Cuộc họp đầu tiên
Khi bắt đầu hành trình của bạn với một người được hướng dẫn mới, bạn nên lên lịch cho một buổi gặp mặt "làm quen" đầu tiên. Nếu có thể, hãy cố gắng gặp trực tiếp người được hướng dẫn – có thể là ở quán cà phê, trong công viên, tại không gian làm việc chung, v.v. Các bạn cũng có thể gặp nhau tại địa điểm của câu lạc bộ, trước hoặc sau cuộc họp.
Nếu không thể họp trực tiếp, thì bạn có thể sử dụng bất kỳ công nghệ nào để họp trực tuyến – cuộc gọi Facebook hoặc WhatsApp, Skype, v.v. Cơ bản là gặp nhau để bạn tâm niệm rằng mình đang nói chuyện với một người thực.
Hãy hỏi về sở thích của người được hướng dẫn. Hầu hết mọi người đều thích một trong những “trụ cột” của chương trình Agora – có thể là kỹ năng lãnh đạo, có thể là tư duy phản biện/ tranh luận, có thể là nói chuyện trước công chúng. Hãy hỏi về kỳ vọng của họ, kinh nghiệm của họ cho đến nay. Chia sẻ kinh nghiệm của bản thân bạn trong các lĩnh vực đó – bất kể kinh nghiệm đó là ở Agora hay nơi khác.
Bạn nên có được những điều sau từ cuộc gặp đầu tiên:
- Hiểu rõ về kỳ vọng của người được hướng dẫn và mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của họ.
- Một bộ quy tắc rõ ràng về con đường phía trước, bao gồm tần suất và thời điểm các bạn sẽ họp lại hoặc có các buổi hướng dẫn (tức là một thông lệ).
- Thống nhất về kênh liên lạc các bạn sẽ sử dụng để liên lạc với nhau. Đừng phân tán, hãy gắn với một kênh – dù đó là email, WhatsApp, điện thoại hay Facebook, v.v. Chỉ trong những trường hợp đặc biệt (chẳng hạn như khi ai đó phải gửi tệp đính kèm hoặc bản ghi hình, v.v.), thì bạn có thể quyết định các phương án bổ sung như dịch vụ truyền tệp hoặc email.
- Mục tiêu ngắn hạn trước mắt cho cuộc họp tiếp theo.
- Cam kết của người được hướng dẫn về thời gian họ sẽ dành cho nhiệm vụ.
Hoạt động hướng dẫn nói chuyện trước công chúng
Hướng dẫn nói chuyện trước công chúng thường có hai khía cạnh:
- Nội dung bài nói
- Thực hiện bài nói
Về nội dung bài nói, bạn thường muốn xem trước bản nháp của bài nói. Kiểm tra tất cả những điều cơ bản – cấu trúc, lập luận, ngôn ngữ, mở đầu, kết luận, v.v. Sau đó, đưa ra các đề xuất cải thiện. Quá trình này có thể lặp lại nhiều lần cho đến khi bài nói đã sẵn sàng. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn ở đây là giúp người được hướng dẫn phát triển phương pháp tiếp cận, phong cách và kỷ luật soạn bài nói của riêng họ, chứ không phải là bạn sửa các vấn đề cho họ. Chỉ ra vấn đề và đưa ra gợi ý, mà không phải là viết lại bài nói cho người được hướng dẫn.
Về việc hướng dẫn thực hiện bài nói, tốt nhất bạn nên đề nghị người được hướng dẫn thực hiện bài nói tại chỗ – hoặc trực tiếp hoặc trong chính cuộc gọi video. Các bài nói được ghi âm không thể hiện được hết vì bạn không bao giờ biết được có bao nhiêu lần thử ghi âm, liệu bản ghi âm có được chỉnh sửa không, hoặc có thể đơn giản là người được hướng dẫn cảm thấy thoải mái khi nói trước webcam hơn là trước một ai đó "hiện diện".
Đặc biệt là đối với các bài học trong Lộ trình giáo dục, hãy đảm bảo rằng người được hướng dẫn hiểu từng mục tiêu của bài học và biết các tiêu chí đánh giá. Cho họ biết rằng họ có thể liên hệ với người nhận xét của mình để đề nghị người đó cũng để ý đến các vấn đề khác mà người được hướng dẫn đặc biệt quan tâm. Ví dụ: mặc dù một bài học cụ thể có thể là về Ngôn ngữ cơ thể, nhưng người nói có thể đề nghị người nhận xét theo dõi việc sử dụng các biện pháp tu từ của họ.
Một vấn đề thường gặp là người được hướng dẫn bị cạn ý tưởng về nội dung để nói. Hãy luôn khuyến khích người được hướng dẫn nói về những điều quan trọng đối với họ hoặc những điều mà họ có cảm xúc mãnh liệt, ngay cả khi điều đó gây tranh cãi hoặc có vẻ khô khan. Trên thực tế, một thử thách thú vị đối với người hướng dẫn sẽ là cố vấn chính xác cho ai đó cách trình bày một quan điểm gây tranh cãi theo cách không làm khán giả quay lưng hoặc thấy phản cảm hay cách trình bày một chủ đề tưởng như buồn tẻ theo một cách hấp dẫn và thú vị.
Là người hướng dẫn, bạn nên có mặt tại cuộc họp mà người được hướng dẫn sẽ trình bày bài học của mình. Mặc dù nghe có vẻ phản trực quan, nhưng đừng ngồi ở hàng ghế đầu – bạn đã có đủ trải nghiệm ở "hàng ghế đầu" trong các buổi họp riêng rồi. Thay vào đó, hãy ngồi ở phía sau. Việc này sẽ cho phép bạn trải nghiệm bài nói từ góc độ của khán giả, ở vị trí tệ nhất có thể. Nhờ đó, bạn sẽ có thể nhận thấy ngay các vấn đề mà nếu không sẽ khó phát hiện ra chẳng hạn như chỉ nhìn thấy một phần đạo cụ, giọng nói chưa đủ lớn, vấn đề giao tiếp bằng mắt với một phần khán giả, v.v.
Hãy cố gắng nói chuyện riêng với người được bạn hướng dẫn sau khi bài thuyết trình kết thúc. Tìm hiểu xem họ cảm thấy như thế nào, liệu họ có hài lòng với cách mọi thứ đã diễn ra không, v.v.
Hướng dẫn về dự án cộng đồng
Hoạt động hướng dẫn về các dự án cộng đồng về cơ bản sẽ bao gồm thực hiện các cuộc họp trước và sau sự kiện đối với từng giai đoạn của dự án.
- Trong cuộc họp trước sự kiện, bạn phân tích với người được mình hướng dẫn:
- họ đã chuẩn bị đầy đủ cho bước tiếp theo hay chưa,
- bước tiếp theo đã được lên kế hoạch hợp lý chưa và
- những kỳ vọng có thực tế và được ghi lại hay không.
Hãy đưa ra các gợi ý và lời khuyên để cải thiện kế hoạch hiện có, nhưng nhớ là – không làm thay công việc của người được hướng dẫn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng đây là mối quan hệ giữa người hướng dẫn và người được hướng dẫn, chứ không phải là mối quan hệ đối tác. Do đó, hãy cố gắng kiềm chế để không rơi vào tư duy "dự án của chúng tôi", trong đó bạn trở thành người tham gia bình đẳng với người được hướng dẫn, thực hiện các phiên động não và tung hứng ý tưởng. Bạn muốn đưa ra lời khuyên và gợi ý, nhưng dự án vẫn phải là dự án của người được hướng dẫn.
Ví dụ, một dự án có thể có giai đoạn "gây quỹ". Hãy gặp người được bạn hướng dẫn trước khi hoạt động gây quỹ được thực hiện và kiểm tra những vấn đề như:
- Có kế hoạch gây quỹ hợp lý không?
- Có những hành động cụ thể dự kiến được thực hiện, những người cụ thể chịu trách nhiệm và các bên cụ thể cần được liên hệ cho hoạt động này không?
- Có dễ dàng để tất cả các bên được liên hệ thực hiện việc quyên góp không?
- Có đề cập đến một số tiền cụ thể không?
- Những kỳ vọng có thực tế không?
- Những gì có thể sai lầm? Các rủi ro có được ghi nhận không? Những chiến lược nào được chuẩn bị trước để xử lý các vấn đề đó?
· v.v.
Sau khi giai đoạn hoàn tất, hãy kiểm tra kết quả với người được hướng dẫn. Có vấn đề gì không? Vấn đề đã được dự kiến trước hay bất ngờ? Điều gì có thể được thực hiện tốt hơn?
Nếu một bước cụ thể của dự án cộng đồng kéo dài (hơn một tuần), thì bạn nên lên lịch một số cuộc họp trong quá trình đó để kiểm tra xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào.
Hướng dẫn về các vai trò cuộc họp
Việc hướng dẫn về một vai trò cụ thể thường sẽ đòi hỏi một cuộc họp một lần bao gồm:
Làm rõ các câu hỏi về vai trò đó. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không nên giải thích về vai trò. Hãy nhớ quy tắc rằng người được hướng dẫn nên tự làm việc của họ, bao gồm đọc tài liệu về vai trò và xem các video liên quan. Bạn chỉ trả lời những câu hỏi chưa được giải đáp rõ ràng trong tài liệu.
Thực hiện một buổi diễn tập nhỏ về vai trò đó và cung cấp phản hồi về cách vai trò được thực hiện.
Hỗ trợ người được hướng dẫn trong việc tương tác với Nền tảng Trực tuyến Agora và/hoặc với các cán bộ câu lạc bộ để giúp họ thực hiện tốt vai trò đó trong cuộc họp tương lai.