نضع بين يديك هنا صيغة لقاء مجربة وحقيقية والتي يمكنك اعتمادها من أجل تصميم لقاءاتك.
هذا مجرد اقتراح بخصوص إمكانية ترتيب الأدوار. إذا كنت حديث العهد بتسيير نادي Agora، فإننا نوصي بالانطلاق من هذه الصيغة والعمل بها إلى أن تتمكن من اعتماد وتأسيس صيغتك الخاصة.
في هذه الفقرة، نركز على توضيح الترتيب العام والتوقيت المقترح فقط، ولا نقوم بإعطاء أي تفاصيل تخص الأدوار. إذا رغبت في هذا يمكنك الاطلاع على الفصل الخاص ب "الأدوار في لقاءات النادي".
تظل صيغة اللقاء دون تغيير بالأساس بصرف النظر عما إذا كان اللقاء حضوريا أو عن بعد.
قبل اللقاء
يحضر منسق اللقاء إلى فضاء اللقاء بوقت طويل قبل الوقت المحدد لانطلاقه. وينبغي عليه / ها:
- أن يقوم بتحضير فضاء اللقاء - الطاولات، الكراسي، منضدة الإلقاء، مكان عرض الشعارات، إلخ.
- تحضير الوسائل التي سيستخدمها المكلف بالوقت من أجل مراقبة التوقيت واستعمال الإشارات (ساعة التوقف، "أضواء إشارات المرور"، إلخ.).
- طباعة الرزنامة.
- التحقق من جودة الإنارة، الصوت، ووسائل ومعدات العرض.
- إذا كان النادي يتوفر على معدات تسجيل، فإنه يعمل على إعدادها وتحضيرها للتسجيل.
بالنسبة للقاءات المباشرة على الإنترنت، فإن منسق اللقاء ينبغي أن يقوم بإطلاق اللقاء 15 دقيقة على الأقل قبل موعده الرسمي.
اللقاءات الحضورية
بالنسبة للقاءات الحضورية، فإنك ستحتاج إلى هذه الوسائل البسيطة على الأقل:
- ساعة توقف من أجل حساب متابعة توقيت الخطابات.
- وسيلة ما من أجل الإشارة إلى التوقيت بالنسبة للمتحدث. يمكن القيام بهذا من خلال استخدام أضواء المرور، الأخضر والأصفر والأحمر. يمكن استخدام الأضواء أو فقط بعض البطاقات الملونة.
- استمارات التغذية الراجعة من أجل الحضور. يمكن لكل الحاضرين للقاء (بمن فيهم الضيوف) أن يقوموا بإعطاء تقييم يخص كل متحدث من المتحدثين باستخدام استمارات التقويم. يمكنك العمل على تخصيص نماذج استمارات التغذية الراجعة - مثل هذه التي تراها أدناه - وذلك من بوابة (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).
يمكنك استخدام النماذج المتوفرة، كما يمكنك أيضا إنجاز استماراتك الخاصة.
- توفير أقلام للحاضرين (وبصفة خاصة) لكل من المكلف بالوقت والمدقق اللغوي.
- نسخ مطبوعة من رزنامات اللقاء.
- نسخة من 'كلمة اليوم' مطبوعة على ورقة أو ورقتين، بحروف كبيرة، وذلك حتى يتسنى لكل من المتحدث وللحضور رؤيتها من مسافة بعيدة.
- أوراق ولم لا نماذج جاهزة من أجل المدقق اللغوي، المكلف بالوقت، والمكلف بعد الكلمات غير السليمة.
اللقاءات عن بعد
من أجل اللقاءات التي تجري عن بعد، فإنه يفضل أن تتوفر على الروابط والوسائل التالية، في حال أغفلها المكلفون بها:
- روابط تخص خلفيات زوم والتي يمكن للمكلف بالوقت استعمالها.
- روابط خاصة بمنجز الأصول حتى يتمكن المدقق اللغوي والمكلف بالوقت من توليد النماذج والخلفيات التي تخصهما.
- نسخ منجزة مسبقا بصيغة PDF من أوراق التقييم والتي تخص كل مشروع وكل دور من الأدوار. (يمكن توليدها بشكل تلقائي من الصفحات الخاصة بالمشاريع والأدوار).
- نسخ منجزة مسبقا بصيغة PDF من استمارة التغذية الراجعة العامة والتي يمكن للأعضاء من غير المقيمين استعمالها من أجل تقييم المتحدثين.
اللقاء
الجزء الأول - الاستهلال
1. في العادة، يقوم منسق اللقاء بالدعوة إلى الهدوء ويفتتح القاء، يرحب بالحضور، ثم يلقي تقديما مقتضبا حول قائد اللقاء لذلك اليوم ويعطيه الكلمة.
2. يقوم قائد اللقاء بالترحيب بالجميع. ومن بين الأمور المهمة التي ينبغي عليه القيام بها ههنا هناك:
- تذكير الجميع بضرورة إطفاء هواتفهم. بالنسبة للقاءات عن بعد، وبالإضافة النقطة قبله، فإنه يطلب من الجميع إطفاء كل مصدر من مصادر الإزعاج وإغلاق باب القاعة التي يجري فيها اللقاء.
- تذكير الجميع بعدم المشي داخل القاعة خلال إلقاء الخطابات.
- بالنسبة للقاءات المباشرة على الإنترنت، يجب تذكير الجميع بأن السلامة والاحتشام أمورا ينبغي ان تظل حاضرة على الدوام. مما يعني أنه لا ينبغي أن يقوم أي شخص خلال اللقاء مثلا بالقيادة أو غيرها من الأعمال الخطيرة. ينبغي أن يرتدي الجميع ملابس لائقة. وأخيرا، فإنه ينبغي على الجميع استعمال كاميراتهم على الدوام.
- إن كان هناك من ضيوف، فإن تقديما عاما حول مؤسسة Agora Speakers International، أهدافها، ومهمتها، وحول النادي سيكون مفيدا جدا.
من بين الجوانب التي ينبغي شرحها دائما للضيوف أن اللقاء ليس لقاء مفتوحا ليتحدث فيه الجميع وإنما هو مقيد برزنامة محددة حيث يضطلع أشخاص بأدوار محددة والتي تطوعوا لها بشكل مسبق. وبهذا ستتمكن بسرعة من توضيح كل سوء الفهم الذي يمكن أن يكون لدى الضيوف حول لقاءات Agora.
- ينقسم اللقاء إلى قسمين مختلفين، ويتكلف أشخاص مختلفون بمهام مختلفة.
- تتوفر الأدوار والفقرات على أهداف محددة، والتي يتم توضيحها بتفصيل في اللقاءات التي تجري عن بعد.
- تعتبر الأدوار تطوعية، ويمكن لأي كان من الأعضاء أن يتكلف بها.
- يمكن تغيير الأدوار في كل لقاء - وهكذا، فإن قائد لقاء اليوم، قد لا يكون هو قائد اللقاء القادم.
- يتم تقييم كل شخص حتى يتمكن من التطور والتعلم.
وأحيانا ينبغي الإشارة إلى هذه الجوانب خلال الكلمة الافتتاحية للقاء.
- إذا كان هناك من ضيوف، فإنه سيكون من الجيد أن أن ينهض كل منهم ويقوم بتقديم نفسه للحضور. في العادة، فإن قائد اللقاء يمكنه أيضا طرح أسئلة بسيطة من قبيل "كيف علمتم بأمرنا؟" أو " ما الذي دفعكم إلى الحضور معنا؟"
قد يعتقد بعض الضيوف بأن دعوتهم لتقديم أنفسهم هي بمثابة دعوة لإلقاء خطاب من 20 دقيقة. ينبغي أن يكون قائد اللقاء حاسما في تدخله ليقطع مثل هذه الخطابات التي قد تؤثر على السير العادي للقاء.
الجزء الثاني - فريق التقييم
3. يعطي قائد اللقاء الكلمة للمكلف بالوقت لمدة دقيقة إلى دقيقتين ليعمل على شرح دوره، تفسير لم يعتبر احترام التوقيت مهما، وكيفية عمل إشارات التوقيت التي يستخدمها.
4. يعطي قائد اللقاء بعد ذلك الكلمة للمدقق اللغوي لمدة دقيقة إلى دقيقتين، ليعمل على شرح دوره والأمور التي سيراقبها.
5. يعطي قائد اللقاء بعد ذلك الكلمة للمكلف بعد الكلمات غير السليمة لمدة دقيقة إلى دقيقتين هو الآخر، ليعمل على شرح دوره، وأهمية تجنب استخدام تلك الكلمات مع تقديم بعض النماذج منها.
في بعض اللقاءات قد يتكفل بدوري المدقق اللغوي والمكلف بعد استخدام الكلمات غير السليمة نفس الشخص. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأحدهما أن يقدم فقرة "كلمة اليوم". تتمثل الغاية من هذه الفقرة في تدريب المتحدثين على المرونة اللازمة خلال إلقاء الخطابات وحتى يتمكنوا من التكيف بدلا عن حفظ الخطابات عن ظهر قلب.
الجزء الثالث - المشاريع
6. في كل مشروع من المشاريع، يعمل قائد اللقاء على:
- ينادي على مقيم الخطاب ليشرح الهدف من الخطاب.
- ينادي على المتحدث ليقوم بإلقاء خطابه.
- يمنح للجمهور ما بين دقيقة إلى دقيقتين حتى يتمكنوا من كتابة تغذيتهم الراجعة الخاصة بالمتحدث.
يوصى بأن تكون المشاريع مرتبة حسب صعوبتها حتى تتجنب إلقاء خطاب من قبل مشارك مجرب قبل مشارك مبتدئ.
07. بعد انتهاء الفقرة الخاصة بالخطابات المعدة سلفا، يعطي قائد اللقاء الكلمة لمسير فقرة الخطابات المرتجلة، والذي سيقود هذه الفقرة. في العادة، فإن هذه الفقرة ستستمر لمدة تصل إلى 15 دقيقة، وسيخصص وقت ما بين دقيقة إلى دقيقتين لكل خطاب من الخطابات المرتجلة.
تعتبر هذه الفترة مناسبة جدا من أجل أخذ استراحة إن كان النادي قد تعارف على هذا الأمر، لأن ذلك من شأنه أن يمنح المقيمين وقتا من أجل الانتهاء من تقييماتهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن بعض الأندية تحب أن تصوت من أجل المتحدث الأفضل في اللقاء وكذا صاحب أفضل أداء في فقرة الخطابات المرتجلة. سيكون أيضا من الجيد هنا مطالبة الآخرين بالتصويت وجمع أصواتهم. إذا كانت هناك فقرة تصويت، فإنه ينبغي عليك إعادة قراءة أسماء المتحدثين (بل الأفضل من ذلك، كتابة أسماءهم بشكل واضح)، وكذا أسماء المشاركين في فقرة الخطابات المرتجلة.
الجزء الرابع - تقييمات الخطابات
08. بعد الانتهاء من الفقرة السابقة، يقوم مقيم اللقاء بالمناداة على مقيمي الخطابات حتى يعرضوا تقييماتهم. يستغرق كل تقييم بين 3 إلى 5 دقائق.
09. بعد أن ينتهي المقيمون من عرض تقييماتهم، يأتي دور مقيم فقرة الخطابات المرتجلة ليعرض تقريره.
10. اختياري - إذا كان النادي يتوفر على مقيم استماع، فإ هذا سيكون الوقت المناسب من أجل الاستماع له أيضا.
الجزء الخامس - التقييمات التقنية والخاتمة
11. بعد انتهاء الفقرة السابقة، يقوم كل من المكلف بمراقبة استخدام الكلمات غير السليمة، المدقق اللغوي، وكذا المكلف بالتوقيت بعرض تقاريرهم، ويتم منح كل واحد منهم بيه دقيقة إلى دقيقتين. وغالبا ما يتم هذا بترتيب عكس الترتيب الذي ظهروا به في بداية اللقاء.
12. وأخيرا، يأتي دور مقيم اللقاء ليعرض تقييمه العام للقاء ولبقية المقيمين الآخرين. يستمر هذا الجزء غالبا لما بين 5 إلى 7 دقائق.
13. بعد ذلك، يعطي قائد اللقاء الكلمة لأي من الحاضرين الذين قد يرغبون في إلقاء إعلاناتهم (خاصة مسؤولي النادي).
تعتبر هذه مناسبة مهمة بالنسبة لقائد اللقاء حتى يسأل الضيوف عن رأيهم بخصوص اللقاء بصفة عامة، وكيف رأوه، إلخ.
14. يقوم بعد ذلك قائد اللقاء بإعطاء الكلمة لمنسق اللقاء الذي يلقي الكلمة الختامية.