Khách
Các câu lạc bộ không chỉ là môi trường thân thiện dành cho thành viên, mà còn phải là môi trường thân thiện với khách.
Khách quan tâm muốn tận mắt thấy Agora Speakers là gì và muốn tham gia một cuộc họp câu lạc bộ. Bất kỳ ai cũng có thể mời khách đến câu lạc bộ, và đôi khi khách thậm chí có thể đến bất ngờ nếu họ hỏi ai đó thông tin chi tiết về câu lạc bộ của bạn và quyết định đến. Khách có thể đến một mình hoặc đi cùng những khách khác.
Cách câu lạc bộ của bạn đối xử với những vị khách này là cách họ sẽ nghĩ – nói và viết – về cả Tổ chức. Không có gì tốt hơn những lời giới thiệu truyền miệng tích cực. Và tất nhiên, không có gì tệ hơn cho sức khỏe của cả tổ chức bằng những lời truyền miệng không hay.
Trừ những trường hợp đặc biệt (chẳng hạn như địa điểm họp thực tế không đủ chỗ ngồi hoặc vì những lý do an toàn khác), quy định của Agora Speakers yêu cầu mọi vị khách đều được phép tham dự các cuộc họp của những câu lạc bộ công cộng.
Khách cũng là những thành viên triển vọng. Trên thực tế, kinh nghiệm cho thấy việc mọi người đưa khách đến các cuộc họp là cách chính để phát triển thành viên.
Chăm sóc khách
Đối với khách, đặc biệt khi họ đến một mình, một buổi họp câu lạc bộ ban đầu có thể là một môi trường rất đáng sợ, với rất nhiều gương mặt mới, một nơi mà họ không biết ai và đôi khi họ thậm chí không biết điều gì đang diễn ra. Nhiều người trong số họ có thể rất nhút nhát, và thậm chí chỉ riêng việc tham dự một sự kiện công cộng như vậy cũng có thể khiến họ rất căng thẳng.
Mọi thành viên tham dự đều có trách nhiệm đảm bảo khách cảm thấy được chào đón. Không gì tệ hơn khi một vị khách bước vào một địa điểm đầy những "vòng tròn khép kín nhỏ" gồm những người bạn đang nói chuyện với nhau và phớt lờ người mới.
Nếu bạn thấy ai đó mới, hãy đến gần và chào hỏi, giới thiệu khách với những thành viên còn lại mà bạn biết và giới thiệu khách với Người chủ trì cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp nên ghi lại tên của các vị khách.
Một số câu lạc bộ thích mời khách tự giới thiệu về bản thân với những khán giả còn lại khi bắt đầu cuộc họp. Họ có thể đứng tại chỗ giới thiệu, không cần phải bước lên.
Tình huống lý tưởng là Người chủ trì cuộc họp đã biết khách là ai, vì vậy khi bắt đầu cuộc họp, Người chủ trì có thể nói như sau:
"Trước khi chúng ta tiếp tục, tôi muốn mời các vị khách của chúng ta tự giới thiệu về bản thân và cho biết họ đã tìm thấy chúng ta như thế nào và họ mong đợi điều gì từ cuộc họp. Đầu tiên, chúng ta có Đức. Đức có thể vui lòng đứng lên và cho chúng tôi biết đôi điều về bạn không? Bạn đã tìm thấy chúng tôi như thế nào?"
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, Người chủ trì cuộc họp sẽ không biết ai là khách và ai không. Trong trường hợp này, hãy đề nghị khách giơ tay và sau đó mời họ tự giới thiệu:
"Hôm nay chúng ta có vị khách nào không? Hãy giơ tay nếu đây là lần đầu tiên bạn đến với câu lạc bộ của chúng tôi. Cảm ơn các bạn!
Trước khi chúng ta tiếp tục, tôi muốn mời các vị khách của chúng ta tự giới thiệu về bản thân và cho biết họ đã tìm thấy chúng ta như thế nào và họ mong đợi điều gì từ cuộc họp. (chỉ về phía ai đó) Hãy bắt đầu ở đó. Bạn có thể vui lòng đứng lên và cho chúng tôi biết đôi điều về bạn và bạn tìm thấy chúng tôi như thế nào không?"
Có một số phần của cuộc họp – chẳng hạn như Bài nói Ứng biến / Ứng biến – có thể là vấn đề tế nhị đối với những vị khách nhút nhát hoặc vô cùng sợ sân khấu. Mỗi câu lạc bộ tùy ý quyết định xem họ có muốn khách tham gia vào các phần này hay không. Trong mọi trường hợp, nếu họ muốn làm vậy, đừng bao giờ ép khách nói nếu bạn thấy họ đang ngại ngùng hoặc rất căng thẳng.
Cuối cuộc họp, bạn nên hỏi khách xem họ có muốn chia sẻ ấn tượng của mình không. Ý kiến của khách luôn là phản hồi rất mới mẻ.
Sau khi cuộc họp kết thúc, Phó Chủ tịch phụ trách Công tác hội viên nên nói chuyện với khách và hỏi rõ xem họ có thích cuộc họp không và họ có muốn gia nhập không. Nhiều cơ hội thành viên mới bị mất đi vì các thành viên câu lạc bộ không thực hiện bước cuối cùng rất nhỏ này là mời khách gia nhập. Nếu họ chưa sẵn sàng gia nhập, bạn cũng nên có một cuốn sổ thông tin của khách, nơi khách có thể viết tên và thông tin liên lạc của họ để được nhận thông báo về các cuộc họp mới hoặc những bước phát triển mới của câu lạc bộ. Lưu ý rằng thông tin cá nhân có được từ khách theo cách này không được phép sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác hoặc chia sẻ ra bên ngoài câu lạc bộ. Nhiều quốc gia cũng có luật bảo vệ dữ liệu cụ thể mà câu lạc bộ có trách nhiệm tuân thủ.
Lời mời gia nhâp phải luôn lịch sự và không bao giờ được thực hiện theo cách gây áp lực hay khiến khách cảm thấy khó chịu.
Gói chào đón
Các câu lạc bộ nên có "Gói chào đón" gồm các bản in tài liệu của Câu lạc bộ và Agora. Ví dụ gói chào đón này có thể bao gồm:
• Một bản giới thiệu về Agora Speakers International và sứ mệnh, mục tiêu của Tổ chức
• Điều lệ và quy định của Câu lạc bộ
• Một bản giải thích về cấu trúc cuộc họp và các vai trò trong cuộc họp
• Một chương trình họp mẫu
• Ba bài học đầu tiên
• Mẫu đăng ký gia nhập câu lạc bộ nêu chi tiết các khoản phí của câu lạc bộ và của Agora
• Một số mẹo về nói chuyện trước công chúng
• Ghim cài, sticker hoặc bất kỳ vật phẩm thương hiệu nào khác
• Một thẻ có tất cả các cán bộ câu lạc bộ và thông tin liên hệ của họ
• Danh thiếp Câu lạc bộ chứa thông tin về câu lạc bộ và lịch họp.
Các gói chào đón có thể được Phó Chủ tịch phụ trách Công tác hội viên (hoặc thành viên được cán bộ này ủy quyền) phát cho tất cả các vị khách vào đầu mỗi cuộc họp.