Der folgende Abschnitt erläutert die Regeln, die für alle Clubs verpflichtend sind, die irgendeine Art von Gebühren oder Geldern einsammeln - und zwar unabhängig von ihrer Quelle bzw. der Häufigkeit des Einzugs. Die Regeln gelten nicht für Unternehmens-Clubs, die in Bezug auf die Finanzen den Richtlinien ihrer Unternehmen folgen sollten.

Definitionen

"Club-Seite" ist definiert als die Online-Präsenz des Clubs, die eine Website, eine Social-Media-Seite oder Gruppe, ein Forum, etc. sein kann.

"Genehmigung durch die Mitglieder" wird gemäß den Abstimmungsprozeduren verwendet, die im Abschnitt "Club-Democracy" beschrieben sind. Alle Ausgabenvorschläge, über die abgestimmt wird, müssen die folgenden Aspekte enthalten:

• Der genaue Zweck der Aktion.
• Die erlaubten Mindest- und Höchstbeträge
• Der minimale und maximale Zeitrahmen für die Ausführung ab dem Datum der Genehmigung, wobei der maximale Zeitrahmen ein Jahr nicht überschreiten darf.

"Betriebskosten" sind jene Kosten, die für den regulären Betrieb des Clubs unumgänglich sind und beinhalten die folgenden Aspekte:

• Miete des Veranstaltungsortes für die Dauer des Meetings.
• Miete von Ausrüstung, die während des Treffens genutzt wird: Computer, Mikrofone, Projektoren, etc.
• Wartungs- und Reparaturkosten für die vorhandene Ausrüstung.
• Kosten für den Aufbau und die Nachbereitung des Meetings (Vorbereitung, Reinigung, etc.)
• Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien (Papier, Stifte, Fotokopien, Druckertinte oder Toner für den Druck von Bewertungsformularen, etc.)
• Schreibwaren (Visitenkarten, Anstecknadeln, Begrüßungspakete, Pins, Banner, usw.)
• Finanzielle Kosten wie Banküberweisungsgebühren, Kontoführungsgebühren, Steuern, etc.
• Kosten, die sich aus den lokalen rechtlichen Verpflichtungen eines Clubs ergeben (Versicherungen, rechtliche Registrierung, rechtliche Buchführung, etc.)

Beispiele für nicht-operative Kosten:

• Dauerhafte Anschaffungen von Ausrüstung
• Kosten für die Organisation von besonderen Veranstaltungen, Partys oder Workshops.
• Kosten für die Einladung von bezahlten Referenten oder Trainern.
• Unterstützung für die Entsendung eines Club-Wettbewerb-Gewinners zu einem entfernten Wettbewerb.

"Agora-bezogene Veranstaltungen" sind alle Veranstaltungen, die von einem oder mehreren Agora-Clubs organisiert oder mitgesponsert werden und die mit allen Grundprinzipien (insbesondere dem der Neutralität) übereinstimmen sowie den Zweck haben, die Mission oder die Ziele von Agora zu fördern. Einige Beispiele für solche Veranstaltungen sind die folgenden:

• Öffentliches Reden, Debattieren, und andere ähnliche Inhalte
• Agora Kongresse auf verschiedenen Ebenen
• Open-Door-Veranstaltungen zur Förderung von Agora Clubs
• Demo-Treffen für potentielle Clubs.
• Workshops, Seminare, Schulungen, etc.
• Gültige Club-Gemeinschaftsprojekte.
• Teilnahme an Messen, Shows oder ähnlichen Veranstaltungen Dritter, bei denen die Präsenz des Clubs zum Zwecke des Marketings und des Mitgliederwachstums angebracht ist.

Beispiele für die Arten von Veranstaltungen, bei denen eine Clubteilnahme nicht erlaubt wäre, findest du im Neutralitäts-Prinzip.

"Offizielle Agora-Veranstaltungen" sind alle Veranstaltungen mit universeller Gültigkeit, die von der Agora Speakers International Foundation geschaffen oder definiert wurden. Derzeit gibt es zwei Arten von Veranstaltungen:

• Alle Wettbewerbe, die den offiziellen Regelbüchern folgen.
• Agora-Kongresse auf allen geographischen Ebenen.

Finanzielle Regeln

Finanzielle Freiheit

FF01. Die Clubs können sich dazu entscheiden, einen beliebigen Betrag zu erheben, den sie für angemessen halten, mit einer beliebigen Häufigkeit und können Gelder von beliebigen Dritten erhalten, unter der Voraussetzung, dass alle folgenden Regeln eingehalten werden.

FF02. Die Höhe und die Häufigkeit der von den Mitgliedern erhobenen Clubbeiträge müssen auf allen Clubseiten öffentlich einsehbar sein. Der Zugang zu diesen Informationen darf nicht das Ausfüllen von Formularen oder die Angabe von persönlichen Daten erforderlich machen.

FF03. Die von den Mitgliedern erhobenen Clubbeiträge dürfen nicht diskriminierend sein: Alle Mitglieder müssen die gleichen Beiträge zahlen. Die folgenden Ausnahmen sind erlaubt:

• Personen, die zu speziellen Kollektiven mit niedrigem Einkommen oder Minderheiten gehören, kann eine ermäßigte oder kostenlose Mitgliedschaft angeboten werden. Beispiele hierfür sind: Studenten, Rentner, Arbeitslose, ethnische Minderheiten, Flüchtlinge, etc. Wir behalten uns das Recht vor, diese Situationen zu prüfen und zu verlangen, dass sie entfernt werden, wenn wir das Gefühl haben, dass ein Club diese Definition missbraucht und sie in einen diskriminierenden Mitgliedsbeitrag umwandelt (z.B. ein Club, der "weiße Männer" als "Minderheitenkollektiv" definiert).
   
• Für Clubs, die in einer Sprache operieren, die keine offizielle Landessprache ist (z.B. ein englischsprachiger Club, der in Spanien operiert), kann Muttersprachlern dieser Sprache eine Ermäßigung oder kostenlose Mitgliedschaft angeboten werden.
   
• Fachleuten aus den Bereichen öffentliches Reden und Führung kann eine Ermäßigung oder eine kostenlose Mitgliedschaft angeboten werden, wenn sie routinemäßig als Bewerter, Workshops oder Mentoren bei Clubtreffen fungieren.

FF04. Von Gästen und anderen Agora-Mitgliedern darf für den Besuch des Clubs während der regulären Sitzungen keine Gebühr verlangt werden. Bei nicht-regulären Sitzungen, wie z.B. Sonderveranstaltungen, Treffen mit eingeladenen Gastrednern, Workshops, etc. kann eine vorher öffentlich angekündigte einmalige Gebühr für die Teilnahme erhoben werden. Diese einmalige Gebühr muss gleichzeitig mit der Ankündigung der unregelmäßigen Sitzung bekannt gegeben werden.

FF05. Clubs dürfen keine anonymen Spenden oder Spenden von Dritten annehmen, deren Ideologie oder Handlungen den Idealen, Prinzipien, der Mission und den Zielen von Agora Speakers International zuwiderlaufen.

Gültige Verwendung der Mittel

VU01. Clubgelder dürfen nicht für den persönlichen Gewinn oder Vorteil eines Mitglieds verwendet werden. Die Verwendung der Gelder muss immer mit den lokalen gesetzlichen Bestimmungen für gemeinnützige Organisationen übereinstimmen. Im Falle eines Konflikts zwischen der lokalen Gesetzgebung und diesen Regeln gilt die restriktivere.

VU02. Alle Waren oder Dienstleistungen, die der Club einkauft, müssen für den Clubbetrieb selbst oder für Agora-bezogene Veranstaltungen wie z.B. Inhalte, Kongresse, etc. verwendet werden. Die Clubs dürfen keine Gelder für Tätigkeiten verwenden, deren einziger Zweck es ist, die Mittel des Clubs zu vermehren. Insbesondere dürfen sich die Clubs nicht an Investitionsaktivitäten jeglicher Art beteiligen, einschließlich Wertpapieren, Rohstoffen, Devisen, Termingeschäften, Optionsverträgen und Immobilien und zwar unabhängig davon, ob sie öffentlich gehandelt werden oder nicht.

VU03. Alle Vermögenswerte, die Clubs erwerben, dürfen ausschließlich von Clubmitgliedern, Agora-Ländervertretern oder Gästen für Club- oder andere Agora-bezogene Aktivitäten genutzt werden, die mit der Mission und dem Zweck von Agora übereinstimmen. Für diese Nutzung der erworbenen Vermögenswerte dürfen keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden.

VU04. Bei Auflösung eines Clubs müssen alle verbleibenden Gelder an eine gesetzlich anerkannte Wohltätigkeitsorganisation gespendet werden, die von den Mitgliedern mit einfacher Mehrheit genehmigt wird. Wenn keine Einigung erzielt werden kann, dann werden die Gelder an Agora Speakers International gespendet.

VU05. Vereine dürfen keine Mitarbeiter einstellen.

VU06. Clubs dürfen keine Investitionsinstrumente jeglicher Art halten und keinerlei  Schulden aufnehmen.

VU07. Sämtliche vom Club genutzten Konten müssen bei autorisierten Banken eröffnet werden, die in dem Gebiet, in dem der Club registriert ist, lokal tätig sind, und müssen auf eine der offiziellen Währungen des Landes lauten.

Aufsicht über die Nutzung

OV01. Clubs, die Gelder oder Gebühren sammeln, müssen einen Schatzmeister haben, der sich vom Präsidenten unterscheidet.

OV02. Der Club muss detaillierte und aktuelle Clubfinanzen führen, die auf allen Clubseiten veröffentlicht werden. udem muss der Club der Stiftung einmal im Jahr einen vollständigen und detaillierten Bericht vorlegen. Diese Informationen sollten für alle Agora-Mitglieder weltweit zugänglich sein. Diese Finanzen können so einfach und simpel wie eine Excel-Datei sein, die Einnahmen und Ausgaben detailliert auflistet, oder etwas so Kompliziertes wie ein kompletter Buchhaltungsbericht. In jedem Fall muss jedoch völlig klar sein, wie genau die Mitgliedsbeiträge verwendet werden. Abgesehen von einem aggregierten Format müssen die Ausgaben des Clubs ebenfalls in einem nicht aggregierten, detaillierten Format verfügbar sein. Das detaillierte Format muss für jede Transaktion mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Datum,
• Der ausgegebene oder erhaltene Betrag,
• Quelle (bei Gebühren oder Spenden) oder Dienstleister (beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen).
• Zweck oder Grund für die Transaktion (für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen - die Besonderheiten des gekauften Produkts oder der Dienstleistung)

OV03. Clubs dürfen keine Gelder anhäufen, die die Kosten von zwei Jahren Betriebskosten übersteigen, es sei denn, die Mehrheit der Mitglieder hat dies genehmigt, und zwar nur für bestimmte, budgetierte Zwecke. Diese Genehmigung muss jedes Jahr erneuert werden.

OV04. Jede Verwendung von mehr als 1/3 der Clubmittel (ausgehend von den zu Beginn des Geschäftsjahres verfügbaren Mitteln) für nicht-operative Zwecke bedarf der Zustimmung der Mitglieder und zwar unabhängig davon, ob dieses 1/3 durch eine einzelne Transaktion oder kumulativ erreicht wird. Genauer gesagt muss jede Transaktion, deren Betrag zusammen mit den nicht-operativen Ausgaben seit Beginn des Geschäftsjahres 1/3 der ursprünglichen Mittel des Clubs übersteigt, von den Mitgliedern genehmigt werden, es sei denn, diese Transaktion ist Teil eines zuvor genehmigten Budgetvorschlags und der Betrag der Transaktion liegt innerhalb des genehmigten Bereichs.

Hier sind einige Beispiele:

• Ein Club beginnt das GJ mit 1000 $ (1/3 = 333 $). Der Präsident möchte einen Projektor für 400 $ kaufen. 400 $ > 333 $, also muss der Kauf von den Mitgliedern genehmigt werden. Nachdem er die Genehmigung erhalten hat, möchte der Präsident ein Mikrofon für 15 $ kaufen. Da die kumulierten Kosten der Käufe 400 $+15 $ > 333 $ sind, muss auch diese Transaktion genehmigt werden. Tatsächlich bedeutet die Regel, dass nach der Ausgabe von 1/3 aller Clubgelder, jede einzelne nicht-operative Ausgabe genehmigt werden muss.
   
• Ein Club beginnt das GJ mit 1000 $ (1/3 = 333 $). Der Präsident kauft 10 Mikrofone für je 30 $ (kumulierte Kosten: 300 $). Etwas später möchte er ein Rednerpult für 50 $ kaufen. Diese Transaktion muss von den Mitgliedern genehmigt werden, da die kumulativen Kosten für das Rednerpult und die vorherigen Käufe 350 $ betragen würden, was die 1/3 Regel überschreitet.
   
• Ein Club beginnt das GJ mit 1000 $ (1/3 = 333 $). Der Präsident stellt einen Plan für die Organisation eines Wettbewerbs mit einem Budget von 600 $ vor und erhält dessen Genehmigung. Er kauft einen Projektor für 400 $ und 10 Mikrofone für 10 $ - insgesamt 500 $. Keine dieser Transaktionen erfordert eine Genehmigung. Dann will er einen Satz Bücher im Wert von 50 $ für den Club kaufen. Diese Transaktion muss genehmigt werden, da die kumulierten Gesamtkosten 550 $ ( > 333 $) betragen und diese Transaktion nicht mit dem Wettbewerb zusammenhängt.
   
• Ein Club beginnt das GJ mit 1000 $ (1/3 = 333 $). Der Präsident stellt einen Plan für die Organisation eines Wettbewerbs mit einem Budget von 600 $ vor und erhält dessen Genehmigung. Er geht davon aus, dass er einen Projektor für 400 $ kaufen und 10 Mikrofone für 25 $ kaufen möchte. Der Kauf der Mikrofone würde zu gesamten nicht-operativen Kosten von 650 $ führen - über dem zuvor genehmigten Budget - also müssen die Mitglieder diese Transaktion genehmigen.

OV05. Jede Ausgaben- oder Finanzgenehmigung, die die Clubmitglieder erteilen, gilt maximal für ein Jahr. Wenn das Jahr vorbei ist, ist eine weitere Abstimmung notwendig, um die Genehmigung für das nächste Jahr zu verlängern.

Finanzierung von Agora-bezogenen Veranstaltungen

Eine der Hauptsäulen des Agora-Systems ist die offizielle Reihe von Agora-Veranstaltungen zwischen den Clubs, wie z.B. Wettbewerbe, Kongresse, etc. sowie alle anderen gemeinsamen Veranstaltungen, die von mehreren Clubs organisiert werden (wie z.B. freundschaftliche Treffen, inoffizielle Wettkämpfe, etc.). Diese Aktivitäten erfordern normalerweise eine gewisse Vorausfinanzierung, um erfolgreich durchgeführt zu werden.

AE01. Alle Agora-bezogenen Veranstaltungen (ob offiziell oder nicht) sollten in erster Linie selbstfinanziert sein, und zwar durch Ticket- und Warenverkäufe, Sponsoring, Zuschüsse und andere Dinge.

AE02. 10% des Bruttoerlöses aller solcher Veranstaltungen (offiziell oder nicht) gehen an die Agora Speakers International Foundation.

AE03. Die Kosten für alle offiziellen Agora-Veranstaltungen, die eine gewisse Vorfinanzierung erfordern, werden von allen einzelnen Mitgliedern in dem betroffenen geografischen Gebiet getragen, mit Ausnahme des ganzen Landes für Veranstaltungen auf internationaler Ebene wie z.B. Kongresse. Alle Mitglieder in der entsprechenden Region werden - zusätzlich zu den anderen Beiträgen, die sie bezahlen - einen proportionalen Teil dieser Kosten beitragen. Dieser proportionale Anteil ergibt sich aus der Division der erforderlichen Finanzierung durch die Anzahl der einzelnen Mitglieder in der Region und ist für alle Mitglieder gleich, unabhängig von der Anzahl der Clubs, denen sie angehören. Jeder Club kann frei entscheiden, ob er diesen erforderlichen Beitrag aus seinen eigenen Mitteln entnimmt, oder ob er ihn an die Mitglieder weitergibt, oder eine Kombination aus beiden Optionen.

AE04. Jegliche Gewinne oder Verluste aus der Veranstaltung werden an die Clubs zurückverteilt, und zwar in einer Menge, die proportional zur Anzahl der Clubmitglieder ist. Die Clubs können dieses Geld an ihre Mitglieder zurückerstatten, bis zu dem Betrag, den sie gemäß AE03 zahlen mussten. Die Entscheidung, ob ein Teil des Gewinns zurückerstattet wird oder nicht, bleibt dem Vorstand jedes Clubs überlassen. Der Teil der Gelder, der nicht an die Mitglieder zurückerstattet wird, wird Teil des Clubvermögens.

AE05. Die Organisatoren der Veranstaltung müssen alle buchhalterischen Vorgänge rund um die Organisation der Veranstaltung an das internationale Hauptquartier von Agora Speakers melden, sobald sie diese stattfinden, und zwar mit dem in OV02 angegebenen Detaillierungsgrad und unter Verwendung der Buchhaltungstools, die das Hauptquartier zur Verfügung stellen wird.

Sponsoring für Kongressteilnehmer

CP01. Nur Teilnahmen an offiziellen Agora-Veranstaltungen streng oberhalb der Stadtebene sind förderfähig.

CP02. Die Clubs in einem bestimmten geografischen Gebiet (bis einschließlich der Landesebene) können sich dafür entscheiden, die Ausgaben der folgenden Kongressteilnehmer zu sponsern.

• Teilnehmer.
• Ein nicht konkurrierender Clubvertreter mit Stimmrecht, der vom Clubvorstand genehmigt wird.
• Personen, die direkt Workshops, Trainingseinheiten oder Seminare auf der Veranstaltung leiten.
  
  Clubs können sich dazu entscheiden, eine Art der Teilnahme zu sponsern, jedoch nicht andere.

CP03. Der Sponsoring-Beschluss muss mit einer absoluten Mehrheit der Club-Präsidenten genehmigt werden und die Abstimmung muss wie folgt erfolgen:

• Für Wettbewerbsteilnehmer: vor der ersten Wettbewerbsrunde (Vereinsebene).
• Für andere Teilnehmer - spätestens einen Monat nach der Bekanntgabe des Termins der Veranstaltung.

CP04. Die folgenden Verwendungszwecke sind zulässig, es sei denn, sie sind durch die örtliche Gesetzgebung ausdrücklich verboten:

• Die Kosten für die Hin- und Rückreise in der Economy-Klasse mit dem am besten geeigneten Transportmittel.
• Die Kosten für die umfassendste Ticketart für die Veranstaltung.
• Unterkunftskosten für die Dauer der Veranstaltung plus 2 Nächte (Anreise einen Tag vor und Abreise einen Tag nach Ende der Veranstaltung)
• Angemessene Tagesspesen für Mahlzeiten und Transport

CP05. Das Sponsoring darf nur gegen konkrete Kaufangebote erfolgen. Ein Tausch der gesponserten Produkte und Dienstleistungen gegen Geld ist nicht erlaubt. Die gesponserten Teilnehmer müssen die Rechnungen über alle gesponserten Waren und Dienstleistungen aufbewahren und dem Schatzmeister ihres Clubs sofort nach Erhalt, spätestens aber zwei Wochen nach dem Kauf, elektronisch übermitteln.

Regeländerungen

RC01. Diese Regeln können sich von Zeit zu Zeit ändern. Die Clubs müssen sich innerhalb von sechs Monaten nach der Änderung an die neuen Regeln halten.