Gäste

Vereine sind nicht nur eine freundliche Umgebung für Mitglieder, sondern sollten auch eine freundliche Umgebung für Gäste sein.

Gäste sind daran interessiert, selbst zu sehen, um was es bei den Agora Speakers geht und wollen an einem Vereinsmeeting teilnehmen. Jeder kann einen Gast zu einem Verein einladen und Gäste können manchmal unerwartet auftauchen, sofern sie jemanden über die Details deines Vereins gefragt haben und entschieden zu erscheinen. Gäste können allein kommen oder von anderen Gästen begleitet werden.

Die Art, wie euer Verein diese Gäste behandelt ist die Art, wie sie über die ganze Organisation denken - und sprechen, und schreiben - werden. Es gibt nichts besseres als gute Mundpropaganda. Und es gibt logischerweise auch nichts schlechteres für die Gesundheit der ganzen Organisation als schlechte Mundpropaganda.

Solange es keine besonderen Umstände gibt (wie z.B. zu wenig physischen Platz am Meetingort oder wegen Gründen der Sicherheit), verlangen die Satzungen der Agora Speakers, dass alle Gäste zu Meetings von öffentlichen Vereinen kommen dürfen.

Gäste sind auch potentielle Mitglieder. Tatsächlich hat die Erfahrung gezeigt, dass Menschen, die Gäste zu den Meetings mitbringen, die hauptsächliche Art ist, wie die Mitgliedschaftszahlen wachsen.

Betreuen der Gäste

Für Gäste, vor allem wenn sie alleine erscheinen, kann ein Vereinsmeeting anfangs eine sehr einschüchternde Umgebung mit so vielen neuen Gesichtern sein, ein Ort, wo sie niemanden kennen und manchmal wissen sie nicht einmal, um was es überhaupt geht. Viele von ihnen könnten sehr schüchtern sein und selbst die Teilnahme an so einer öffentlichen Veranstaltung könnte sehr stressig für sie sein.

 

Es ist die Pflicht eines jeden teilnehmenden Mitglieds sicher zu stellen, dass sich Gäste willkommen fühlen. Es gibt nichts schlimmeres für einen Gast einen Raum voller "kleiner geschlossener Grüppchen" von Freunden zu betreten, welche miteinander reden und dabei die neue Person ignorieren.

 

Wenn jemanden neues siehst, geh zu und grüße ihn, stell ihn den anderen Mitgliedern, die du kennst, vor und stelle den Gast dem Meeting-Leiter vor. Es ist eine gute Idee für den Meeting-Leiter, die Namen der Mitglieder zu notieren.

Manche Vereine mögen es auch, die Gäste darum zu bitten, sich beim Rest des Publikums vor dem Beginn des Meetings vorzustellen. Sie können es vom Platz, an dem sie sitzen, aus machen; es ist nicht notwendig sich vorne hinzustellen.

In einer idealen Situation wird der Meeting-Leiter schon wissen, wer die Gäste sind, sodass er zum Beginn des Meetings etwas sagen kann, wie z.B.

"Bevor wir weitermachen möchte ich unsere Gäste darum bitten, sich vorzustellen und uns zu erzählen, wie sie uns gefunden haben und was sie sich vom Meeting erwarten. Zuerst haben wir hier John. John, kannst du bitte aufstehen und uns was über dich erzählen? Wie hast du uns gefunden?"

Wie auch immer, in vielen Fällen wird der Meeting-Leiter nicht wissen, wer ein Gast ist und wer nicht. In diesem Fall bittest du die Gäste ihre Hände zu heben und dann darum bitten, sich vorzustellen: 

"Haben wir heute irgendwelche Gäste? Bitte hebt die Hände, wenn ihr das erste Mal in unserem Verein seid. Danke!
Bevor wir weitermachen möchte ich unsere Gäste darum bitten, sich vorzustellen und uns zu erzählen, wie sie uns gefunden haben und was sie sich vom Meeting erwarten.   (zeigt auf jemanden) Beginnen wir dort drüben. Kannst du bitte aufstehen und uns etwas über dich erzählen und wie du uns gefunden hast?"

Es gibt einige Bereiche im Meeting - z.B. improvisierte Reden - die ein sensibles Thema für schüchterne Gäste oder welche mit starkem Lampenfieber sein können. Jeder Verein kann selbst bestimmen, ob sie möchten, dass Gäste bei diesen Abschnitten teilnehmen. Egal in welchem Fall, wenn sie es wollen, zwinge keinen Gast zu reden, wenn du bemerkst, dass sie schüchtern oder sehr nervös sind.

 

 

Zum Ende eines Meetings ist es eine gute Idee die Gäste zu bitten, ob sie ihre Eindrücke teilen möchten. Die Meinung eines Gastes ist immer ein sehr frisches Feedback.

Sobald das Meeting vorbei ist, sollte der Vizepräsident der Mitgliedschaft mit den Gästen reden und sie explizit danach fragen, ob ihnen das Meeting gefallen hat und ob sie beitreten möchten. Viele neue Möglichkeiten zur Mitgliedschaftsgewinnung werden übersehen, weil Vereinsmitglieder nicht diesen kleinen Schritt wagen, den Gast zu fragen, ob er beitreten möchte. Wenn sie noch nicht bereit sind beizutreten, ist es auch eine gängige Praxis ein Gästebuch zu haben, in dem Gäste ihre Namen und Kontaktinformationen eintragen können, um darüber informiert zu werden, wann neue Meetings stattfinden, oder welche Entwicklungen sich im Verein zugetragen haben. Beachte, dass die erhaltenen persönlichen Informationen von Gästen auf diese Art nicht für andere Zwecke benutzt, oder außerhalb des Vereins geteilt werden dürfen. Viele Länder haben auch spezielle Datenschutzgesetze, woran es die Pflicht der Vereine ist, diesen zu folgen.

Die Beitrittsanfragen sollen immer höflich sein und nicht so, dass der Gast sich gezwungen oder unwohl fühlt.

Gastpakete

Es wird empfohlen, dass Vereine ein "Gastpaket" haben, welche aus gedruckten Materialien vom Verein und Agora bestehen. Dieses Gästepaket kann z.B. beinhalten:

•    Eine Einführung zu Agora Speakers International und seine Mission und Ziele
•    Die Vereinsurkunde und Satzungen
•    Eine Erklärung der Meeting-Struktur und den Meeting-Rollen
•    Ein Beispiel für eine Tagesordnung
•    Die ersten drei Projekte
•    Ein Mitgliedschaftsformular, die die Gebühren vom Verein und Agora auflistet
•    Ein paar Tipps zum öffentlichen Reden
•    Stecker, Sticker oder anderes Merchandising
•    Eine Karte mit allen Vereinsfunktionären und deren Kontaktinformationen
•    Vereinsvisitenkarten mit den Vereinsinformationen und dem Meeting-Plan

Guest packs can be handed out at the beginning of each meeting by the VPM (or the member he delegates to) to all guests. Gastpakete können zu Beginn eines jeden Meetings durch den VPM (oder dem Mitglied, dass er dazu deligiert) an alle Gäste verteilt werden.