.v.). Những hoạt động này thường sẽ cần một khoản ứng trước nhất định để được thực hiện thành công.

AE01. Tất cả các sự kiện liên quan đến Agora (chính thức hoặc không chính thức) chủ yếu phải là tự chi trả bằng các phương thức bán vé và sản phẩm, tài trợ, trợ cấp và các phương thức khác.

AE02. 10% tổng số tiền thu được từ tất cả các sự kiện như vậy (chính thức hoặc không chính thức) sẽ được chuyển cho Tổ chức Agora Speakers International.

AE03. Chi phí cho bất kỳ sự kiện Agora chính thức nào mà cần một khoản ứng trước nhất định sẽ do tất cả các thành viên cá nhân trong khu vực địa lý tương ứng chịu, với giới hạn là phạm vi toàn quốc đối với các sự kiện cấp quốc tế như Hội nghị. Tất cả các thành viên trong khu vực tương ứng sẽ đóng góp – ngoài mọi khoản phí nào khác mà họ phải nộp – một phần tỷ lệ của những chi phí đó. Phần tỷ lệ này sẽ bằng tổng số tiền cần ứng trước chia cho số thành viên duy nhất trong khu vực và sẽ như nhau đối với mọi thành viên bất kể họ thuộc bao nhiêu câu lạc bộ. Mỗi câu lạc bộ được tự do quyết định xem họ sẽ lấy khoản tiền cần ứng trước đó từ quỹ riêng của mình hay là từ đóng góp thêm của các thành viên, hoặc cả hai.

AE04. Bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào từ sự kiện sẽ được chia lại cho các câu lạc bộ theo tỷ lệ tương ứng với số thành viên câu lạc bộ. Câu lạc bộ có thể hoàn trả số tiền đó cho các thành viên của mình, tối đa bằng số tiền họ phải nộp theo điều AE03. Quyết định hoàn trả hay không hoàn trả một phần lãi do Ủy ban điều hành của mỗi câu lạc bộ quyết định. Phần quỹ không được hoàn trả cho các thành viên sẽ trở thành quỹ câu lạc bộ.

AE05. Những người tổ chức sự kiện phải báo cáo đúng thực tế tất cả các hoạt động kế toán xung quanh việc tổ chức sự kiện cho Trụ sở chính của Agora Speakers International với mức độ chi tiết quy định trong điều OV02 và sử dụng các công cụ kế toán do trụ sở chính cung cấp.

Tài trợ cho những người tham gia Hội nghị

CP01. Chỉ những người tham gia các sự kiện chính thức của Agora trên cấp thành phố mới đủ điều kiện nhận tài trợ.

CP02. Các câu lạc bộ trong một khu vực địa lý cụ thể (bao gồm cả cấp quốc gia) có thể chọn tài trợ chi phí cho những người tham gia hội nghị dưới đây:

• Người dự thi.
• Một đại diện của câu lạc bộ không dự thi có quyền biểu quyết, được sự chấp thuận của Ban chấp hành câu lạc bộ.
• Người trực tiếp chỉ đạo các hội thảo, buổi đào tạo, hội nghị chuyên đề tại sự kiện đủ điều kiện.
  
  Câu lạc bộ có thể quyết định tài trợ cho hình thức tham gia này mà không tài trợ cho những hình thức tham gia khác.

CP03. Quyết định tài trợ phải được thông qua bởi tuyệt đại đa số các Chủ tịch câu lạc bộ và việc biểu quyết phải diễn ra như sau:

• Đối với người dự thi: trước vòng thi đầu tiên (cấp câu lạc bộ)
• Đối với những người tham gia khác – không muộn hơn một tháng kể từ ngày thông báo về thời gian diễn ra sự kiện.

CP04. Sau đây là những trường hợp sử dụng hợp lệ quỹ câu lạc bộ trừ khi bị luật pháp địa phương nghiêm cấm:

• Chi phí đi lại khứ hồi hạng phổ thông bằng phương tiện di chuyển phù hợp nhất
• Chi phí của loại vé đầy đủ nhất của sự kiện
• Chi phí ăn ở trong thời gian diễn ra sự kiện cộng với hai đêm (cho phép đến trước một ngày và khởi hành vào ngày sau khi sự kiện kết thúc)
• Chi phí phụ cấp hàng ngày hợp lý cho việc ăn uống và đi lại

CP05. Việc tài trợ chỉ có thể áp dụng cho các đề xuất mua hàng cụ thể. Không được phép trao đổi các sản phẩm dịch vụ được tài trợ để lấy tiền. Những người tham gia được tài trợ phải giữ hóa đơn của tất cả các hàng hóa dịch vụ được tài trợ và gửi qua đường điện tử cho Thủ quỹ câu lạc bộ của mình ngay khi nhận được và không muộn hơn hai tuần sau khi mua.

Thay đổi quy tắc

RC01. Các quy tắc này có thể thay đổi theo thời gian. Các câu lạc bộ phải tuân thủ những quy tắc mới trong vòng sáu tháng kể từ khi thay đổi.