Der Vereinssekretär ist für die Instandhaltung aller Vereinsunterlagen und für das Ansetzen von Meetings des Leitungsgremiums des Vereins verantwortlich.

Meetings des Leitungsgremiums des Vereins

Als Sekretär bist du dafür verantwortlich die Tagesordnungen der Meetings des Leitungsgremiums vorzubereiten, genauso wie das Organisieren des Meetings selbst und die vorzeitige Benachrichtigung aller Funktionäre bzgl. der Details. Für mehr Details und Zeitplanungen, schau dir bitte das Kapitel zu den Vereinsfunktionären an.

Meeting-Protokolle

Eine der Hauptaufgaben eines Sekretärs liegt darin, ein akkurates Meeting-Protokoll zu führen.

Meeting Minutes Meeting-Protokolle sind ein unabdingbares Buch im Leben des Vereins, welches alle wichtigen Meetings des Leitungsgremiums, sowie die getroffenen Entscheidungen, Wahlergebnisse, Diskussionen, etc. aufzeichnet.

Meeting-Protokolle können physisch oder elektronisch verwahrt sein, abhänging von den Ressourcen des Vereins. Die Entscheidung, wo diese aufbewahrt werden sollen, liegt im Ermessen des Leitungsgremiums des jeweiligen Vereins.

Gute Meeting-Protokolle sollten die folgenden Punkte für jedes Meeting beinhalten:

• Name des Treffpunkts, Ort und Zeit
• Die initialen Tagesordnungspunkte des Meetings
• Liste der Teilnehmenden
• Für jeden Inhaltspunkt, der während des Meetings besprochen wird (egal ob es in der Tagesordnung war oder nicht), sollte beinhalten:
  • Am Anfang den zusammengefassten Gedanken des Mitglieds, das diesen Punkt oder den Kontext dieser Diskussion vorgebracht hat.
  • Eine Zusammenfassung der Gedanken der anderen Teilnehmer (nur die, welche sich in diese Diskussion eingeschaltet haben).
  • Die getroffenen Entscheidungen, in Erwägung gezogene Alternativen und die Begründung für die Entscheidung. Sage zum Beispiel nicht nur: "Es wurde entschieden den Treffpunkt des Meetings zum neuen Ort X zu verlegen.". Stattdessen kannst du etwas wie "Wegen der Schließung des derzeitigen Treffpunkts in einem Monat, müssen wir den Treffpunkt des Vereins wechseln. Wir zogen die Optionen X, Y, und Z in Erwägung. Option Y wurde aussortiert, weil der vom Besitzer verlangte Preis mit €25/Stunde zu teuer war und Option Z hatte einige qualitative Probleme wie z.B. eine schlechte Bestuhlung und eine schreckliche Akustik. Deswegen, durch eine Abstimmung von 6-0, wurde Option X ausgewählt.".
  • Wahlen zählen.
• Der Name des Treffpunkts, Ort und Zeit des nächsten Meetings.
• Jeder Anhang oder alle Dokumente die in diese Sitzung eingeflossen sind, um die zu besprechenden Punkte zu untermauern.

Andere Vereinsunterlagen

Eine andere Aufgabe des Sekretärs ist es, alle Vereinsunterlagen aufzubewahren und sicherzustellen, dass sie ordungsgemäß erhalten werden und eine ordentliches Absicherung zu haben, um Verluste zu verhindern.

Vereinsunterlagen beinhalten:

• Vereinsurkunde und Satzungen.
• Gästebücher.
• Listen der kooperierenden Organisationen, Veranstaltungen oder Treffpunkte an denen Mitglieder Möglichkeiten für Reden oder Führung haben.
• Mitgliederlisten.
• Tagesordnungen der Funktionärs-Meetings und deren Protokolle.
• Mitglieder- oder Gästebeschwerden und ihre Vorsätze.
• Disziplinarverfahren.
• Vereinsverträge oder -vereinbarungen mit anderen Körperschaften (wie Medien, anderen Vereinen, oder anderen Organisationen für öffentliche Reden).
• Andere Dokumente

Eingeschränkte Unterlagen

Obwohl die meisten der Vereinsdokumente für alle Mitglieder erreichbar sein sollte, gibt es doch einige sensible Unterlagen, die der Verein verschlossen halten muss und nur zu Zwecken eines Audits oder der betroffenen Leute verwendet werden darf. Das sind die folgenden:

Vereinsaudits

Um ein ordnungsgemäßes und beständiges Funktionieren aller Agora Vereine weltweit zu gewährleisten, können Funktionäre und Mitglieder des Vorstands der Agora Speakers International Stiftung ("Agora Auditoren") verlangen, dass ein Verein sie mit Kopien von allen Vereinsunterlagen versorgen soll.

Anfragen bzgl. solcher Kopien werden elektronisch an die jeweiligen Kontaktadressen der Vereine und/oder der registrierten E-Mail-Adresse des Sekretärs oder anderen Vereinsfunktionäre gestellt. Alle angeforderten Unterlagen müssen innerhalb von zwei Wochen (14 Kalendertage), vom Tag der Anfrage an, elektronisch zurückgesendet werden.