Das ist ein getestetes und valides allgemeines Meeting-Format, das als Startpunkt für dein eigenes Meeting-Design geeignet ist.
Es ist nur ein Vorschlag, wie Rollen verteilt werden können. Wenn du noch unerfahren im Leiten eines Agora Vereins bist, empfehlen wir dir mit diesem Format zu beginnen, bis du erfahrener darin wirst.
In diesem Abschnitt wird nur die allgemeine Reihenfolge und die vorgeschlagene Zeitdauer erklärt, aber keine Details darüber, wie jede der Rollen funktioniert. Diese Informationen kann im Kapitel "Rollen des Vereinsmeetings" erhalten werden.
Das Meeting-Format ist essentiell, egal ob es physisch oder online abgehalten wird.
Vor dem Meeting
Der Meeting-Unterstützer sollte frühzeitig vor dem geplanten Start des Meetings erscheinen. Er oder sie sollte:
- Den Veranstaltungsort vorbereiten - Tische, Stühle, Rednerpult, Positionierung der Vereins- und Agora Symbole, etc.
- Die Werkzeuge, die der Zeitnehmer zur Messung und Signalisierung der Zeit verwendet (Stoppuhr, Kartons im Stil des "Ampellichts", etc.), vorbereiten
- Die Tagesordnung ausdrucken
- Wenn zutreffend, überprüfen, dass die Belichtung, die Tonanlage und die Projektionsgeräte ordentlich funktionieren.
- Wenn der Verein Aufnahmegeräte besitzte, dann diese aufstellen und für eine Aufnahme vorbereiten
Für Online-Meetings, sollte der Meeting-Moderator das Meeting mindestens 15 Minuten vor dem offiziellen Beginn starten.
Manche Vereine genießen einen formatfreien "Geselligkeits"-Abschnitt, welche normalerweise bis zu 30 Minuten vor dem Meeting in Anspruch nimmt und viele Stunden danach.
Physische Meetings
Für ein physisches Vereinsmeeting, brauchst du das folgende Minimum an Materialien:
- Eine Stoppuhr zur Zeitsteuerung der Reden.
- Eine Methode, um dem Redner die zeitlichen Grenzen zu signalisieren. Das wird mittels grünen, gelben und roten Signalen getan. Du kannst Lichter oder einfach gefärbtes Papier benutzen.
- Feedback-Formulare für das Publikum. Alle Mitglieder aus dem Publikum (auch Gäste) können ihre Bewertung zu jedem Redner auf diesem Feedback-Formularen abgeben. Du kannst veränderbare Vorlagen für Feedback-Formulare - wie das unten gezeigte - aus dem Markenportal (www.agoraspeakers.org/brand.jsp) bekommen.
Du kannst das angebotene Muster hernehmen, oder dein eigenes erstellen.
- Stifte für das Publikum und (besonders) für den Zeitnehmer und den Sprachstilbewerter.
- Ausgedruckte Tagesordnungen für das Meeting.
- Das Wort des Tages, ausgedruckt auf einem oder zwei Seiten Papier, in Großbuchstaben, sodass es von den Rednern und dem Publikum aus der Entfernung gesehen werden kann.
- Papierzettel (oder vorzugsweise Vorlagen) für den Sprachstilbewerter, Zeitnehmer und den Zähler für Füllwörter.
Online-Meeting
Für Online-Meetings ist es gut, die folgenden Links und Materialien parat zu haben, falls die die zugehörigen Rollen diese vergessen haben.
- Links zu den ZOOM-Hintergründen, dass der Zeitnehmer diese nutzen kann
- Links zum Asset Creator ,sodass der Sprachstilbewerter und der Zeitnehmer ihre Vorlagen und Hintergründe erstellen können
- Vorgefertigte PDF-Versionen der Bewertungszettel für jedes Projekt und jede Rolle. (Diese können automatisch auf dieser Seite zu jeder Rolle und jedem Projekt erstellt werden)
- Eine vorgefertigte PDF für das allgemeine Feedbackformular dass Mitglieder, die nicht Bewerter sind, sie nutzen können, um den Rednern Feedback zu geben
Meeting
Teil I - Einführung
1. Normalerweise ruft der Meeting-Unterstützer zur Ordnung auf und eröffnet das Meeting, begrüßt jeden und gibt eine prägnante Einführung zur Person des Meeting-Leiters an diesem Tag und übergibt dann die Bühne an ihn.
2. Der Meeting-Leiter begrüßt jeden. Einige gute Dinge, die der Meeting-Leiter zu diesem Zeitpunkt machen kann sind:
- Jeden daran zu erinnern, die Handys auszuschalten. Für Online-Meetings bittest du daneben auch alle möglichen Quellen der Störung auszuschalten und die Tür des Zimmers zu schließen, in dem sie sich befinden.
- Jeden daran erinnern, während der Reden nicht durch den Raum zu marschieren.
- Für Online-Meetings erinnert er jeden, dass Sicherheit und Anstand zu jeder Zeit gewährleistet sein sollen. Das bedeutet, dass niemand fahren sollte, oder anderen gefährlichen Aktivitäten während des Meetings nachgeht. Jeder sollte ordentlich angezogen sein und letztlich sollte jeder die ganze Zeit seine Kamera eingeschaltet lassen.
- Wenn es irgendwelche Gäste gibt, dann gibt er eine allgemeine Einführung über Agora Speakers International und dem Verein, seinem Zweck, seiner Mission und was wir tun und auf welche Art.
Ein Aspekt, den es sich immer lohnt den Gästen zu erklären, ist, dass das Meeting es kein formfreies und "Jeder kann reden"-Meeting ist, sondern dass es einer strukturierten Tagesordnung folgt, bei der Leute spezifische Rollen ausüben, für die sie sich davor freiwillig gemeldet haben. Das hilft den Gästen schnell allgemeine Missverständnisse über Agora Meetings auszuräumen.
- Das Meeting ist in verschiedene Abschnitte aufgeteilt, mit verschiedenen Leuten, die den jeweiligen Abschnitt leiten.
- Die Rollen und Abschnitte haben spezifische Ziele, welche detalliert in den Online-Materialien erklärt werden.
- Die Rollen sind freiwillig und jeder kann sich für eine Rolle eintragen
- Die Rollen wechseln mit jedem Meeting - der Meeting-Leiter ist heute eine Person, im nächsten Meeting ist es jemand anders.
- Jeder wird bewertet, sodass jeder lernen und sich verbessern kann
Manchmal ist es auch wertvoll, diese Aspekte während der Einführung auszuführen.
- Wenn es irgendwelche Gäste gibt, dann ist dies auch eine gute Möglichkeit, jeden aufstehen zu lassen und sich dem Publikum vorzustellen. Normalerweise kann der Meeting-Leiter auch eine einfache Frage wie "Woher kennst du uns?" oder "Was brachte dich zu uns?", etc., stellen.
Manche Gäste verwechseln die Einladung zur Vorstellung mit einer Einladung gleich eine zwanzigminütige Rede auf der Stelle zu halten. Der Meeting-Leiter sollte zügig solche irrläufigen Reden unterbrechen, welche das ganze Meeting ausufern lassen.
Teil II - Das Bewertungsteam
3. Der Meeting-Leiter überlässt dem Zeitnehmer für 1-2 min die Bühne, der seine Rolle erklärt, warum die Zeiteinteilung wichtig ist und wie die Zeitsignale funktionieren
4. Der Meeting-Leiter überlässt dem Sprachstilbewerter für 1-2 min die Bühne, der seine Rolle erklärt und die Dinge auf die er achten wird
5. The Meeting Leader überlässt dem Füllwortzähler für 1-2 min die Bühne, der seine Rolle erklärt und auch die Wichtigkeit keine Füllwörter zu benutzen, genauso wie einige Beispiele zu diesen.
In manchem Meetings werden die Rollen des Sprachstilbewerters und des Füllwortzählers von der gleichen Person ausgeübt. Auch kann von einem der beiden das "Wort des Tages" einführen. Das Ziel des Wort des Tages ist das Trainieren der Flexibilität von Menschen beim Reden und dass sie sich an Veränderungen anpassen können, anstatt Reden auswendig zu lernen.
Teil III- Projekte
6. Für jedes Projekt macht der Meeting-Leiter folgendes:
- Er ruft den Sprachbewerter auf, die Gegenstände der Rede zu erklären.
- Er ruft den Redner auf, die Rede abzuliefern.
- Er gibt dem Publikum zwischen 1-2 Minuten Zeit, so dass jeder sein Feedback an den Redner aufschreiben kann.
Es wird empfohlen, dass Projekte nach Schwierigkeitsgrad geordnet werden, um zu vermeiden, dass solide Darsteller vor einem unerfahrenen Redner auftreten.
7. Sobald der Teil der vorbereiteten Reden vorbei ist, übergibt der Meeting-Leiter die Bühne an den Leiter der improvisierten Reden, der mit diesem Abschnitt weitermacht. Normalerweise ist dieser Abschnitt ungefährt 15 Minuten lang, in der jede Antwort zu heißen Fragen zwischen 1-2 Minuten lang ist.
Das ist ein guter Moment für eine kurze Pause, wenn der Verein eine solche Tradition pflegt, weil es den Bewertern mehr Zeit gibt, ihre Bewertungen abzuschließen. Auch mögen es einige Vereine für den besten Redner und die beste improvisierte Antwort abzustimmen. Das ist auch ein guter Zeitpunkt für jeden abzustimmen und die Stimmen zu sammeln. Wenn es eine Abstimmung gibt, dann solltest du die Namen der Redner und die Namen aller Teilnehmer aus dem Abschnitt der improvisierten Reden wiederholen (und vorzugsweise an einem sichtbaren Ort notieren).
Teil IV - Sprachbewertungen
8. Nachdem der vorherige Abschnitt erledigt ist, ruft der Meeting-Bewerter die Sprachbewerter auf, ihre Bewertungen kundzugeben, die jeweils 3-5 Minuten dauern.
9. Nachdem die Sprachbewertungen geliefert wurden, übernimmt der Leiter der improvisierten Reden die Bühne und präsentiert seinen Bericht. Diese Bewertung dauert ca. 5-7 Minuten.
10. Optional: Wenn dein Verein einen Hörbewerter hat, dann wäre es hier eine gute Möglichkeit für diese Rolle.
Teil V - Technische Bewertung und Abschluss
11. Nachdem der vorherige Abschnitt abgeschlossen ist, präsentieren der Füllwortzähler, der Sprachstilbewerter und der Zeitnehmer ihre Berichte, jeder ca 1-2 Minuten lang und normalerweise in umgekehrter Reihenfolge in der die anderen zu Beginn des Meetings teilgenommen haben.
12. Letztlich präsentiert der Meeting-Bewerter seine gesamte Bewertung des Meetings und aller Bewerter. Dieser Teil dauert ca 5-7 Minuten.
13. Der Meeting-Leiter überlässt nun die Bühne an jeden (besonders Vereinsfunktionäre), die etwas verkünden müssen.
Das ist ein guter Zeitpunkt für den Meeting-Leiter die Gäste nach ihren Meinungen zu fragen, wie sie sich fühlten, etc.
14. Der Meeting-Leiter übergibt die Bühne dann dem Meeting-Unterstützer, der das Meeting abschließt.