يبسط القسم التالي القواعد الضرورية التي ينبغي على الأندية التقيد بها لدى جمع أي نوع من المساهمات المالية - بصرف النظر عن مصدرها أو انتظام جمعها. لا تسري هذه القواعد على الأندية التعاونية لأن ذلك النوع من الأندية ينبغي أن يتبع سياسات الشركة المحتضنة له فيما يخص الشؤون المالية.
تجدر الإشارة إلى أن هذه القواعد تسري فقط إذا كان النادي يعتمد على أنشطة جمع التبرعات أو المنح الخارجية ولا يقوم بفرض أي رسوم على أعضاءه.
تعاريف
موقع النادي "يتم تعريفه على أنه هو حضور النادي على الإنترنت، والذي قد يكون عبارة موقع إنترنت، شبكة أو مجموعة اجتماعية، منتدى، إلخ"
المصادقة من قبل الأعضاء "تجري وفقا لإجراءات التصويت الموضحة في قسم ديمقراطية النادي. يجب أن تتضمن جميع مقترحات الإنفاق الخاضعة للتصويت ما يلي:
- الهدف الدقيق من العملية
- الحد الأدنى والحد الأقصى للمبالغ المسموح بها
- الحد الأدنى والأقصى للغلاف الزمني للتنفيذ منذ تاريخ الموافقة، حيث لا يمكن أن يتجاوز سنة واحدة كحد أقصى.
مصاريف الاشتغال "هي تلك التكاليف الضرورية للتشغيل المنتظم للنادي وتشمل":
- تأجير الفضاء طوال مدة اللقاء.
- استئجار المعدات المستخدمة أثناء اللقاء. الحواسيب والميكروفونات وأجهزة العرض وما إلى ذلك.
- تكاليف صيانة وإصلاح المعدات الموجودة.
- تكاليف الإعداد وما بعد اللقاء (التحضير والتنظيف وما إلى ذلك)
- الأدوات المكتبية (بطاقات العمل والشارات وحزم الترحيب والدبابيس واللافتات وما إلى ذلك)
- التكاليف المالية مثل رسوم التحويل البنكية ورسوم صيانة الحساب والضرائب وما إلى ذلك.
- التكاليف الناتجة عن الالتزامات القانونية المحلية للنادي (التأمينات، التسجيل القانوني، مسك الدفاتر القانونية، إلخ)
أمثلة للمصاريف غير التشغيلية:
• الاقتناءات الدائمة للمعدات
• تكاليف تنظيم مناسبات أو حفلات أو ورشات عمل خاصة.
• تكاليف دعوة متحدثين أو مدربين بمقابل مالي
• المصاريف الخاصة من أجل إيفاد مشارك باسم النادي إلى مسابقة عن بعد.
الأحداث المتعلقة بـ Agora هي أي أحداث يتم تنظيمها أو رعايتها بشكل مشترك من قبل ناد واحد أو أكثر من أندية Agora والتي تتوافق مع جميع المبادئ الأساسية (خاصة مبدأ الحياد) والتي تهدف إلى تعزيز مهمة أو أهداف Agora. فيما يلي بعض الأمثلة على هذه الأحداث هي:
- • فن الخطابة، المناظرة، وما شاكل.
• تظاهرات AGORA على مستويات متعددة
• أحداث الأبواب المفتوحة لتطوير نوادي AGORA
• لقاءات تجريبية للأندية المرتقبة.
• ورشات، ندوات، حصص تدريبية، الخ
• مشاريع مجتمعية صالحة للنادي.
• المشاركة في المعارض أو العروض أو غيرها من الأحداث المماثلة لأطراف أخرى حيث يكون وجود النادي مناسبا لأغراض التسويق والرفع من نسب العضوية.
للاطلاع على أمثلة لأنواع الأحداث التي لا يُسمح فيها بمشاركة النادي ، يرجى إلقاء نظرة على مبدأ الحياد.
أحداث AGORA الرسمية "هي أي أحداث دات قابلية للتطبيق العالمي أنشأتها أو حددتها Agora Speakers International Foundation". يوجد في الوقت الراهن نوعان من الأحداث:
- • جميع المنافسات التي تحترم دفاتر القواعد الرسمية
• تظاهرات AGORA على جميع المستويات الجغرافية
قواعد مالية
الحرية المالية
ح.م 01 يحق للاندية ان تعبئ أي مبلغ تعتبره مناسبا وبالوثيرة التي ترغب بها كما يمكن ان تستقبل أموالا من اية جهة ثالثة شريطة اخد القوانين التالية بعين الاعتبار.
ح.م 02 يجب أن يكون مبلغ وتواتر رسوم النادي المحصلة من الأعضاء مرئيًا في جميع مواقع الأندية. قد لا يتطلب الوصول إلى هذه المعلومات ملء أي نماذج أو تقديم أي معلومات شخصية.
ح.م 03 لا يجب ان تكون الرسوم المحصلة من الأعضاء تمييزية. يجب على جميع الأعضاء دفع نفس الرسوم. يجب على جميع الأعضاء دفع نفس الرسوم. يسمح بالاستثناءات التالية:
• الأشخاص الذين ينتمون إلى مجموعات خاصة ذات الدخل المنخفض أو الأقليات قد يمنحون خصما أو عضوية مجانية. على سبيل المثال ، الطلاب والمتقاعدين والعاطلين عن العمل والأقليات العرقية واللاجئين ، إلخ. نحتفظ بالحق في دراسة هذه المواقف ونطلب استبعادهم إذا شعرنا أن النادي يسيء استخدام هذا التعريف ويحوله إلى رسوم عضوية تمييزية (على سبيل المثال ، النادي الذي يعرف الذكور البيض على أنهم اقلية جماعية).
• بالنسبة للأندية التي تعمل بلغة ليست لغة رسمية للبلد (على سبيل المثال: نادي يتحدث الإنجليزية يعمل في إسبانيا) ، قد يتم منح المتحدثين الأصليين لتلك اللغة خصما أو عضوية مجانية.
• قد يتم منح أي متخصصين في مجالات الخطابة والقيادة خصما أو عضوية مجانية إذا كانوا يقومون بإجراء التقييمات أو ورش العمل أو التوجيه خلال لقاءات النادي بشكل روتيني.
ح.م 04 قد لا يتم فرض رسوم على الضيوف وأعضاء Agora الآخرين مقابل زيارة النادي خلال الجلسات العادية. خلال الجلسات غير العادية ، مثل الأحداث الخاصة واللقاءات مع الضيوف والمتحدثين وورش العمل وما إلى ذلك ، قد يتم فرض رسوم لمرة واحدة تم الإعلان عنها مسبقًا مقابل الحضور. يجب الإعلان عن هذه الرسوم لمرة واحدة في نفس وقت الإعلان عن الجلسة غير العادية.
ح.م 05 قد لا تقبل الأندية أي تبرعات مجهولة او تبرعات من جهة ثالثة تتبنى إيدلوجيا او مبادئا متنافية مع مبادئ، ومرتكزات، ورسالة وأهداف Agora Speakers International.
الاستخدام المقبول للأموال
ا.م.م 01 لا يجوز استخدام أموال النادي لتحقيق ربح شخصي أو منفعة لأي عضو. يجب أن يتوافق استخدام الأموال دائمًا مع المتطلبات القانونية المحلية للمنظمات غير الربحية. في حالة وجود تعارض بين التشريعات المحلية وهذه القواعد، سيتم تطبيق أكثرها تقييدًا.
ا.م.م 02 يجب أن تكون جميع السلع أو الخدمات التي يقتنيها النادي لغرض تشغيله أو للأحداث ذات الصلة بAGORA مثل المسابقات والتظاهرات وما إلى ذلك. لا يجوز للأندية استخدام الأموال في أي عمليات يكون الغرض الوحيد منها هو زيادة أموال النادي. على وجه التحديد، لا يجوز للأندية المشاركة في الأنشطة الاستثمارية من أي نوع ، بما في ذلك الأوراق المالية والسلع والعملات الأجنبية والعقود الآجلة وعقود الخيارات والعقارات ، بغض النظر عما إذا كانت متداولة علنًا أم لا.
ا.م.م 03 ينبغي أن يتم استخدام أي أصل من الأصول التي يحصل عليها النادي من قبل أعضاءه حصريا. أما بالنسبة لممثلي البلد لدى Agora، ضيوف لقاءات النادي وغيرها من الأنشطة المتوافقة مع أهداف Agora، فإن استخدام تلك الأصول لا ينبغي أن يكون مبررا من أجل فرض رسوم إضافية.
ا.م.م 04 عند حل النادي ، يجب التبرع بجميع الأموال المتبقية إلى مؤسسة خيرية معترف بها قانونًا يوافق عليها الأعضاء بأغلبية بسيطة. إذا لم يتم التوصل إلى اتفاق ، فسيتم التبرع بالأموال إلى Agora للمتحدثين الدوليين.
ا.م.م 05 لا يجوز للنوادي توظيف موظفين
ا.م.م 06 لا يجوز للأندية الاحتفاظ بأدوات استثمارية من أي نوع ولا يجوز لها الاقتراض.
ا.م.م 07 يجب أن تفتح جميع الحسابات التي يستخدمها النادي في البنوك المرخصة التي تعمل محليًا في المنطقة التي تم فيها تسجيل النادي ويجب أن تكون مقومة بإحدى العملات الرسمية للبلد
على سبيل المثال، لا يجوز للنادي المسجل في فرنسا فتح حساب مع بنك من جزر كايمان دون وجود محلي في فرنسا.
كما أنه لا يجوز له فتح حساب بأي فئة بخلاف اليورو، بغض النظر عن البنك المستخدم.
مراقبة الاستخدام
م.ا 01 يجب على النوادي التي تجمع أموالا أو رسوما أن تتوفر على مسؤول عن الخزينة وأن لا يكون هو الرئيس نفسه.
م.ا 02 يجب أن يحتفظ النادي بالشؤون المالية المفصلة والمحدثة المنشورة على جميع مواقع الأندية ويجب أن يقدم تقريرًا مفصلاً كاملاً للمؤسسة مرة واحدة في السنة. يجب أن تكون هذه المعلومات متاحة لجميع أعضاء Agora في جميع أنحاء العالم. يمكن أن تكون هذه الموارد المالية شيئا بسيطًا مثل ملف إكسيل يوضح بالتفصيل المداخيل والمصاريف أو شيئا معقدا مثل تقرير محاسبة كامل، ولكن على أي حال، يجب أن يكون واضحا تماما كيف يتم استخدام رسوم العضوية على وجه التحديد. بصرف النظر عن الصيغة المجمعة، يجب أن تكون نفقات النادي متاحة أيضا بصيغة غير مجمعة ومفصلة. يجب أن تتضمن الصيغة التفصيلية لكل معاملة على الأقل ما يلي:
• التاريخ
• مبلغ الانفاق أو المبلغ الوارد.
• مصدر( الرسوم أو التبرعات ) أو مورد (المشتريات أو السلع أو الخدمات)
• الهدف او سبب المعاملة ( عند شراء السلع أو الخدمات -خصوصيات السلعة أو الخدمة التي تم شراؤها)
م.ا 03 لا يجوز للأندية تجميع أموال تزيد عن التكلفة المعادلة لمدة عامين من تكاليف التشغيل ما لم يصرح بها أغلبية الأعضاء ولأغراض محددة ومدرجة في الميزانية فقط. يجب تجديد هذا التصريح سنويا.
م.ا 04 كل استعمال لأكثر من ثلث أموال النادي (مع الأخذ بعين الاعتبار المبلغ الأساسي للأموال المتوفرة في بداية السنة المالية) لأغراض غير تشغيلية سيتطلب موافقة الأعضاء بغض النظر عما إذا كان الوصول الى هذا الثلث من قبل عملية واحدة أو تراكمية. بتعبير أكثر دقة, يجب أن تحصل أي معاملة ، يضاف مبلغها إلى مبلغ المصاريف غير التشغيلية منذ بداية السنة المالية تتجاوز ثلث الأموال الأولية للنادي، على موافقة الأعضاء، ما لم تكن هذه المعاملة جزءا من اقتراح موازنة تمت الموافقة عليها مسبقا، و مبلغ المعاملة ضمن النطاق المعتمد.
فيما يلي بعض الأمثلة:
- يبدأ النادي السنة المالية بمبلغ 1000 دولار (1/3 = 333 دولارا). يريد الرئيس شراء جهاز عرض مقابل 400 دولار. 400 دولار> 333 دولار، لذلك يجب أن يوافق الأعضاء على الشراء. بعد الحصول على الموافقة، يريد الرئيس شراء ميكروفون مقابل 15 دولارا. نظرا لأن التكلفة التراكمية للمشتريات تبلغ 400 دولارا أمريكيًا + 15 دولارا أمريكيا> 333 دولارا أمريكيا، فيجب أيضا الموافقة على هذه المعاملة. في الواقع، تعني القاعدة أنه بعد إنفاق ثلث جميع أموال النادي، يجب الموافقة على كل إنفاق غير تشغيلي.
- يبدأ النادي السنة المالية بمبلغ 1000 دولار (1/3 = 333 دولارا). يشتري الرئيس 10 ميكروفونات مقابل 30 دولارا لكل منها (التكلفة التراكمية: 300 دولار). بعد ذلك، يريد شراء منصة بمبلغ 50 دولارا. يجب أن يوافق الأعضاء على هذه المعاملة لأن التكلفة التراكمية للمنبر والمشتريات السابقة ستكون 350 دولارا، وهو ما يتجاوز قاعدة الثلث.
- يبدأ النادي السنة المالية بمبلغ 1000 دولار (1/3 = 333 دولارا). يقدم الرئيس ويوافق على خطة لتنظيم مسابقة بميزانية قدرها 600 دولار. شرع في شراء جهاز عرض مقابل 400 دولار و10 ميكروفونات مقابل 10 دولارات لكل منها - بإجمالي 500 دولار. لا تتطلب أي من هذه المعاملات الموافقة. ثم يريد شراء مجموعة من الكتب بقيمة 50 دولارا للنادي. يجب الموافقة على هذه المعاملة نظرا لأن إجمالي التكلفة التراكمية يبلغ 550 دولارا (> 333 دولارا أمريكيا)، وهذه المعاملة غير مرتبطة بالمسابقة.
- يبدأ النادي السنة المالية بمبلغ 1000 دولار (1/3 = 333 دولارا). يقدم الرئيس ويوافق على خطة لتنظيم مسابقة بميزانية قدرها 600 دولار. يشرع في شراء جهاز عرض مقابل 400 دولار ويريد شراء 10 ميكروفونات مقابل 25 دولارا لكل منها. سيؤدي شراء الميكروفونات إلى إجمالي تكاليف غير تشغيلية قدرها 650 دولارا - أعلى من الميزانية المعتمدة مسبقا - لذلك يجب على الأعضاء الموافقة على هذه المعاملة.
م.ا 05 أي إنفاق أو موافقة مالية قد يقدمها أعضاء النادي ستستمر لمدة عام واحد على الأكثر. عندما ينتهي العام ، سيكون من الضروري إجراء تصويت آخر لتمديد الموافقة في العام المقبل.
تمويل التظاهرات ذات الصلة ب AGORA
أحد الأركان الأساسية لنظام Agora هو المجموعة الرسمية لأحداث Agora الداخلية، مثل المسابقات والمؤتمرات وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى أي حدث مشترك آخر تنظمه نوادي متعددة (مثل التجمعات الودية والمسابقات غير الرسمية ، إلخ. .) عادة ما تتطلب هذه الأنشطة درجة معينة من التمويل المسبق حتى يتم تنفيذها بنجاح.
ت. ت. أ 01 يجب أن تكون كل الأحداث المرتبطة ب Agora (رسمية أو غير رسمية) بالدرجة الأولى ممولة ذاتيا عن طريق تذاكر، مبيعات البضائع، الرعاية، المنح، أو أشياء من هذا القبيل.
ت. ت. أ 02 من إجمالي عائدات كل هذه الأحداث (رسمية أو غير رسمية) ستذهب إلى مؤسسة Agora Speakers International بنسبة 10 ٪
ت. ت. أ 03 سيتحمل جميع الأعضاء الأفراد في المنطقة الجغرافية المتأثرة تكلفة أي حدث من أحداث اكورا الرسمية التي تتطلب مبلغًا معينًا من التمويل المسبق ، مع تحديد البلد بأكمله للأحداث على المستوى الدولي مثل التظاهرات. سيساهم جميع الأعضاء في المنطقة - بالإضافة إلى أي رسوم أخرى يدفعونها - بجزء متناسب من هذه النفقات. سيكون هذا الجزء المتناسب نتيجة قسمة التمويل المطلوب على عدد الأعضاء الفريدين في المنطقة، وسيكون هو نفسه لجميع الأعضاء بغض النظر عن عدد الأندية التي ينتمون إليها. لكل ناد الحرية في تقرير ما إذا كان سيأخذ هذه المساهمة المطلوبة من أمواله الخاصة، أو ما إذا كان سيتم تمريرها إلى الأعضاء، أو مزيجا منهما معا.
ت. ت. أ 04 أي أرباح أو خسائر من الحدث سيتم توزيعها مرة أخرى على الأندية ، بكمية تتناسب مع عدد أعضاء النادي. قد تسدد الأندية تلك الأموال إلى أعضائها، حتى المبلغ الذي يتعين عليهم دفعه وفقا لـ AE03. قرار التعويض أو عدم سداد جزء من الأرباح يرجع للجنة التنفيذية لكل ناد. بالنسبة للجزء من الأموال التي لم يتم ارجاعها للأعضاء فسيصبح جزءا من أموال النادي.
لاحظ أن الأندية قد لا ترجع للأعضاء أكثر من المبلغ الذي جمعته لهم في الأصل؛ خلاف ذلك ، سيعتبر هذا مخططا لتقاسم الأرباح ولن يكون متوافقا مع الحالة غير الربحية للمؤسسة.
ت. ت. أ 05 يجب على منظمي الحدث الإبلاغ عن جميع العمليات المحاسبية التي تحيط بتنظيم الحدث إلى المقر الرئيسي لمؤسسة Agora Speakers International، فور حدوثها ، بالتفاصيل المشار إليها في ت. ت. أ 02، وباستخدام أدوات المحاسبة التي سيوفرها المقر الرئيسي.
على سبيل المثال:
ستستضيف دولة مؤتمر Agora الدولي العام المقبل. هناك حاجة للتمويل المسبق بقيمة 1050 دولارا. يوجد 14 ناديا في الدولة، بإجمالي 180 عضوًا (ينتمي بعض الأعضاء إلى أكثر من ناد واحد). وفقا لـ ت.ت أ 03 ، سيتعين على كل عضو المساهمة بمبلغ 5.83 دولارا لدعم تنظيم المؤتمر. قرر أحد الأندية المسمى بالمتحدثون المتقدمون، أنه سيطلب من أعضائه 2.00 دولار فقط وسيدفع 3.83 دولارا المتبقي لكل عضو من أمواله الخاصة.
تم استخلاص 12.850 دولارا أمريكيا من التمويل من خلال مبيعات التذاكر ورعاية الشركات والمنح الحكومية. وفقا لـ ت.ت أ 02، يذهب 1.285 دولارا أمريكيا لدعم عمليات مؤسسة Agora Speakers International، ويتم استخدام 11.565 دولارا المتبقية لدفع تكاليف المؤتمر.
بعد انتهاء المؤتمر، سيصبح إجمالي التكاليف 8.440 دولارا أمريكيا ، لذلك هناك ربح صاف قدره 3.125 دولارا. يتم توزيع هذا المبلغ مرة أخرى على 14 ناديا بطريقة تتناسب مع حجم كل نادي. إذا كان لدى جميع الأندية الـ 14 عددا متساويا من الأعضاء، فسيحصل كل منها على 223.21 دولارا. من هذا المبلغ ، قد يرجع كل ناد ما يصل إلى 5.83 دولارا لكل عضو باستثناء نادي المتحدثين المتقدمين والذي قد لا يرجع ما يفوق 2.00 دولار الذي يعتبر المبلغ الأصلي الذي تم جمعه من كل عضو.
بالنسبة للمنخرطين في أكثر من نادي، يستردون هذا المبلغ من المال مرة واحدة فقط.
احتضان المشاركين في التظاهرات
ا.م 01 المشاركات في أحداث Agora الرسمية التي تتجاوز مستوى المدينة بشكل صارم هي فقط المخصصة بالرعاية.
ا.م 02 قد تختار الأندية في منطقة جغرافية معينة (في حدود مستوى الدولة ككل ) توفير النفقات التالية للمشاركين في المؤتمر:
• المتنافسين
• ممثل واحد غير متنافس للنادي له حق التصويت، معتمد من اللجنة التنفيذية للنادي.
• الأشخاص المكلفين مباشرة بقيادة ورشات العمل والدورات التدريبية والندوات في حدث التأهيل..
قد تقرر الأندية رعاية نوع واحد من المشاركة دون غيرها.
ا.م 03 يجب الموافقة على قرار الرعاية بالأغلبية المطلقة لأعضاء الأندية ، ويجب أن يتم التصويت على النحو التالي:
• للمتنافسين: قبل الجولة الأولى من المنافسة ( على صعيد النادي).
• للمشاركين الاخرين : في أجل لا يتجاوز شهرا واحدا من تاريخ الإعلان عن الحدث.
هناك حدود زمنية محددة للتصويت لمنع الأندية من اتخاذ قرار برعاية المتسابقين أم لا بناء على معايير مثل ما إذا كانوا ينتمون إلى ناديهم أم لا. مبدئيا, يجب اتخاذ القرار إما لرعاية أو عدم رعاية الفائز ، بغض النظر عن النادي الذي جاء منه.
ا.ع 04 فيما يلي بعض الاستعمالات الصالحة لمالية لمصاريف النادي، اللهم إذا كانت ممنوعة بموجب التشريعات المحلية:
- مصاريف السفر في الدرجة الاقتصادية جيئة وذهابا وفي وسيلة نقل مريحة ومناسبة.
- تكلفة أفضل أنواع التذاكر من أجل الحدث.
- مصاريف الإقامة خلال الحدث مع ليلتين ( السماح بالقدوم يوما قبل والمغادرة يوما بعد نهاية الحدث)
- مصاريف يومية معقولة من أجل الوجبات والنقل.
ا.م 05 قد تحدث الرعاية فقط مقابل عروض شراء محددة. لا يسمح بتبادل المنتجات والخدمات الخاضعة للرعاية مقابل المال. يجب على المشاركين تحت الرعاية الاحتفاظ بفواتير جميع السلع والخدمات التي تتم رعايتها وإرسالها إلكترونيا إلى أمين صندوق النادي الخاص بهم بمجرد استلامهم لها وفي موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد الشراء.
على سبيل المثال ، إذا كانت تكلفة فندق مقترح 75 دولارا في الليلة ، فلا يجوز للمشارك تحت الرعاية شراء فندق بقيمة 50 دولارا في الليلة والاحتفاظ بالفرق. وعكس ما تمت الإشارة اليه صحيح ذلك انه يجوز للمشارك تحت الرعاية استكمال مبلغ الكفالة من جيبه الخاص لشراء فندق بقيمة 100 دولار في الليلة.
تغييرات في القواعد
ت. ق 01 قد تتغير هذه القواعد من وقت لآخر. يجب أن تلتزم الأندية بالقواعد الجديدة في غضون ستة أشهر من دخول التغيير حيز التنفيذ.