Ngoại trừ Câu lạc bộ doanh nghiệp tuân theo các quy định về kế toán và mua sắm của tổ chức chủ trì, tất cả các loại hình câu lạc bộ khác quản lý bất kỳ quỹ nào (bất kể đến từ việc thu phí hay các nguồn khác) đều phải có một thủ quỹ phụ trách công việc kế toán cơ bản.
Thủ quỹ phải hoàn toàn quen thuộc với Quy tắc tài chính của câu lạc bộ và có các nhiệm vụ sau:
Người gác cổng của quỹ câu lạc bộ
Là thủ quỹ, bạn là "người gác cổng" của quỹ của câu lạc bộ. Việc chi tiêu không thể diễn ra nếu không được sự chấp thuận đồng thời của cả Chủ tịch và Thủ quỹ. Trên thực tế, bạn có quyền phủ quyết đối với các khoản chi tiêu mà bạn thật sự tin rằng vi phạm những gì các thành viên đã biểu quyết về ngân sách chung hoặc quy tắc tài chính của câu lạc bộ.
Nếu Thủ quỹ và Chủ tịch không đồng tình về việc liệu một khoản chi tiêu cụ thể có phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt hay không, thì họ có thể đưa ra khoản chi tiêu đó cho các thành viên câu lạc bộ biểu quyết.
Mặt khác, nếu bất đồng về việc liệu việc sử dụng quỹ có tuân thủ các quy tắc chung về tài chính của câu lạc bộ hay không, thì họ có thể gửi câu hỏi lên cho Đại sứ của quốc gia hoặc trụ sở của Tổ chức.
Kế toán và Báo cáo tài chính
Trách nhiệm thứ hai của thủ quỹ là giữ sổ sách kế toán chuẩn xác đối với tất cả các biến động về quỹ. Có hai điều bạn cần tuân thủ:
- Các yêu cầu về báo cáo kế toán của Tổ chức.
Thông thường, phần thứ hai này sẽ là dễ nhất, vì các yêu cầu báo cáo tương đối đơn giản và không đòi hỏi bất kỳ công cụ đặc biệt nào. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến chúng tôi cung cấp để làm báo cáo đó.
Tốt nhất là tất cả các nghiệp vụ kế toán nên được thực hiện khi thu hoặc chi một khoản thanh toán để tất cả các thành viên quan tâm có thể thấy được tình hình tài chính của câu lạc bộ. Tuy nhiên, nếu vì một lí do nào đó, việc này rút cục không thể thực hiện được, thì bạn cần đảm bảo tải lên cả thông tin chi tiết của từng khoản mục và thông tin tổng hợp ít nhất sáu tháng một lần.
Các trách nhiệm khác
Cuối cùng, là Thủ quỹ, bạn cũng cần phải:
- Giải đáp các thắc mắc về tài chính của các thành viên và khách. Tất nhiên, các thành viên được quyền xem thông tin chi tiết hơn nhiều so với khách.
- Thu phí Câu lạc bộ và các nguồn quỹ khác bằng một tài khoản duy nhất.
- Hoàn trả các chi phí được phê duyệt cho cán bộ.
- Tương tác với thủ quỹ của các câu lạc bộ khác để đảm bảo tuân thủ Quy tắc tài chính khi các sự kiện chung như hội nghị hoặc cuộc thi cần được cấp vốn.
- Kiểm soát và thực hiện các khoản thanh toán được Chủ tịch phê duyệt để mua hàng hóa dịch vụ.