Đây là một thể thức họp đã được kiểm chứng có thể dùng làm xuất phát điểm cho thiết kế cuộc họp của riêng bạn.

Phần này chỉ giải thích về thứ tự nói chung và thời gian đề xuất, chứ không đưa ra chi tiết cách thức hoạt động của từng vai trò. Thông tin này có thể được tìm thấy trong chương Vai trò cuộc họp câu lạc bộ.

Thể thức họp về cơ bản giống nhau bất kể họp trực tiếp hay trực tuyến.

Trước cuộc họp

Người tổ chức cuộc họp nên đến thật sớm trước thời gian bắt đầu họp dự kiến và nên:

• Chuẩn bị địa điểm họp – bàn ghế, bục giảng, vị trí các biểu tượng của câu lạc bộ và của Agora, v.v.
• Chuẩn bị các công cụ mà Người bấm giờ sẽ sử dụng để đo lường và báo hiệu thời gian (đồng hồ bấm giờ, các bìa cứng màu "đèn giao thông", v.v.).
• In chương trình họp.
• Nếu có thể, kiểm tra xem hệ thống ánh sáng, hệ thống âm thanh và thiết bị trình chiếu có hoạt động bình thường không.
• Thiết lập và chuẩn bị cho việc thu âm nếu câu lạc bộ có thiết bị thu âm.

Đối với các cuộc họp Trực tuyến, Người tổ chức cuộc họp nên bắt đầu cuộc họp ít nhất 15 phút trước thời gian bắt đầu họp chính thức.

Tài liệu cần thiết

Cuộc họp trực tiếp

Đối với một cuộc họp câu lạc bộ trực tiếp, bạn sẽ cần những tài liệu tối thiểu sau:

• Đồng hồ bấm giờ để tính thời gian cho các bài nói.

• Một số cách để báo hiệu giới hạn thời gian cho người nói. Điều này được thực hiện thông qua các chỉ báo màu xanh lá cây, vàng và đỏ. Bạn có thể sử dụng đèn hoặc đơn giản là những tờ giấy màu.

• Các biểu mẫu phản hồi dành cho khán giả. Tất cả các thành viên là khán giả (thậm chí cả khách) đều có thể đưa ra nhận xét của họ về từng người nói trên các biểu mẫu phản hồi này. Bạn có thể nhận được các mẫu biểu mẫu phản hồi có thể tùy chỉnh – chẳng hạn như mẫu bên dưới – từ cổng Thương hiệu (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). 

Bạn có thể sử dụng mẫu được cung cấp hoặc tạo mẫu của riêng mình.

• Bút cho khán giả và (đặc biệt là) cho Người bấm giờ và Nhà văn phạm.

• Tập chương trình họp đã in.

• Từ vựng của ngày, in trên một hoặc hai tờ giấy, chữ to để người nói và khán giả có thể nhìn thấy từ xa.

• Giấy (hoặc tốt nhất là các biểu mẫu) cho Nhà văn phạm, Người bấm giờ và Người đếm từ đệm.

Cuộc họp trực tuyến

Đối với cuộc họp trực tuyến, bạn nên có sẵn các liên kết và tài liệu sau, phòng trường hợp các vai trò tương ứng bị quên:

• Liên kết đến Hình nền Zoom mà Người bấm giờ có thể sử dụng
• Liên kết đến Công cụ tạo tài sản để Nhà văn phạm và Người bấm giờ có thể tạo các biểu mẫu và hình nền của họ
• Các phiên bản PDF được tạo trước của Phiếu nhận xét cho từng bài học và vai trò (có thể tạo tự động từ trang dành cho từng vai trò và bài học)
• Một tệp PDF được tạo trước của Biểu mẫu phản hồi chung mà các thành viên không phải là người nhận xét có thể sử dụng để cung cấp phản hồi cho những người nói.

Trong cuộc họp

Phần I – Mở đầu

1. Thông thường, Người tổ chức cuộc họp tuyên bố bắt đầu cuộc họp và mở đầu cuộc họp, chào mừng mọi người, sau đó giới thiệu ngắn gọn về người giữ vai trò chủ trì cuộc họp trong ngày và nhường sân khấu cho người đó.

2. Người chủ trì cuộc họp chào mừng tất cả mọi người. Một số điều tốt mà Người chủ trì cuộc họp có thể làm lúc này là:

• Nhắc mọi người tắt điện thoại di động. Đối với các cuộc họp Trực tuyến, ngoài điều này, cần yêu cầu mọi người tắt mọi nguồn gây nhiễu có thể và đóng cửa phòng họ đang ngồi.
• Nhắc mọi người không đi ngang qua phòng trong khi đang diễn ra các bài nói.
• Đối với các cuộc họp Trực tuyến, nhắc mọi người rằng sự an toàn và đúng mực phải luôn hiện diện. Điều này có nghĩa là không ai được đang lái xe hoặc làm các hoạt động nguy hiểm khác trong cuộc họp. Mọi người nên ăn mặc chỉnh tề, và cuối cùng, mọi người nên luôn bật camera.
• Nếu có bất kỳ vị khách nào, hãy giới thiệu chung về Agora Speakers International và câu lạc bộ, mục đích, sứ mệnh và những gì chúng ta làm, cách thức làm.

• Nếu có bất kỳ vị khách nào, thì đây cũng là cơ hội tốt để mời từng người trong số họ đứng lên giới thiệu về bản thân với khán giả. Thông thường, Người chủ trì cuộc họp cũng có thể hỏi một câu hỏi đơn giản như "bạn biết đến chúng tôi như thế nào?" hay "cơn gió nào đưa bạn đến đây?", v.v.

Phần II – Nhóm nhận xét

3. Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho Người bấm giờ trong 1 - 2 phút để giải thích về vai trò của mình, tại sao việc bấm giờ lại quan trọng và cách các tín hiệu thời gian hoạt động.

4. Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho Nhà văn phạm trong 1 - 2 phút để giải thích về vai trò của mình và những điều người ấy sẽ tìm kiếm.

5. Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho Người đếm từ đệm trong 1 - 2 phút để giải thích về vai trò của mình, tầm quan trọng của việc không sử dụng từ đệm và một số ví dụ về từ đệm.

Phần III – Bài học

6. Đối với mỗi Bài học, Người chủ trì cuộc họp:

• Mời Người nhận xét bài nói lên giải thích về các mục tiêu của bài nói
• Mời Diễn giả lên thực hiện bài nói
• Dành cho khán giả từ 1 - 2 phút để mọi người có thể viết phản hồi của mình về diễn giả.

7. Sau khi khi kết thúc phần bài nói chuẩn bị sẵn, Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho Người chủ trì ứng biến để tiếp tục với phần này. Thông thường, phần này dài khoảng 15 phút, với mỗi câu trả lời cho Câu hỏi ứng biến dài từ 1 - 2 phút.

Phần IV – Nhận xét bài nói

8. Sau khi hoàn thành phần trước, Người nhận xét cuộc họp mời những Người nhận xét bài nói lên đưa ra nhận xét, mỗi nhận xét đánh giá dài 3 - 5 phút.

9. Sau khi tất cả các phần Nhận xét Bài nói được đưa ra, Người nhận xét ứng biến sẽ lên sân khấu và trình bày báo cáo của mình. Nhận xét này dài khoảng 5 - 7 phút.

10. Không bắt buộc: nếu câu lạc bộ của bạn có Người nhận xét việc lắng nghe, thì đây sẽ là cơ hội tốt cho vai trò đó.

Phần V – Nhận xét về kỹ thuật và kết thúc

11. Sau khi phần trước kết thúc, Người đếm từ đệm, Nhà văn phạm và Người bấm giờ sẽ trình bày báo cáo của họ, mỗi báo cáo dài 1 - 2 phút, thường theo thứ tự ngược lại thứ tự mà họ đã tham gia đầu cuộc họp.

12. Cuối cùng, Người nhận xét cuộc họp trình bày nhận xét chung của mình về cuộc họp và về tất cả những người nhận xét. Phần này thường kéo dài 5 - 7 phút.

13. Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho bất kỳ ai (đặc biệt là các cán bộ câu lạc bộ) cần đưa ra thông báo.

14. Người chủ trì cuộc họp nhường sân khấu cho Người tổ chức cuộc họp để kết thúc cuộc họp.