Người quản lý cộng đồng trực tuyến chịu trách nhệm về sự hiện diện trên Internet và Mạng xã hội của câu lạc bộ.

Xây dựng sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ

Sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ của câu lạc bộ giống như một thỏi nam châm thu hút các thành viên mới, khách tham dự và sự quan tâm của truyền thông.

Sự kiên trì và đều đặn là một số bí quyết của những người quản lý cộng đồng trực tuyến thành công. Hãy cố gắng đăng bài ít nhất một tuần một lần.

Những nội dung nên đăng

Dưới đây là một số ý tưởng về những nội dung nên đăng:

• Tất nhiên... là các thông báo về cuộc họp và những sự kiện khác.
• Chào mừng thành viên mới.
• Chia sẻ bài đăng từ các câu lạc bộ khác hoặc Agora Speakers International.
• Ghi nhận thành tích của các thành viên – cả trong và ngoài chương trình giáo dục của Agora. Đối với chương trình giáo dục bên ngoài Agora, những thành tích đó cần có đôi chút liên quan đến sứ mệnh của câu lạc bộ. Nếu một thành viên xuất bản một cuốn sách hoặc thực hiện một bài diễn thuyết quan trọng tại một hội nghị – đó sẽ là những ví dụ điển hình.

• Bản ghi hình các cuộc họp
• Chia sẻ những ví dụ về các bài diễn thuyết mà bạn thích
• Các biểu đồ, mẹo và cách chơi chữ giúp cải thiện ngôn ngữ hầu như luôn được đón nhận nồng nhiệt, đặc biệt là để làm giàu vốn từ vựng của các thành viên.

• Tóm tắt cuộc họp cho những thành viên bỏ lỡ.

Bạn không cần phải tự mình nghĩ ra mọi thứ – Hãy khuyến khích các thành viên đề xuất ý tưởng và chủ đề.

Các mẹo đăng bài hữu ích

Dưới đây là một số mẹo hữu ích mà bạn có thể muốn cân nhắc:

• Sử dụng hashtag. Áp dụng kết hợp giữa các hashtag của Agora (#AgoraSpeakers, #SpeakLeadMakeHistory, v.v.), các hashtag của câu lạc bộ và các hashtag phù hợp với bài đăng.

• Tag hoặc @đề cập đến những người quan tâm trong các bài đăng trên mạng xã hội của câu lạc bộ – (Hoạt động này nên được phối hợp với Phó Chủ tịch phụ trách Marketing). Tag những người có thể quan tâm (truyền thông, lãnh đạo địa phương, người nổi tiếng, thành viên tiềm năng, v.v.) trong các bài đăng thú vị là một cách hay để thu hút sự chú ý của họ, miễn là điều đó được thực hiện cẩn thận.

• Theo dõi các nhóm nơi bạn có thể cung cấp những câu trả lời ý nghĩa. Có nhiều nhóm nơi mọi người hỏi đủ loại câu hỏi mà bạn có thể trả lời – các nhóm Meetup, nhóm Facebook công khai, Quora, Reddit, v.v. Thông thường, bạn nên theo dõi một nhóm các chủ đề như:
  • Nói chuyện trước công chúng
  • Phản biện
  • Tư duy phản biện
  • Nỗi sợ sân khấu
  • Nói chuyện chuyên nghiệp
  • Thuyết trình bán hàng
  • Lãnh đạo
  • Phát triển sự nghiệp
  • Phát triển bản thân
  • Tự tin
  • ... nói chung là bất kỳ kỹ năng nào mà chúng ta đào tạo

• Ngay khi bạn nhìn thấy một nhận xét hoặc bài đăng thú vị mà bạn có thể tham gia, hãy viết một câu đáp lại. Thông thường, nếu câu đáp lại không chỉ là thư rác mà cung cấp một số nội dung và thông tin chi tiết, thì bạn sẽ được phép đưa vào một vài hashtag, thậm chí có thể là một liên kết đến câu lạc bộ của bạn.

Kiểm duyệt nội dung và nội quy nhóm

Là Người quản lý cộng đồng trực tuyến, bạn cũng chịu trách nhiệm về bầu không khí, phép lịch sự và mức độ tập trung của các nhóm nơi những thành viên và khách truy cập có thể đăng bình luận. Một số nguyên tắc chung của Agora cần được thực thi trong tất cả các nhóm:

• Không được phép có lời nói thù hận dưới bất kỳ hình thức nào.
• Không được phép quảng cáo các chủ đề trái với quy định (bao gồm cả giả khoa học).

Ngoài những điều trên, bạn có thể tự do xác định các thông số chung về sự hiện diện trực tuyến của câu lạc bộ:

• Bạn có cho phép khách tham gia và khách truy cập đăng bài không?
• Bạn có cho phép các bài đăng mang tính chất thương mại không? Những bài đăng như thế nào?
• Những chủ đề nào được coi là hợp lệ?

Xử lý phản hồi

Là Người quản lý cộng đồng trực tuyến, một phần trách nhiệm của bạn bao gồm xử lý các phản hồi chung và câu hỏi từ nhiều nguồn khác nhau.

• Luôn bắt đầu bằng cách cảm ơn người đã viết phản hồi, ngay cả với những lời chỉ trích gay gắt nhất.
• Cố gắng trả lời tất cả các yêu cầu muộn nhất trong vòng một ngày.
• Ngay cả khi việc cung cấp thông tin hoặc xử lý một yêu cầu cụ thể sẽ mất thời gian, thì cũng hãy viết một câu trả lời ngắn gọn rằng bạn sẽ liên hệ lại với người đó và cố gắng đưa ra một ước tính. Ví dụ: "Tôi nghĩ là chúng tôi có khoảng 200 câu lạc bộ trên toàn thế giới, nhưng hãy để tôi lấy con số chính xác và liên hệ lại với bạn."
• Trong trường hợp câu hỏi là về Agora và cách thức chúng ta hoạt động, nếu bạn không biết câu trả lời, hãy liên hệ với các quản lý khác trong câu lạc bộ và chúng tôi ([email protected]) để được trợ giúp.
• Cho dù một phần phản hồi tiêu cực đến mức nào, hãy cố gắng tận dụng nó như một cơ hội để học hỏi.
• Đừng bao giờ bắt đầu một cuộc tranh cãi với ai đó. Bạn sẽ không chỉ đổ thêm dầu vào lửa, mà còn khiến người đăng tải có được những người theo dõi. Ở đây, bạn có thể xem một số ví dụ về cách xử lý hiệu quả những phản hồi rất tiêu cực.

Một lưu ý về quyền riêng tư

Quyền riêng tư là điều cơ bản trong thế giới ngày nay, và bạn phải đặc biệt cảnh giác để tránh vô tình vi phạm quyền của người khác trong việc kiểm soát thông tin của chính họ. Không làm được điều đó có thể không chỉ tạo ra nhiều sự khó chịu, mà bạn còn có nguy cơ bị mất thành viên, nhận được những bài đăng phản hồi tiêu cực gay gắt về câu lạc bộ, và thậm chí là những rắc rối pháp lý ở các khu vực tài phán như Liên minh châu Âu.

• Không bao giờ sử dụng các hệ thống liên lạc nhóm hiển thị thông tin cá nhân của những người tham gia. Ví dụ: tạo nhóm WhatsApp sẽ tự động hiển thị số điện thoại của mọi người cho những người khác.

• Khi được hỏi về thông tin liên hệ, hãy luôn xin phép bên liên quan hoặc đảo ngược luồng thông tin.
  Ví dụ: thử tưởng tượng bạn nhận được yêu cầu sau:
   
  "Chào bạn. Chúng tôi là tổ chức Diễn giả của Ngày mai. Tôi muốn liên hệ với Chủ tịch Câu lạc bộ John Doe, vì chúng tôi đang tìm kiếm diễn giả chính cho hội nghị của mình và muốn thảo luận chi tiết với anh ấy. Tôi có thể liên hệ với anh ấy qua số điện thoại nào?"
  
  thay vì ngay lập tức cung cấp số điện thoại của người khác, bạn nên
  
  1) Kiểm tra với Chủ tịch trước, sau đó cung cấp thông tin nếu họ đồng ý
  2) Đảo ngược luồng thông tin: "Cảm ơn bạn rất nhiều vì đề nghị này. Tôi sẽ báo John gọi cho bạn sớm nhất có thể. Anh ấy có thể liên hệ với bạn bằng cách nào và vào giờ nào là thuận tiện nhất?".