Thư ký câu lạc bộ chịu trách nhiệm lưu giữ tất cả các tài liệu của câu lạc bộ và ghi biên bản cho các cuộc họp của Ban điều hành Câu lạc bộ.

Họp Ban điều hành Câu lạc bộ

Là Thư ký, bạn có trách nhiệm chuẩn bị chương trình họp của Ban điều hành Câu lạc bộ, cũng như tổ chức chính cuộc họp đó và thông báo trước thông tin cuộc họp cho tất cả các cán bộ. Để biết thêm chi tiết và thời gian họp, vui lòng xem chương Cán bộ Câu lạc bộ.

Biên bản họp

Một trong những nhiệm vụ chính của Thư ký là lưu giữ các Biên bản họp chính xác.

Biên bản họp là một sổ sách cơ bản trong đời sống của câu lạc bộ, ghi lại tất cả các cuộc họp quan trọng của Ban điều hành, các quyết định được đưa ra, kết quả biểu quyết, các cân nhắc và thảo luận, v.v.

Biên bản họp có thể được lưu giữ bằng giấy tờ hoặc điện tử, tùy thuộc vào khả năng của câu lạc bộ. Quyết định về nơi lưu giữ các biên bản họp tùy thuộc vào Ban điều hành của mỗi câu lạc bộ.

Biên bản họp tốt nên có những nội dung sau, đối với mọi cuộc họp:

• Tên cuộc họp, địa điểm và thời gian họp
• Chương trình họp ban đầu
• Danh sách những người tham gia họp
• Đối với từng mục được thảo luận trong cuộc họp (dù có nằm trong chương trình họp ban đầu hay không), cần nêu:
  • Quan điểm tóm tắt ban đầu của thành viên đưa ra mục này hoặc bối cảnh của cuộc thảo luận.
  • Tóm tắt quan điểm của những người tham gia khác (chỉ những người đã tham gia thảo luận).
  • Các quyết định được đưa ra, các phương án thay thế được cân nhắc và cơ sở lý luận của quyết định. Ví dụ: đừng chỉ nói: "mọi người đã quyết định thay đổi địa điểm họp sang địa điểm mới X". Mà thay vào đó, bạn có thể nói chẳng hạn như: "Do địa điểm họp hiện tại đóng cửa trong vòng một tháng, chúng ta cần thay đổi địa điểm họp của câu lạc bộ. Chúng ta đã xem xét các phương án X, Y và Z. Phương án Y bị loại vì giá yêu cầu từ chủ địa điểm 25$/giờ là quá cao, còn phương án Z có một số vấn đề nghiêm trọng về chất lượng như ghế ngồi và âm thanh rất tệ. Do đó, với số phiếu biểu quyết 6-0, phương án X đã được lựa chọn".
  • Kiểm phiếu biểu quyết.
• Tên cuộc họp, địa điểm và thời gian của cuộc họp tiếp theo
• Bất kỳ phụ lục hoặc tài liệu nào được đưa vào phiên họp để hỗ trợ các mục được thảo luận

Các tài liệu khác của câu lạc bộ

Một nhiệm vụ khác của Thư ký là lưu giữ tất cả các tài liệu của câu lạc bộ và đảm bảo bảo quản tài liệu đúng cách cũng như có một bản sao lưu thích hợp để phòng mất mát.

Các tài liệu của câu lạc bộ bao gồm:

• Điều lệ và quy định của câu lạc bộ.
• Sổ thông tin của khách.
• Danh sách các tổ chức, sự kiện hoặc địa điểm hợp tác mà các thành viên có cơ hội diễn thuyết hoặc lãnh đạo.
• Bảng phân công nhiệm vụ cho các thành viên.
• Chương trình và Biên bản họp cán bộ.
• Khiếu nại của thành viên hoặc khách và việc giải quyết.
• Quy trình xử lý kỷ luật.
• Các hợp đồng hoặc thỏa thuận của câu lạc bộ với các đơn vị khác (phương tiện truyền thông, các câu lạc bộ khác hoặc các tổ chức nói chuyện trước công chúng khác).
• Bất kỳ tài liệu nào khác.

Các tài liệu mật

Mặc dù tất cả các thành viên đều có thể xem được hầu hết các tài liệu của câu lạc bộ, có một số tài liệu nhạy cảm mà câu lạc bộ cần giữ kín và chỉ cung cấp cho mục đích kiểm toán hoặc cho những người liên quan. Đó là các tài liệu sau:

Kiểm toán câu lạc bộ

Để đảm bảo hoạt động chuẩn chỉnh và nhất quán của tất cả các câu lạc bộ Agora trên toàn thế giới, các cán bộ và thành viên của Ban điều hành Tổ chức Agora Speakers International ("các Kiểm toán viên Agora") có thể yêu cầu câu lạc bộ cung cấp bản sao của bất kỳ tài liệu câu lạc bộ nào.

Yêu cầu về các bản sao như vậy sẽ được gửi theo đường điện tử đến địa chỉ liên hệ của câu lạc bộ và/hoặc địa chỉ email đã đăng ký của Thư ký hoặc các Cán bộ Câu lạc bộ khác. Tất cả các tài liệu câu lạc bộ được yêu cầu cần phải được gửi lại theo đường điện tử trong vòng hai tuần (14 ngày theo lịch) kể từ ngày yêu cầu.