Poniższa sekcja przedstawia obowiązkowe zasady dla wszystkich klubów, które pobierają wszelkiego rodzaju składki lub opłaty - niezależnie od ich źródła lub częstotliwości zbierania. Zasady nie dotyczą klubów korporacyjnych, które powinny przestrzegać polityki finansowej swoich firm.

Definicje

"Strona klubu" jest zdefiniowana jako obecność klubu online, co może oznaczać stronę www, stronę w serwisie społecznościowym, grupę dyskusyjną, forum, itp.

"Zgoda członków" jest używana zgodnie z zasadami głosowania opisanymi w sekcji Zasad Demokratycznych Klubu. Wszystkie propozycje wydatków poddawane pod głosowanie muszą zawierać:

• Dokładny cel wydatku
• Minimalny i maksymalny dozwolony poziom budżetu
• Minimalny i maksymalny czas do wykorzystania budżetu od dnia wydania zgody, gdzie maksymalny okres nie może przekroczyć roku.

"Koszty operacyjne" to takie koszty, które są nieuniknione w związku ze zwykłą działalnością klubu i zawierają:

• Wynajem miejsca na czas spotkania.
• Wynajem urządzeń używanych podczas spotkania: komputerów, mikrofonów, projektorów, itp.
• Budżet na utrzymanie i ewentualne naprawy posiadanego sprzętu.
• Koszty przystosowania miejsca do spotkań (ustawienie przed spotkaniem, sprzątanie po, itp.)
• Materiały biurowe (papier, długopisy, fotokopie, tusz lub toner do drukarki na drukowanie formularzy recenzji, itp.)
• Materiały drukowane (wizytówki, identyfikatory, pakiety powitalne, przypinki, banery, itp.)
• Koszty finansowe takie jak koszty przelewów, opłaty za konto bankowe, ewentualne podatki, itp.
• Koszty wynikające z lokalnych przepisów, którym klub podlega (ubezpieczenie, koszty rejestracji, prowadzenia księgowości, itp.)

Przykłady kosztów niezwiązanych z bieżącą działalnością:

• Zakup wyposażenia i sprzętu
• Koszty organizacji wydarzeń, imprez lub warsztatów.
• Koszty zapraszania płatnych mówców lub trenerów
• Dofinansowanie uczestnictwa zwycięzcy konkursu klubowego w konkursie organizowanym w innym miejscu.

"Wydarzenia Agory" to wszelkie imprezy organizowane przez lub przy współuczestnictwie jednego lub więcej klubów Agory, które są zgodne z Głównymi Zasadami fundacji (zwłaszcza zasadą neutralności) i których celem jest wspieranie misji lub celów Agory. Kilka przykładów takich imprez poniżej:

• Konkursy Przemów, Debat i podobne
• Zjazdy Agory na różnych poziomach
• Imprezy otwarte promujące kluby Agory
• Spotkania demonstracyjne dla potencjalnych nowych klubów.
• Warsztaty, seminaria, szkolenia, itp.
• Odpowiednie imprezy klubowe związane z lokalną społecznością.
• Uczestnictwo w targach, pokazach, lub innych imprezach organizowanych przez podmioty zewnętrzne, gdzie udział klubu jest korzystny ze względu na promocję i budowanie bazy członków.

Aby zobaczyć przykłady wydarzeń, w których klub nie powinien uczestniczyć, sprawdź proszę Zasadę Neutralności.

"Oficjane imprezy Agory" to wszelkie ogólnodostęne wydarzenia organizowane lub określone przez fundację Agora Speakers International. Obecnie mamy dwa typy takich imprez:

• Wszystkie konkursy zdefiniowane w oficjalnych podręcznikach.
• Zjazdy Agory na wszystkich poziomach geograficznych.

Zasady finansowe

Swobody finansowe

SF01. Kluby mogą zdecydować się na pobieranie dowolnych kwoty, które uznają za odpowiednie, z dowolną częstotliwością, i mogą otrzymywać fundusze od podmiotów trzecich, pod warunkiem przestrzegania wszystkich poniższych zasad.

SF02. Wysokość i częstotliwość składek klubowych pobieranych od członków musi być podana do publicznej wiadomości na wszystkich stronach klubu. Dostęp do tej informacji nie może wymagać wypełniania żadnych formularzy ani podawania danych osobowych.

SF03. Składki klubowe pobierane od członków nie mogą prowadzić do żadnej dyskryminacji: wszyscy członkowie muszą płacić takie same składki. Dozwolone są następujące wyjątki::

• Osobom należącym do specjalnych grup społecznych (o niskich dochodach lub mniejszości) można zaoferować zniżkę lub bezpłatne członkostwo. Np. studentom, emerytom, bezrobotnym, mniejszościom etnicznym, uchodźcom itp. Zastrzegamy sobie prawo do sprawdzania takich sytuacji i prawo do proszenia o usunięcie zniżek, jeśli uznamy, że klub nadużywa tej formuły i zamienia ją w dyskryminującą składkę członkowską (np. klub, który uzna 'białych mężczyzn' za 'mniejszość etniczną')
• W przypadku klubów, które działają w języku, który nie jest językiem urzędowym danego kraju (np. klub anglojęzyczny działający w Polsce), native speakerzy tego języka mogą otrzymać zniżkę lub bezpłatne członkostwo.
• Zawodowi mówcy lub specjaliści w dziedzinie wystąpień publicznych i przywództwa mogą otrzymać zniżkę lub bezpłatne członkostwo, jeśli regularnie będą przeprowadzać recenzje, warsztaty lub mentoring podczas spotkań klubowych.

SF04. Goście i inni członkowie Agory nie mogą być obciążani kosztami odwiedzania klubu w trakcie zwykłych spotkań. Podczas spotkań specjalnych, takich jak imprezy, spotkania z gośćmi, prelegentami, warsztaty itp., może zostać naliczona jednorazowa opłata za udział w spotkaniu, uprzednio ogłoszona publicznie. Ta jednorazowa opłata musi zostać podana do wiadomości w tym samym czasie, co ogłoszenie o takim spotkaniu.

SF05. Kluby nie mogą przyjmować anonimowych darowizn ani darowizn od podmiotów, których ideologia lub działania są sprzeczne z ideałami, zasadami, misją i celami Agora Speakers International.

Prawidłowe Wykorzystanie Funduszy

PW01. Fundusze klubu nie mogą być źródłem zysku lub korzyści osobistej żadnego członka. Wykorzystanie funduszy musi zawsze być zgodne z odpowiednimi przepisami prawnymi dotyczącymi organizacji non-profit. W przypadku sprzeczności między przepisami prawa a naszymi zasadami, zastosowanie będzie miało rozwiązanie najbardziej restrykcyjne.

PW02. Wszystkie towary lub usługi zakupione przez klub muszą być przeznaczone na działalność klubu lub na wydarzenia związane z Agorą, takie jak konkursy, zjazdy itp. Kluby nie mogą wykorzystywać środków na jakiekolwiek działania, których jedynym celem jest zwiększenie funduszy klubu. W szczególności kluby nie mogą angażować się w jakąkolwiek działalność inwestycyjną, w tym w papiery wartościowe, towary, walutę, kontrakty terminowe typu futures, kontrakty na opcje i nieruchomości, niezależnie od tego, czy są przedmiotem publicznego obrotu, czy też nie.

PW03. Wszelkie aktywa nabyte przez kluby muszą być wykorzystywane wyłącznie przez członków klubu, przedstawicieli krajowych Agory lub gości spotkań w celu prowadzenia klubu lub innych działań związanych z Agorą, zgodnych z misją i celem Agory. Takie wykorzystywanie nabytych aktywów nie może podlegać dodatkowym opłatom.

PW04. Po rozwiązaniu klubu wszystkie pozostałe fundusze muszą zostać przekazane prawnie uznanej organizacji charytatywnej, wybranej przez członków zwykłą większością głosów. Jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia, środki zostaną przekazane fundacji Agora Speakers International.

PW05. Kluby nie mogą zatrudniać pracowników.

PW06. Kluby nie mogą nabywać żadnych środków inwestycyjnych ani zaciągać długów.

PW07. Wszystkie konta używane przez klub muszą być otwierane w zarejestrowanych bankach działających lokalnie na terytorium, na którym klub jest zarejestrowany i muszą być denominowane w jednej z oficjalnych walut kraju

Nadzór Finansowy

NF01. Kluby pobierające składki lub opłaty muszą mieć Skarbnika, który jest inną osobą niż prezes Rady klubu.

NF02. Klub jest zobowiązany do publikowania szczegółowych i aktualnych informacji o finansach klubu na wszystkich klubowych stronach internetowych, a także do przekazywania Fundacji pełnego, szczegółowego raportu raz w roku. Informacje te powinny być dostępne dla wszystkich członków Agory na całym świecie. Takie sprawozdanie finansowe może być maksymalnie uproszczone, jak plik Excel z wyszczególnieniem dochodów i wydatków lub skomplikowane, jak kompletny raport księgowy, ale w każdym przypadku musi z niego jasno wynikać, w jaki sposób wykorzystywane są szczególnie składki członkowskie. Oprócz formy zagregowanej, wydatki klubowe muszą być również dostępne w formie szczegółowej. Szczegółowa forma musi zawierać dla każdej transakcji co najmniej następujące informacje:

• Data
• Kwota wydana lub otrzymana
• Źródło (składek lub wpłat) lub dostawca (przy zakupie towarów lub usług).
• Cel lub powód transakcji (przy zakupie towarów lub usług - szczegóły zakupionego produktu lub usługi)

NF03. Kluby nie mogą gromadzić środków przekraczających równowartość 2-letnich kosztów operacyjnych, chyba że zostanie to zatwierdzone przez większość członków i wyłącznie na określone cele budżetowe. Zezwolenie to należy odnawiać co roku.

NF04. Jakiekolwiek wykorzystanie więcej niż 1/3 funduszy klubu (przyjmując jako kwotę bazową środki dostępne na początku roku obrotowego) na cele nieoperacyjne będzie wymagało zgody członków, niezależnie od tego, czy ta 1/3 zostanie wykorzystana w ramach pojedynczej transakcji lub łącznie. Mówiąc dokładniej, każda transakcja, której kwota dodana do kwoty wydatków nieoperacyjnych od początku Roku Obrachunkowego przekracza 1/3 początkowych funduszy klubu, musi uzyskać aprobatę członków, chyba że transakcja ta jest częścią wcześniej zatwierdzonej propozycji budżetowej, a kwota transakcji mieści się w zatwierdzonym przedziale.

Kilka przykładów.

• Klub rozpoczyna RO z kwotą 3000 zł (1/3 = 1000 zł). Prezes Rady klubu chce kupić projektor za 1200 zł. 1200 zł > 1000 zł, więc członkowie muszą zatwierdzić zakup. Po uzyskaniu zgody prezes chce kupić mikrofon za 50 zł. Ponieważ skumulowany koszt zakupów wynosi 1200 zł + 50 zł > 1000 zł, transakcja ta również musi zostać zatwierdzona. W rzeczywistości reguła oznacza, że po wydaniu 1/3 wszystkich funduszy klubu, wszystkie wydatki nieoperacyjne muszą zostać zatwierdzone.
• Klub rozpoczyna RO z kwotą 3000 zł (1/3 = 1000 zł). Prezes kupuje 10 mikrofonów za 90 zł każdy (łączny koszt: 900 zł). Nieco później chce kupić mównicę za 150 zł. Członkowie muszą zatwierdzić tę transakcję, ponieważ łączny koszt mównicy i poprzednie zakupy wyniósłby 1050 zł, co przekracza regułę 1/3.
• Klub rozpoczyna RO z kwotą 3000 zł (1/3 = 1000 zł). Prezes przedstawia i zatwierdza plan zorganizowania konkursu z budżetem 2200 zł. Następnie kupuje projektor za 1200 zł i 10 mikrofonów po 90 zł każdy - w sumie 2100 zł. Żadna z tych transakcji nie wymaga zatwierdzenia, bo mieszczą się w zatwierdzonym budżecie konkursu. Potem prezes chce kupić dla klubu zestaw książek o wartości 150 zł. Ta transakcja już musi zostać zatwierdzona, ponieważ łączne wydatki wynoszą 2250 zł (> 1000 zł), a ta transakcja nie jest związana z konkursem.
• Klub rozpoczyna RO z kwotą 3000 zł (1/3 = 1000 zł). Prezes przedstawia i zatwierdza plan zorganizowania konkursu z budżetem 2200 zł. Przystępuje do zakupu projektora za 1200 zł i chce kupić 10 mikrofonów po 120 zł każdy. Zakup mikrofonów spowodowałby całkowite koszty nieoperacyjne w wysokości 2400 zł - powyżej wcześniej zatwierdzonego budżetu - więc członkowie muszą zatwierdzić tę transakcję.

NF05. Wszelkie zgody na wydatki udzielone przez członków klubu są ważne najwyżej rok. Po upływie roku konieczne będzie kolejne głosowanie, aby przedłużyć zgodę na następny rok.

Finansowanie Imprez Agory

Jednym z filarów systemu Agory jest szereg oficjalnych imprez międzyklubowych Agory, takich jak konkursy, zjazdy itp., a także wszelkie inne imprezy wspólne organizowane przez wiele klubów (np. spotkania towarzyskie, nieoficjalne konkursy itp.) .) Działania te zwykle wymagają wyłożenia pewnych funduszy z góry, aby je pomyślnie przeprowadzić.

IA01. Wszystkie imprezy Agory (oficjalne i nieoficjalne) są z założenia samofinansujące się poprzez sprzedaż biletów, produktów, udział sponsorów, granty i inne sposoby.

IA02. 10% przychodów brutto z wszystkich tego typu imprez (oficjalnych i nieoficjalnych) odprowadza się do fundacji Agora Speakers International

IA03. Koszty wszelkich oficjalnych imprez Agory, które wymagają wydania pewnej kwoty zaliczkowo, będą ponoszone przez wszystkich poszczególnych członków na danym obszarze geograficznym, z ograniczeniem do całego kraju w przypadku wydarzeń na szczeblu międzynarodowym, takich jak zjazdy Agory. Wszyscy członkowie w danym regionie pokryją - oprócz wszelkich innych opłat, które płacą - proporcjonalną część tych wydatków. Ta proporcjonalna część będzie wynikiem podzielenia potrzebnej zaliczki przez liczbę faktycznych członków w regionie i będzie taka sama dla każdego z członków, niezależnie od liczby klubów, do których należy. Każdy klub może samodzielnie zdecydować, czy pokryje ten wymagany wkład z własnych środków, czy przerzuci go na członków, czy też zastosuje kombinację powyższych opcji.

IA04. Wszelkie zyski lub straty z imprezy zostaną przekazane z powrotem klubom w ilości proporcjonalnej do liczby członków klubu. Kluby mogą zwrócić te pieniądze swoim członkom do wysokości kwoty, którą musieli zapłacić zgodnie z IA03. Decyzja o zwrocie lub nie części zysków pozostaje w gestii Rady Wykonawczej każdego klubu. Część środków, która nie zostanie zwrócona członkom, stanie się częścią funduszy klubu.

IA05. Organizatorzy wydarzeń muszą raportować wszystkie operacje księgowe związane z organizacją wydarzenia do centrali Agora Speakers International, na bieżąco, z poziomem szczegółowości wskazanym w NF02 i przy użyciu narzędzi księgowych, które zapewni centrala.

Sponsorowanie uczestników Zjazdu

UZ01. Jedynie uczestnictwo w oficjalnych wydarzeniach Agory powyżej poziomu lokalnego (miasta) kwalifikuje się do sponsorowania uczestnictwa.

UZ02. Kluby na określonym obszarze geograficznym (do poziomu kraju włącznie) mogą zdecydować o sponsorowaniu wydatków następujących uczestników zjazdu.

• Uczestników konkursu.
• Jednego przedstawiciela klubu z prawem głosu, po akceptacji Rady klubu, niebędącego uczestnikiem konkursu.
• Osoby prowadzące warsztaty, sesje treningowe, seminaria podczas kwalifikującego się wydarzenia.
  
  Kluby mogą oczywiście zdecydować się na sponsorowanie jednego rodzaju uczestnictwa ale nie innych.

UZ03. Decyzja o sponsorowaniu wydatków musi zostać zatwierdzona bezwzględną większością głosów prezesów klubów, a głosowanie musi odbyć się w następujący sposób:

• Dla uczestników konkursów: przed pierwszą rundą konkursów (poziom klubu)

• Dla innych uczestników: nie później niż miesiąc po ogłoszeniu daty wydarzenia.

UZ04. Poniższe koszty mogą zostać pokryte z funduszy klubów, chyba że jest to wyraźnie zabronione przez lokalne przepisy:

• Koszty podróży w obie strony w klasie ekonomicznej najbardziej odpowiednim środkiem transportu.
• Koszt najpełnieszego typu biletu na wydarzenie.
• Koszty zakwaterowania na czas trwania imprezy plus 2 noclegi (zezwalające na przyjazd na dzień przed i wyjazd na dzień po zakończeniu imprezy)

• Rozsądne dzienne wydatki na posiłki i transport lokalny

UZ05. Sponsorowanie może dotyczyć tylko zakupu określonych produktów lub usług. Wymiana refundowanych produktów i usług na pieniądze jest niedozwolona. Uczestnicy sponsorowani muszą zachowywać faktury za wszystkie refundowane towary i usługi i przesyłać je elektronicznie do skarbnika swojego klubu w momencie ich otrzymania i nie później niż dwa tygodnie po dokonaniu zakupu.

Zmiany zasad

ZZ01. Zasady te mogą się zmieniać od czasu do czasu. Kluby muszą dostosować się do nowych zasad w ciągu sześciu miesięcy od zmiany.