Là Phó Chủ tịch phụ trách Marketing, bạn chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện chính sách marketing và truyền thông của câu lạc bộ nhằm nâng cao thế mạnh của câu lạc bộ, của các thành viên câu lạc bộ cũng như cơ hội diễn thuyết và lãnh đạo của các thành viên bên ngoài câu lạc bộ.

Xây dựng ngân sách marketing và kế hoạch marketing

Bạn có thể làm nhiều thứ để tạo dựng hình ảnh cho câu lạc bộ của mình, nhưng như mọi khi, thời gian có hạn, ngân quỹ còn có hạn hơn (thậm chí không tồn tại), và bạn cần quyết định nên tập trung vào điều gì.

Tất nhiên, "những gì cần tập trung" sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn muốn đạt được những gì và mức độ đồng bộ hoặc phù hợp của từng hoạt động hướng tới những mục tiêu đó. Điều cốt yếu nữa là bạn không nên thay đổi mục tiêu liên tục. Nếu liên tục thay đổi hướng đi, bạn sẽ chỉ đang thực hiện rất nhiều hoạt động bề ngoài, nhưng lại đi vòng vòng, và cuối cùng vẫn quay trở về chính nơi bắt đầu.

Dưới đây là một số hướng dẫn thiết thực về cách lập kế hoạch marketing:

1. Đọc kỹ bài viết này và tất cả các ý tưởng trong đó.

2. Viết ra chỗ đứng hiện tại của câu lạc bộ và những vấn đề câu lạc bộ đang gặp phải. Ví dụ:

3. Đặt ra một bộ mục tiêu rõ ràng dựa trên những chỉ số (xem bài viết cụ thể về mục tiêu "SMART"), chẳng hạn như hai mục tiêu dưới đây:

Hãy đảm bảo mỗi mục tiêu đều được gán một mức độ ưu tiên hoặc tầm quan trọng cụ thể. Nếu bạn phải lựa chọn giữa việc đạt được mục tiêu (1) và mục tiêu (2) ở trên, bạn sẽ chọn cái nào?

4. Động não cùng với các Cán bộ đồng nghiệp và các thành viên câu lạc bộ của bạn về bất kỳ ý tưởng marketing nào khác mà họ có thể có về cách đạt được bộ mục tiêu nêu trên.

Cũng xin lưu ý rằng hiệu quả của một số ý tưởng và hành động phụ thuộc rất nhiều vào địa điểm. Ví dụ: việc có các nhóm meetup.com mang lại hiệu quả cao ở Madrid, nhưng lại rất kém hiệu quả ở một số quốc gia khác. Quảng cáo trên Facebook rất hiệu quả ở châu Á và châu Phi, không hiệu quả lắm ở châu Âu và rất kém hiệu quả ở Nga, nơi mạng xã hội vk.com hoặc Instagram chiếm ưu thế hơn.

5. Đánh giá mức độ đồng bộ của mỗi ý tưởng đó với mục tiêu của bạn hoặc mức độ bạn nghĩ là chúng có thể giúp ích cho từng mục tiêu. Trừ khi câu lạc bộ lưu trữ cẩn thận lịch sử các kế hoạch và hoạt động marketing trước đó, sẽ rất khó để đưa ra con số cụ thể cho từng hoạt động và mục tiêu – chỉ cần sử dụng một số ký hiệu như "0", "+", "++" để thể hiện hoạt động cụ thể đó có thể giúp ích như thế nào cho mục tiêu. Nếu bạn đủ may mắn có được dữ liệu về các hoạt động marketing trước đó và kết quả, thì dĩ nhiên hãy sử dụng thông tin đó làm xuất phát điểm.

Ví dụ: trong ma trận sau, Phó Chủ tịch phụ trách Marketing đánh giá rằng các sự kiện trên meetup.com sẽ rất hiệu quả trong việc thu hút khách tham dự, nhưng không thực sự mang lại sự nhận diện nhiều hơn về câu lạc bộ trong cộng đồng.

6. Chỉ ra cần bao nhiêu công sức và kinh phí cho mỗi hoạt động.

7. Tiếp theo, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động theo mức độ "đáng đồng tiền".

8. Cuối cùng, quyết định những hoạt động nào bạn sẽ làm và phân bổ chúng xuyên suốt nhiệm kỳ.

Đo lường kết quả của bạn

Cho dù bạn thực hiện việc gì – từ gửi một bài PR đến tổ chức một sự kiện mở cửa, hãy luôn có sẵn một bộ mục tiêu cụ thể và theo dõi, đo lường kết quả của hoạt động. Đừng chỉ thuyết phục bản thân rằng "mọi thứ đã diễn ra thật tuyệt vời", và tiếp tục lặp lại điều gì đó rõ ràng là không có tác dụng.

Hãy áp dụng "các Mục tiêu SMART" và cách tiếp cận Cải tiến liên tục.

• Chi phí cho hoạt động là bao nhiêu? (không chỉ về tiền bạc, mà còn về thời gian, công sức và số người tham gia)
• Các mục tiêu cụ thể của hoạt động là gì?
  • Tăng lượng khách đến câu lạc bộ? – Bạn đã có thêm bao nhiêu khách?
  • Gây quỹ? Số tiền đã quyên góp được là bao nhiêu?
  • Tăng lượt xem trang? Số lượt xem trang lên tăng là bao nhiêu?
  • v.v.
• Bài học rút ra là gì? Các phản hồi về hoạt động là gì?
• Làm thế nào để có thể tăng hiệu quả của hoạt động nếu lặp lại hoạt động này (nếu việc lặp lại hoạt động chí ít cũng là sáng suốt)?

Nếu bạn lặp lại một chiến dịch hoặc một việc làm, hãy cố gắng thực hiện vài điều chỉnh có kiểm soát. Nếu bạn thay đổi 10 điều và hiệu quả tăng lên 10%, bạn sẽ không thể biết được điều nào trong số 10 điều đã mang lại sự cải thiện.

Các công cụ marketing cốt lõi

Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số công cụ và ý tưởng cốt lõi mà bạn có thể muốn áp dụng cho câu lạc bộ của mình:

Tạo một địa chỉ email cho câu lạc bộ.

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của bạn trong vai trò Phó Chủ tịch phụ trách Marketing là phải đảm bảo câu lạc bộ có địa chỉ email riêng, khác với email cá nhân của bất kỳ ai. Thông tin đăng nhập vào email đó phải được cung cấp cho tất cả các Cán bộ Câu lạc bộ.

Địa chỉ đó được đặt ở đâu hoàn toàn tùy bạn – có thể là @gmail.com, @outlook.com, v.v.. Hãy đảm bảo rằng tên email chứa tên câu lạc bộ. Ví dụ: nếu tên câu lạc bộ của bạn là "Diễn giả Silent Hills", thì một số phương án tốt sẽ là [email protected], [email protected], v.v..

Email nhận được rất quan trọng và cần được đọc hàng ngày. Nếu có thể – và với sự trợ giúp của các cán bộ khác – hãy cố gắng trả lời tất cả các yêu cầu nhận được qua email trong cùng một ngày, ngay khi bạn đọc được.

Tùy thuộc vào việc bạn có thể tin tưởng sự trợ giúp của Người quản lý cộng đồng trực tuyến hay không, bạn cũng nên tạo tài khoản trên nhiều mạng xã hội khác nhau như Twitter, Instagram, Facebook, v.v..

Hãy công bố địa chỉ email đó trên tất cả các trang trực tuyến và mạng xã hội của câu lạc bộ để mọi người có thể liên hệ với câu lạc bộ.

Tạo biểu ngữ của câu lạc bộ

Không bắt buộc phải các câu lạc bộ Agora phải có biểu ngữ. Tuy nhiên, việc có một biểu ngữ thực sự có lợi:

• Tất cả các tài liệu câu lạc bộ của bạn (ảnh và video) sẽ trông khác biệt hơn nhiều và dễ tiếp thị hơn nhiều nếu có biểu ngữ.
• Bạn sẽ có thể mang biểu ngữ của câu lạc bộ đến các cuộc thi và hội nghị.
• Đối với khách tham dự bên ngoài và các công ty, một câu lạc bộ có biểu ngữ trông sẽ bền vững và chuyên nghiệp hơn nhiều.

Thông thường, chi phí in một biểu ngữ không quá 30$.

Tạo tài liệu quảng cáo

Một nhiệm vụ khác của Phó Chủ tịch phụ trách Marketing là tạo tất cả các tài liệu quảng cáo cần thiết cho câu lạc bộ. Nhiệm vụ này bao gồm hướng dẫn và giúp người quay phim và người chụp ảnh thực hiện vai trò của họ trong cuộc họp, cũng như thu thập, phân loại và sử dụng tất cả các tài liệu đa phương tiện.

• Tạo tài liệu quảng cáo.
• Thiết kế và thực hiện các chiến dịch quảng cáo và tiếp cận cộng đồng cho các hoạt động của câu lạc bộ (cuộc họp định kỳ, cuộc họp "mở cửa" hoặc cuộc thi).
• Với sự hỗ trợ của Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục, lên kế hoạch cho các cuộc họp "mở cửa" dành cho công chúng và các chiến dịch gây dựng thành viên khác.

Xây dựng thư viện tài sản đa phương tiện của câu lạc bộ

Thư viện tài sản đa phương tiện của câu lạc bộ là một công cụ cơ bản để quảng bá câu lạc bộ và cung cấp bằng chứng rằng hệ thống có hiệu quả. Dưới đây là những gì thư viện tài sản câu lạc bộ của bạn nên bao gồm:

• Video và hình ảnh các cuộc họp
• Các video "Trước" và "Sau" được chuẩn bị đặc biệt, cho thấy điểm khởi đầu và tiến bộ hiện tại của một số thành viên.
• Các ảnh chụp màn hình hoặc bản ghi hình Lời chứng thực
• Các ảnh chụp màn hình hoặc hình ảnh hoặc video ghi lại sự tham gia của truyền thông.

Xây dựng danh sách gửi thư với các thẻ (nhãn)

Danh sách gửi thư là một công cụ tuyệt vời để quảng bá câu lạc bộ của bạn và giúp Phó Chủ tịch phụ trách Lãnh đạo dự án cộng đồng tìm kiếm các cơ hội diễn thuyết và lãnh đạo bên ngoài cho các thành viên của bạn.

Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn có thể thêm công cụ hỗ trợ danh sách gửi thư miễn phí hoặc với một khoản phí rất nhỏ. Nếu không, bạn có thể sử dụng các nhà cung cấp trực tuyến như emailDodo có tùy chọn miễn phí đối với các danh sách nhỏ và các tổ chức phi lợi nhuận (mặc dù bạn sẽ cần giải thích lý do muốn quản lý một danh sách, giải thích bạn lấy các địa chỉ email từ đâu và chờ phê duyệt).

Lưu ý về quyền riêng tư

Tất cả các câu lạc bộ, bất kể ở đâu, đều phải có chính sách bảo mật tuân thủ Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) của Liên minh Châu Âu. Điều này có nghĩa là bạn cần phải nhận được sự đồng ý rõ ràng để thêm ai đó vào danh sách gửi thư và bạn phải chỉ rõ ai là người thu thập thông tin (đó sẽ là câu lạc bộ), cách bạn dự định sử dụng thông tin đã thu thập, và cho phép tất cả mọi người trong danh sách thu thập được yêu cầu sửa thông tin về họ và được gỡ hoàn toàn khỏi danh sách đó.

Hãy đảm bảo rằng bạn giữ một bản sao ghi lại sự đồng ý.

Các hoạt động marketing ngân sách thấp

Dưới đây là một số ý tưởng bạn có thể áp dụng để quảng bá câu lạc bộ của mình:

Các sự kiện mở cửa – Phối hợp với Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục lên kế hoạch cho các sự kiện mở cửa được quảng bá trong cộng đồng.

Hội thảo – Tạo các hội thảo đặc biệt về các chủ đề diễn thuyết và lãnh đạo. Thật tuyệt vời nếu bạn đặt hội thảo đó trong khuôn khổ của một sự kiện có cuộc họp câu lạc bộ diễn ra sau hội thảo để mời những người tham dự ở lại và trải nghiệm hệ thống.

Tạo tài khoản Google MyBusiness miễn phí – Điều này sẽ cho phép bạn định vị câu lạc bộ của mình trên bản đồ. Ngay cả khi các bạn hiện đang họp trực tuyến, thì đó vẫn là một cách tuyệt vời để tăng nhận diện.

Ma-ra-tông Agora – Tham gia các sự kiện liên câu lạc bộ như Ma-ra-tông và các cuộc thi giao hữu khác.

Liên kết chéo – Tìm kiếm các tổ chức khác liên quan đến các lĩnh vực hoạt động tương tự (nói chuyện trước công chúng, lãnh đạo, phản biện, tư duy phản biện) và đề xuất liên kết chéo.

Tag hoặc @đề cập những người quan tâm trong các bài đăng trên mạng xã hội của câu lạc bộ bạn – (Nên phối hợp với Người quản lý cộng đồng trực tuyến trong hoạt động này). Tag những người có thể quan tâm (truyền thông, lãnh đạo địa phương, người nổi tiếng, thành viên tiềm năng, v.v.) trong các bài đăng thú vị là một cách hay để thu hút sự chú ý của họ, miễn là việc đó được thực hiện cẩn thận.

Tạo ra các sản phẩm có thể mặc được – Thường thì chi phí cho những chiếc áo phông, áo thun polo hoặc khẩu trang in ép tương đối rẻ. Thậm chí còn có những bộ dụng cụ cho phép bạn thực hiện việc đó ở nhà bằng máy in thông thường.

Trao giải thưởng và giấy chứng nhận cấp câu lạc bộ – Các thành viên và khách tham dự thường thích đăng thành tích trên hồ sơ xã hội của mình.

Thông báo về các cuộc họp của câu lạc bộ dưới hình thức sự kiện trên các nền tảng họp trực tuyến – Có rất nhiều nền tảng như vậy – Airbnb, Meetup, CouchSurfing, Internation, v.v.. Hãy thông báo về các cuộc họp của câu lạc bộ ở đó và tích cực khuyến khích mọi người tham gia. Không cần phải nói, bạn cũng nên làm điều đó trên các mạng xã hội thông thường (ví dụ: sự kiện trên Facebook).

Tạo lịch họp của câu lạc bộ trên Lịch Google và chia sẻ công khai – Việc này sẽ cho phép mọi người dễ dàng xem thời gian và địa điểm họp của câu lạc bộ, cũng như dễ dàng thêm các sự kiện đó vào lịch của họ.

Rải tờ rơi ở các trường học, đại học, thư viện, hiệu sách, trung tâm văn hóa và cộng đồng – Vì Agora là một tổ chức giáo dục phi lợi nhuận, nên nhiều tổ chức rất hoan nghênh việc hợp tác với chúng tôi và giúp đỡ các câu lạc bộ địa phương.

Tiếp cận với các doanh nghiệp địa phương – Cùng với Phó Chủ tịch phụ trách Lãnh đạo dự án cộng đồng chủ động tiếp cận các công ty trong khu vực của bạn. Các chương trình về kỹ năng nói chuyện trước công chúng và lãnh đạo mang tính chất thương mại thường có giá hàng ngàn hàng ngàn đô la, và bạn sẽ cung cấp cho họ một phương pháp đã được kiểm chứng chỉ với chút ít chi phí. Việc này không chỉ có thể mang lại thành viên mới cho câu lạc bộ của bạn mà còn có thể tạo nên một câu lạc bộ doanh nghiệp hoàn toàn mới trong công ty, cũng như mang lại nhiều cơ hội mới cho các thành viên của bạn: từ các suất diễn thuyết trong môi trường chuyên nghiệp đến các cơ hội kết nối và cơ hội nghề nghiệp. Bạn thường muốn nói chuyện với phòng Nhân sự hoặc Đào tạo trong các công ty.

Tạo ra ghim cài và khuyến khích các thành viên đeo tại những sự kiện bên ngoài câu lạc bộ.

Tạo ra các vật phẩm thương hiệu – sticker, cốc, áo, v.v.

Nếu câu lạc bộ của bạn không có Người quản lý cộng đồng trực tuyến, bạn có thể muốn thực hiện một số nhiệm vụ của người đó.

Bạn cũng có thể áp dụng tất cả các ý tưởng được trình bày trong chương "Mở câu lạc bộ – Thành lập Nhóm sáng lập".

Nếu bạn có những ý tưởng hiệu quả, hãy chia sẻ với chúng tôi để chúng tôi có thể thêm vào đây và tất cả các câu lạc bộ đều có thể được nhận được lợi ích từ đó.

Đảm bảo sự tuân thủ

Là Phó Chủ tịch phụ trách Marketing, bạn có trách nhiệm đảm bảo câu lạc bộ tuân thủ các Hướng dẫn về Truyền thông và Thương hiệu Agora. Điều này không chỉ bao gồm việc cẩn thận trong các thông tin trao đổi của cá nhân bạn, mà còn của cả Người quản lý cộng đồng trực tuyến của Câu lạc bộ (nếu có) và của các thành viên khi họ tham gia các hoạt động liên quan đến Agora bên ngoài câu lạc bộ như diễn thuyết hoặc tham dự các hội thảo bên ngoài, thăm các tổ chức khác, hoặc lãnh đạo các dự án cộng đồng.

Tiếp cận truyền thông

Tiếp cận các phương tiện truyền thông địa phương là điều cơ bản để tăng độ nhận diện của câu lạc bộ và của tổ chức nói chung. Ngoài ra, hoạt động này còn giúp ích rất nhiều cho công việc của Phó Chủ tịch phụ trách Lãnh đạo dự án cộng đồng và Phó Chủ tịch phụ trách Công tác hội viên:

• Phó Chủ tịch phụ trách Lãnh đạo dự án cộng đồng sẽ có thể quảng bá về các dịch vụ của thành viên câu lạc bộ cho các tổ chức bên ngoài dễ dàng hơn nhiều nếu câu lạc bộ đã được đề cập (nhiều lần) trên các phương tiện truyền thông.
• Việc thu hút thành viên mới cũng dễ dàng hơn nhiều đối với Phó Chủ tịch phụ trách Công tác hội viên.

Cách tiếp cận

• Lập một danh sách liên hệ các phương tiện truyền thông, có cái nhìn rõ ràng về sở thích của họ, loại khán giả và mức độ tương tác của họ, v.v..
• Nuôi dưỡng mối quan hệ với các chuyên gia truyền thông trước khi bạn cần đến họ.
• Cung cấp giá trị. Đừng chỉ nghĩ về những gì bạn cần từ những chuyên gia đó, mà hãy nghĩ về cách bạn có thể giúp họ bằng cách cung cấp những thứ mà khán giả của họ có thể quan tâm.
• Tất cả các nguyên tắc Ethos, Pathos, Logos đều áp dụng cho việc giao tiếp với giới truyền thông, nhưng trong trường hợp này, thực thể phải chứng minh độ tin cậy, tính xác thực, v.v. là chính câu lạc bộ.
• Hệ quả tất yếu của những điều trên là hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc lại bất cứ thứ gì định gửi đi. Có rất nhiều công cụ trực tuyến miễn phí làm rất tốt công việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đến mức ngày nay, việc gửi đi một thứ gì đó chứa bất kỳ loại lỗi nào trong số đó là một sự cẩu thả không thể tha thứ.
• Đừng spam tất cả mọi người với cùng một bài PR hoặc thông điệp. Hãy điều chỉnh thông điệp của bạn theo nhu cầu của từng bên.
• Hãy kiên trì nhưng đừng trở nên đáng ghét. Đừng bỏ cuộc nếu bạn chưa đạt được kết quả nào trong lần thử đầu tiên.